Los hallazgos de auditoría son un producto generado durante la ejecución del proceso auditor que adelantan las entidades de fiscalización sobre la gestión de los sujetos auditados, que evidencian el alcance de la función fiscalizadora sobre la hacienda pública realizada a través de las auditorías.
En esencia, un hallazgo de auditoría es el resultado de la comparación que se realiza entre una norma o meta a alcanzar y la situación actual revelada durante el examen a un área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.
Los hallazgos representan una situación o hecho juzgado a la luz de la comparación con los criterios técnicos o legales que regulan las situaciones, operaciones, procesos o actividad del órgano o ente objeto de estudio, y que los auditores han encontrado durante su evaluación y otras informaciones pertinentes, que a juicio de los auditores, identifiquen, suficientemente, la desviación que incide en forma negativa en la gestión del objeto evaluado.
En términos generales, la auditoría administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa.
Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Lea también: Cumplimiento de Normas
También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
Las etapas principales de la metodología son:
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. ¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo.
- Factores a revisar.
- Fuentes de información.
- Investigación preliminar.
- Preparación del proyecto de auditoría.
- Diagnóstico preliminar.
En esta etapa se define el propósito de la auditoría y se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar
Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento, incluyendo el proceso administrativo que incorpora las etapas de su proceso y define los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Lea también: Entendiendo los Hallazgos de Auditoría
Fuentes de Información
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Estas incluyen:
- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar
El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Lea también: Análisis de hallazgos en auditorías financieras
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental
- Observación directa
- Acceso a redes de información
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Cédulas
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener.
Tipos de evidencia:
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones:
- Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
Calidad de los Hallazgos de Auditoría
En esa medida, la verificación del cumplimiento de las etapas de validación de un hallazgo de auditoría permite dictaminar acerca de su calidad. Las etapas clave incluyen:
- Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio.
- Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia.
- Comunicar y trasladar al auditado la observación.
- Evaluar y validar la respuesta.
- Trasladar o hacer entrega del hallazgo al competente.
La mayoría de las normas técnicas que regulan los procesos de auditoría establece que los hallazgos de auditoría se integran por cuatro elementos: el criterio, la condición, la causa y el efecto.
Causa: Es la razón básica (o las razones) por la(s) que ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio.
Efecto: Es el resultado adverso, real o potencial de la condición encontrada, que provee la evidencia sobre la importancia del hallazgo y ayuda a demostrar la necesidad de adelantar acciones correctivas.
Auditorías de Primera Parte
Las auditorías de primera parte, también llamadas auditorías internas, son un componente importante en la generación de estrategias de mejoramiento continuo en las organizaciones. Esta investigación tiene como objeto principal disminuir los riesgos entre los auditores para la valoración (descripción cuantitativa de los hallazgos de auditorías) de las evidencias de auditorías y realizar una mejor validación de hallazgos de auditorías en los sistemas de gestión; unificando criterios objetivos para los resultados de las auditorias.
Para la realización de una auditoria objetiva es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados. En cuanto a la elaboración de la lista de verificación, los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para registro y evidencia de la auditoría.
Para las auditorías de primera parte, la evidencia de la auditoría se evalúa frente a los criterios de auditoría para determinar los hallazgos de la auditoría.
Si el auditor no puede recolectar la evidencia que sustente la implementación del requisito, existe un hallazgo de no conformidad.
La evidencia tiene tres características: suficiencia (cantidad de evidencia), relevancia (importancia o impacto de evidencia dentro del contexto de la auditoría) y validez (relación de la evidencia con el objetivo de la auditoría).
El auditor antes de la reunión de cierre debe revisar los hallazgos de auditoría y la clasificación dada a cada uno de ellos.
Tabla: Ejemplo de Valoración de la Evidencia de Auditoría
| Característica | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Suficiencia | Cantidad de evidencia | Entrevista a un funcionario (10%) |
| Relevancia | Importancia del hallazgo | Valoración cualitativa según criterio del auditor |
| Validez | Relación con el objetivo de la auditoría | Cumple (100%) o No cumple (0%) |