Los asientos de ajustes contables son registros esenciales que se realizan al final de un período contable. Los asientos de ajustes contables forman parte de las herramientas esenciales que emplean los especialistas en contabilidad empresarial. Al aplicarse de manera correcta, los asientos de regularización o de ajuste contable permiten que los estados financieros se adecúen a los principios generales de contabilidad. La correcta aplicación de estos asientos de corrección de errores es crucial para reflejar con exactitud la situación financiera real de la empresa.
¿Qué son los Asientos de Ajustes Contables?
De acuerdo con el principio de devengo, estos ajustes financieros buscan asegurar que todos los ingresos y gastos, incluyendo los gastos corporativos, se reconozcan en el período en el que ocurrieron. Se realizan para reconocer ingresos o gastos que se han devengado durante el período contable, pero que aún no han sido registrados. Este proceso corrige y regulariza las cuentas contables.
Tipos de Ajustes Contables
- Depreciación: Reflejan la disminución en el valor de los activos fijos de la empresa a lo largo del tiempo, debido al uso continuado.
- Estimaciones: Se emplean para estimar un ingreso o gasto que aún no ha ocurrido, pero que se espera que suceda en el futuro.
- Correcciones de Errores: Son los asientos necesarios para corregir errores cometidos en registros contables anteriores.
Esto ayuda a la identificación y corrección de errores antes de que se conviertan en un problema mayor. Además del conocimiento general de esta herramienta, le ofreceremos recomendaciones para evitar los errores más comunes a la hora de aplicar las cuentas de ajuste.
El Cierre Contable: Un Proceso Fundamental
El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. El cierre contable implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre. Al final del ejercicio, que generalmente es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el departamento de contabilidad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente.
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas. Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
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Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios. Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente). Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).
Plazos para el Cierre Contable
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente).
El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Ejemplos Prácticos de Ajustes Contables
A continuación, se presentan algunos ejemplos prácticos para ilustrar cómo se aplican los ajustes contables en diferentes situaciones:
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- Ajuste por Arqueo de Caja: Se realizan arqueos de caja para determinar el saldo real en caja y si se corresponde con el saldo en los libros contables; si no es así, se debe hacer un asiento ajuste que refleje el saldo real.
- Corrección de Error en Venta: Un ejemplo es cuando se registra una venta al contado por 25.000, pero luego se descubre que el monto correcto era 24.000. El asiento de ajuste sería Ventas 1.000 contra Caja 1.000 para ajustar el monto de la venta a la realidad.
- Periodificación de Gastos: Cuando se ha contabilizado un gasto por el DEBE y todo o parte de ese gasto no corresponde a ese ejercicio, el ajuste es, contabilizar en el HABER utilizando la misma cuenta (6..) la parte de ese gasto que no le corresponde a ese ejercicio, y como contrapartida en el asiento se utilizará por el DEBE la (480); y a primeros del año siguiente, se cancelara la (480) por el HABER y por el DEBE se pondrá la parte del gasto (6..)que ahora si le corresponde al siguiente ejercicio.
- Ajuste por Tipo de Cambio: Por ejemplo, si se tienen 100 USD adquiridos a un cambio de 0,9 EUR, se tendrían contabilizados 90 EUR. Al final del período, si el tipo de cambio ha variado, se debe realizar un ajuste para reflejar el valor actual en EUR.
Importancia de la Automatización
En este sentido, la automatización de los asientos de ajuste financiero es una inversión que no solo mejora la precisión y la eficiencia de la contabilidad.
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