Al término del ejercicio, es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. Este proceso, en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, se realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y, al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
Otra ventaja que tiene CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio, y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
Requisitos Previos al Cierre
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red, sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa; los demás usuarios deberán estar fuera de esa empresa.
- Respalda la empresa.
¿Qué es el Cierre de Ejercicio?
El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos, entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Periodo de Ajuste
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio, y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo. La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14.
Lea también: Aplicaciones de Asientos de Ajustes
Requisitos para Cambiar el Periodo
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”. Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y, en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
Cambiar al Periodo de Ajuste
Para cambiar el periodo vigente realiza cualquiera de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Importante: Antes de cambiar el periodo, respalda la empresa ese día. Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
Lea también: Guía de ajustes contables
Póliza de Cierre en CONTPAQi Contabilidad
¿Qué es la Póliza de Cierre?
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.
Requisitos para Realizar la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre, verifique que:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y, por lo tanto, no podrá realizarse el cierre del ejercicio.
Generación de la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
Lea también: Ajustes contables: ¿Qué son y por qué importan?
¿Cuándo Generar la Póliza de Cierre?
Cuando se desea calcular la pérdida o utilidad del ejercicio. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
Después de Generar la Póliza de Cierre en CONTPAQi Contabilidad
Una vez que se ha generado la póliza de cierre, se puede realizar lo siguiente:
- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio. Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre. La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio, esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
¿Qué es?
El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio.
Ajustes Contables: Correcciones y Regularizaciones
Un ajuste contable es una acción que se realiza en el área financiera de una empresa para modificar o ingresar los gastos, activos y pasivos que se realicen durante el periodo correspondiente, que por lo general se realiza luego de un año. Así, ajustes contables serían las amortizaciones, periodificaciones, variaciones de existencias, devengo de intereses, reclasificación de plazos de derechos y deudas, etc.
Es un asiento que realizamos para regularizar cualquier cuenta de Balance o del Estado de Ganancias y Pérdidas que por error en su registro inicial nos hemos equivocado. Por ejemplo, si tenemos un registro inicial de Caja 25.000 contra Ventas al Contado por 25.000, pero nos dimos cuenta luego que la venta era por 24.000, debemos hacer un ajuste contable de 1.000 para dejar la cuenta de Venta y de Caja en 24.000. El asiento de ajuste seria Ventas 1.000 contra Caja 1.000.
Contablemente, los ajustes como tal solo se practican para las periodificaciones de ingresos y gastos que, conforme al principio de devengo, deben realizarse.
Un ajuste contable es una corrección que se realiza sobre cualquier partida del balance o cuenta de resultados una vez que esta se ha emitido. Los ajustes contables son los asientos que se hacen al finalizar el ejercicio para que la contabilidad sea una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. El objetivo es conciliar la información contable con la situación financiera real de la empresa.
Un ajuste contable es una regularización (en el debe o en el haber) que habitualmente hace una empresa al cerrar el ejercicio contable, o sea generalmente a 31 de diciembre, para que los ingresos, gastos, activos y/o pasivos queden imputados al ejercicio que realmente les corresponde.
Un ajuste (o ajustes contables) se puede definir como un asiento contable corrector o de regularización que realiza la empresa, generalmente al finalizar el año contable, y antes de cerrar los libros, con el fin de mostrar la veracidad de sus cifras contables.
Cierre Contable y Fiscal
El cierre contable implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre. Tras finalizar el cierre, hay plazos específicos para formular cuentas, legalizar libros contables y realizar otras actividades relacionadas con hacienda.
La primera etapa que debes cumplir es el cierre contable, el cual significa conocer cuáles fueron los números de tu empresa, tanto saldos positivos como negativos. La segunda etapa es el cierre fiscal, con el que sabrás a cuánto ascienden los impuestos que debes pagar. Tu cierre fiscal es el parteaguas para iniciar los preparativos de tu Declaración de ISR durante el primer trimestre del año (el que inicia a continuación). También, porque forma parte del destino de los rendimientos de la empresa, las prestaciones de ley a tus trabajadores deben calcularse a raíz de tus cierres.
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