La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros y asientos contables mediante medios digitales y enviar mensualmente cierta información al SAT a través del Buzón Tributario. El envío de la contabilidad electrónica ante el SAT suele generar dudas sobre qué archivos presentar, cuándo enviarlos, qué pasa si hay errores y en qué casos la autoridad puede solicitar pólizas o auxiliares. Mantener tu contabilidad electrónica en orden es vital para el cumplimiento fiscal, evitar sanciones y facilitar cualquier trámite ante el SAT.
Elementos clave de la contabilidad electrónica
La contabilidad electrónica ante el SAT no se envía “toda la contabilidad” en PDF ni los libros completos. Los documentos que tienes que enviar en formato XML son:
- Catálogo de cuentas: Es la lista estructurada de todas las cuentas contables que utilizas para registrar las operaciones del cliente, incluyendo el código agrupador del SAT.
- Balanza de comprobación: Es el archivo XML que refleja los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas del cliente para un mes específico.
- Pólizas contables: Documentos donde se registran las operaciones y solo deben enviarse en caso de que el SAT así lo solicite, generalmente como parte de una auditoría electrónica o solicitud de devolución.
Procedimientos de auditoría y revisión
El auditor debe identificar y valorar los riesgos por el incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias del envío de la contabilidad electrónica al SAT y de la emisión de CFDI. Se deben documentar los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría y verificar los cambios significativos en el sistema para generar el archivo XML. En la etapa de planeación, el auditor debe obtener información sobre el procedimiento establecido por la administración para generar y enviar la información, incluyendo la generación de pólizas relacionadas con los campos del CFDI respectivo.
Consideraciones sobre los CFDI
El auditor debe vigilar el cumplimiento a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y considerar que los ingresos y deducciones estén soportados con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Hay seis tipos de CFDI: de ingreso, de egreso, de traslado, de nómina, de recepción de pagos y de retención. Se debe revisar que los CFDI cumplan con lo establecido en el anexo 20 y se hayan elaborado correctamente, así como considerar los 25 catálogos que incluye la Guía de Llenado de los CFDI versión 4.0.
Gestión de errores y ajustes posteriores al envío
Es necesario distinguir entre dos tipos de errores que se pueden presentar al momento de enviar los archivos: los errores informáticos que ocasionan el rechazo del envío y los errores contables que debemos subsanar. De acuerdo con la Resolución Miscelánea Fiscal, los archivos rechazados por errores informáticos deberán ser enviados de nuevo tantas veces como sea necesario hasta que sean aceptados.
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Pasos para corregir y reenviar:
- Identifica la causa del rechazo revisando el mensaje en el Buzón Tributario.
- Corrige el archivo (ya sea por estructura técnica o por omisiones en la contabilidad).
- Si encuentras errores u omisiones en tu contabilidad electrónica, tendrás que enviar la información de nuevo; cuentas con un periodo de cinco días, a partir de la fecha en que realices la modificación.
- Valida el XML antes de enviarlo utilizando el validador de archivos XML proporcionado por el SAT.
- Reenvía el archivo a través del Buzón Tributario.
Si todavía estás dentro del plazo al momento de corregir y reenviar, no hay sanción. En el caso de que el archivo haya sido rechazado en los últimos dos días previos al plazo del vencimiento, tienes cinco días más para mandarlos, contando a partir de la fecha en que se notificó la no aceptación.
Calendario y obligaciones
Las personas morales envían su balanza mensual a más tardar el día 3 hábil del segundo mes posterior al periodo que se reporta, mientras que las personas físicas tienen hasta el día 5 hábil. Además, es necesario mandar una balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, coloquialmente conocida como “balanza 13”.
| Documento | Frecuencia de envío | Fecha límite (Personas Morales) |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Una sola vez (o ante cambios) | Segundo mes posterior (día 3) |
| Balanza mensual | Mensual | Segundo mes posterior (día 3) |
| Balanza 13 (Cierre) | Anual | 20 de abril del año siguiente |
Recuerda que si el día de vencimiento cae en sábado, domingo o día inhábil del SAT, el plazo recorre al siguiente día hábil. El acuse aceptado debe quedar archivado durante el plazo de conservación contable (5 años para la mayoría de los casos, hasta 10 años cuando aplican supuestos del CFF).
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