Muchas veces se cree que la gestión del almacén e inventario refieren a lo mismo. Sin embargo, aunque íntimamente relacionados, representan conceptos distintos y vitales para la salud financiera y operativa de cualquier organización. Desde Embaling queremos que aproveche al 100% las oportunidades relacionadas al almacén e inventario de su organización, por eso hemos creado un post completo con las diferencias entre ambos conceptos.
El Almacén: Centro Operativo y Estratégico
Con demasiada frecuencia vemos que en muchas empresas a la sección de almacén se le presta muy poca o ninguna atención. Pero ¿merece este escaso tratamiento la sección de almacén?
El almacén es el espacio físico de la empresa donde se efectúa la función de almacenaje. Esta facilidad para definir con una sola palabra como “almacenaje“ la función que desempeña dentro de la empresa uno de sus departamentos, podría ser la causa de esa especie de invisibilidad que padece.
Un almacén consume muchos recursos de diversa tipología, consumen recursos humanos, consume recursos financieros, tiene activos fijos, inmuebles, estanterías, tiene maquinaria que requiere una manutención y consume tiempo. Es en nuestros almacenes donde tenemos nuestras materias primas, nuestros repuestos, productos semielaborados, productos terminados. El almacén es donde realizamos funciones que hacen posible la actividad económica de nuestra empresa.
Como puede verse, un almacén es mucho más que una simple acumulación de materias primas, aprovisionamientos, componentes y producto terminado. El almacén es una instalación que, junto con los equipos de almacenaje, de manipulación, medios humanos y de gestión, nos permite regular las diferencias entre los flujos de entrada de mercancía (la que se recibe de proveedores, centros de fabricación, etc.) y los de salida (aquella mercancía que se envía a la producción, la venta, etc.).
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Tipos y Características del Almacén
Todo almacén ha de contar con ciertas características ideales para que se encuentre optimizado y cumpla su función adecuadamente. Podemos calificar los almacenes de acuerdo a su estructura constructiva, a su sistema de almacenaje empleado, a su ubicación, a su funcionalidad, al grado de automatización que poseen, etcétera. En ocasiones, la actividad económica de una empresa puede exigir de uno o varios tipos de almacén: de materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, etc.
A su vez, el almacén puede estar dividido en sectores en función del producto que se maneje o según la operativa de trabajo. A partir de la configuración más simple, se pueden ir añadiendo otras zonas, tales como la de recepción, la de embalaje y consolidación, de despachos, de recarga de las baterías para los montacargas, así como muelles de carga. Todo el edificio -su forma, el contenido y los accesos- debe estar en consonancia con las necesidades específicas del cliente y, además, deben preveerse las posibilidades de crecimiento.
La Importancia de una Gestión de Almacén Eficiente
La fiabilidad de nuestros stocks, redunda directamente en la estrategia de inventario de nuestra empresa, es decir en su planificación y previsión. De entre todas la más importante es la previsión de la demanda. Pero al mismo tiempo, estas previsiones, se basan en los históricos que proporcionan los flujos de información y movimientos de nuestro almacén. De ahí la importancia de su fiabilidad gracias a la gestión con SGA.
Los niveles de demanda y su programación afectan en gran medida a los niveles de capacidad, necesidades financieras, y estructura general de la empresa. Eso significa que si los datos de nuestros stocks no son fiables, todas las decisiones que Dirección tome en base a ellos redundarán en nuevos errores de estocaje y así sucesivamente, como la pescadilla que se muerde la cola. Por eso se dice muchas veces que el almacén es una atalaya ideal para ver el funcionamiento general y real de una empresa.
Un almacén mal gestionado, un almacén sin SGA, suele utilizarse para enmascarar ineficiencias en otros departamentos. El almacén se convierte en demasiadas ocasiones en el chivo expiatorio de una mala gestión de compras, un exceso de producción, ocultación de obsoletos, de fallos en la calidad etc.
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La buena gestión del almacén permite optimizar la ubicación y los flujos de mercancía. El software de gestión de almacenes (WMS) es imprescindible para la óptima gestión del almacén. Los sistemas avanzados permiten el reconocimiento y circulación de mercancías mediante lectura de los bar-code utilizando pequeñas terminales wireless conectadas en tiempo real con el sistema central: ingresos, expediciones, retiradas, transferencias, pero también inventarios, controles, etc. Además, un SGA permite organizar la entrega de las mercancías gestionando las características de los medios de transporte por producto y cliente (corriente, modelo, refrigeración…) y la lista de precios (por transportador, palé, kilo, volumen etc.).
Beneficios de Mantener Inventarios
Las razones para soportar los costes de mantenimiento de inventarios, van relacionadas siempre con el nivel de servicio al cliente. Los inventarios se encargan de ofrecer un nivel de disponibilidad del producto-servicio, que satisfaga las altas expectativas que tiene el cliente de disponibilidad del producto. Esto es muy acentuado hoy en día sobre todo por la venta online. Disponer de un producto de forma inmediata para un cliente hoy día no solo mantiene las ventas sino que las aumenta. Por desgracia si el cliente no tiene producto disponible a corto plazo, o sea, cuándo y dónde él quiere, no volverá a comprarnos.
Pero además mantener cierto nivel de inventario nos permite reducir costes. Si porque aunque hemos insistido en este artículo que mantener los stocks y su disponibilidad requiere un alto coste y consumo de recursos, también es cierto que los stocks reducen indirectamente los costos operativos en otras áreas y actividades de la cadena de suministros. Tanto es así que compensan el coste de mantenimiento de estos mismos inventarios. También nos permite reducir costes por volumen de compra. Si tenemos almacén, el departamento de compras puede comprar en cantidades mayores a las necesidades inmediatas de la empresa para obtener descuentos por precio/cantidad. Si bien es cierto que debe calcularse muy bien el costo de mantener ese exceso de inventario en comparación con lo que supone el descuento obtenido. En ciertos sectores incluso nos permite la compra especulativa, es decir comprar a precio de hoy algo que necesitaremos mañana y que sabemos que será más caro mañana.
Otro beneficio del almacén es la capacidad que tiene de absorber imprevistos como huelgas, desastres naturales, oleadas de demanda o retrasos en el suministro. Además los stocks ayudan a la toma de decisiones estratégicas. Un almacén bien gestionado por un SGA, manejará y clasificará una cantidad de información vital para la toma de decisiones en la planificación estratégica de una empresa. Este flujo de información que proviene directamente de los movimientos de almacén, incluso se utiliza para calcular la previsión de la demanda. Las previsiones de compra, los niveles de producción, el control de costes, la previsión de ventas, etc. beben de las fuentes de la base de datos de los inventarios.
El Inventario y las Compras en la Contabilidad
En contabilidad lo que se consume en un ejercicio se llama gasto y lo que dura más de un año inversión. Por ejemplo: el alquiler del local, los suministros de energía eléctrica y de aguas, servicio de asesoría, se consume durante el ejercicio y mes a mes, esto es un gasto y la compra de un ordenador, de mesas sillas, mostradores, se compra una vez y dura más de un año esto es una inversión.
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Pero hay operaciones que están a caballo de estos términos. Por ejemplo: de las compras de zapatos para vender de enero, parte se vende en el mismo mes, parte en los meses siguientes, las compras de zapatos para vender en el mes de diciembre, parte se vende en el mismo mes y parte en los meses siguientes. ¿Pero no se ha dicho que a final de ejercicio (31/12/20xx) se hacen las cuentas? ¿Qué pasa si se ha hecho la compra de la temporada de primavera en diciembre? ¿Qué pasa con los mismos zapatos comprados en enero y otros meses que no se han llegado a vender?
Naturalmente si no se tienen en cuenta esta circunstancia la cuenta de resultados (ventas menos compras y gastos) del ejercicio no sería correcta, para eso se ha inventado el inventario. El inventario es el listado de bienes que permite comparar las existencias con el sistema digital utilizado. Son las compras que se hacen en un ejercicio que no se han llegado a vender por cualquier razón y que se venderán o no en el ejercicio siguiente. Para ello cada fin de ejercicio se ha de valorar lo que hay en existencias para añadirlo en el cálculo de la cuenta de resultados.
Tipos de Inventario Contable
De acuerdo a cada una de estas necesidades, existe un tipo de inventario eficaz. Las cuentas de inventario o stock se dividen en tres tipos: inventario de materia prima, inventario de trabajo en proceso, inventario de productos terminados. En realidad, no son tipos distintos, sino tres formas de inventario. Compras significa bienes comprados durante el año; estos se utilizan en la producción; cualquier bien comprado durante el año y no utilizado en la producción se denomina inventario o stock al final.
Proceso de Realización y Valoración del Inventario
¿Cuándo y cómo se realiza y a qué precio? El cuándo teóricamente a 31/12/20xx, como es prácticamente imposible lo más pronto posible al fin del ejercicio. ¿Se acuerdan del letrero “cerrado por inventario”?
El cómo, cerrando el almacén y con un lápiz y un papel empezar a listar lo que hay almacenado. El precio de valoración, se ha de calcular al mismo precio que costó.
Este puede llegar a ser un trabajo laborioso, al menos la primera vez, previamente se tiene que estudiar cómo se divide en familias el inventario, repasar y apuntar lo que hay en cada leja, buscar la factura de compra para encontrar el precio. Al final tenemos un listado de la cantidad de cada producto que tenemos todavía en almacén, que multiplicaremos por su precio de compra y nos dará un importe de lo que se ha comprado en el ejercicio y no se ha vendido todavía.
Si se tiene la suerte de tener un scanner en el almacén, las entradas se realizan pasando el código de barras del albarán o factura que descargará el número teórico de producto y el precio de compra, cada venta se pasa a su salida por el scanner que va deduciendo el producto de lo que entró en almacén, se le da a un botón y nos dará un listado de los productos que teóricamente han de constar en el almacén. Sobre ese listado se ha de comprobar que lo que dicen los papeles coincide con las existencias reales.
Problemas Comunes y Principios Contables Aplicados al Inventario
Durante la realización del inventario se pueden presentar muchos problemas, tanto logísticos (existencia de varios almacenes con los mismos productos), como de valoración (compra de los mismos productos a distintos precios), como de resultado (diferencia entre el inventario teórico y el inventario real que resulta de contar uno a uno la mercancía en el almacén).
Todos estos problemas se han de resolver aplicando los principios de la contabilidad:
- Uniformidad: Utilizando siempre la misma forma de trabajar en los distintos almacenes, utilizando el mismo método de cálculo.
- Precio de adquisición: Se valora al precio de compra. ¿Y si hay varios precios para el mismo producto? El de la última adquisición, puesto el primero que se compra es el primero que se vende.
- Prudencia: Si hay diferencia entre el inventario teórico y el que resulta del examen in-situ, se utiliza el real. Si la diferencia es excesiva se tiene que comprobar que no ha habido “distracción intencionada” y en caso de un error de funcionamiento solucionarlo.
Impacto del Inventario en los Resultados del Ejercicio
Vamos a suponer que ya tenemos depurado y valorado el inventario final y nos da una cantidad, esta se aplica para el cálculo del resultado del ejercicio de la siguiente manera:
| Concepto (Ejercicio Iº) | Operación |
|---|---|
| Ventas del ejercicio | Suma |
| Compras del ejercicio | Resta |
| Gastos del ejercicio | Resta |
| Existencias finales | Suma |
| Resultado del ejercicio | (Beneficio o pérdida) |
Siguiendo con los principios de la contabilidad, tenemos el de empresa en funcionamiento, es decir que hasta que alguien (los dueños, los estatutos, el fin de la actividad a realizar o la Administración) no diga basta, la actividad se supone sigue en funcionamiento ejercicio tras ejercicio y tenemos que en el ejercicio siguiente (vamos a numerarlo, el primero es el Iº, el siguiente es el IIº y seguimos igual con el resto de ejercicios siguientes) o sea con el IIº seguimos con la misma tónica, tendremos que por una parte se venden productos adquiridos en el Iº, también los adquiridos en el mismo IIº y quedaran por vender lo que quede en almacén.
Se ha de realizar el mismo trabajo de comprobar las existencias reales de almacén y obtenemos un nuevo valor, que opera de la siguiente manera:
| Concepto (Ejercicio IIº) | Operación |
|---|---|
| Ventas IIº | Suma |
| Compras IIº | Resta |
| Gastos IIº | Resta |
| Existencias iniciales ejercicio Iº | Resta |
| Existencias finales ejercicio IIº | Suma |
| Resultado del ejercicio | (Beneficio o pérdida) |
La razón es sencilla: en el ejercicio IIº se han vendido productos que teníamos en existencia del ejercicio anterior (Iº) y ya deducidos de las compras en el cálculo del resultado del ejercicio Iº y vuelven a quedar productos que no se han vendido en el ejercicio IIº y se venderán en el ejercicio IIIº, o no.
Gestión de Existencias Obsoletas
Este “o no” se debe a que con el tiempo pueden existir productos fuera de temporada que ya no se vendan, superados por otra tecnología superior, obsoletos, que ha desaparecido el proveedor y no se pueden devolver y menos vender, etc. En ocasiones pueden llegar a tener mucho valor contable y falsear el balance (valorados a precio de compra) cuando su valor puede llegar a ser 0 €. y ocupar mucho espacio en el almacén, etc.
Cuando se llega a este momento para sacarlos de existencias, por una parte se ha de valorar venderlos a pérdidas, a chatarreros, etc. entregarlos a una entidad sin ánimo de lucro o directamente tirarlos a la basura en un punto limpio, no olvidarse obtener un informe de ingeniero que certifique que esos productos no se pueden vender y la necesidad de sacarlos del almacén. Así mismo un certificado de que esos productos se han destruido, regalados, etc. Hay que estudiar previamente la forma de sacarlo de existencias, si conviene en hacerlo en varias veces o en solo una, no olvidarse que una baja de existencias es una pérdida y hay que calcular previamente el efecto que eso causará en los Balances a presentar ante una entidad bancaria en la que se está solicitando un préstamo ¿Cómo te atreves a pedir un préstamo con una Sociedad en pérdidas? Y también el efecto fiscal ¿Cómo te atreves a pagar menos impuestos?
Diferencias Clave entre Gestión de Almacén e Inventario Contable
Para entender mejor la distinción, podemos observar los siguientes puntos:
- Complejidad: El inventario brinda datos acerca de las existencias y faltantes. La gestión del almacén es más compleja y permite manejar la estructura del espacio físico.
- Control: La gestión del inventario no controla pero da pautas para controlar el stock. La gestión de almacenes facilita el control del inventario, hallando los espacios idóneos para cada mercancía.
Además de estas diferencias fundamentales, la gestión de almacenes también abarca el seguimiento de todos los movimientos de los materiales (a través de los números de serie o lote), para conocer así en qué productos ha sido utilizado un componente (por ejemplo para las garantías), o qué proveniencias tienen los componentes de un producto terminado (Supply Chain Management). Implica la gestión de la asignación de cada artículo, y la implementación de sistemas como almacenes de tipo F.I.F.O. Asimismo, el reconocimiento y circulación de mercancías mediante lectura de los bar-code utilizando pequeñas terminales wireless conectadas en tiempo real con el sistema central facilita ingresos, expediciones, retiradas, transferencias, inventarios y controles. Un almacén es utilizado como almacén provisional de los productos ya que se depositan en el lugar hasta que sean necesarios para la posterior etapa dentro de un proceso determinado. También permite organizar la entrega de las mercancías gestionando las características de los medios de transporte por producto y cliente (corriente, modelo, refrigeración…) y la lista de precios (por transportador, palé, kilo, volumen etc.).
Cuentas de Compra y Cuentas de Inventario
El uso de cuentas de compra es una decisión tomada por una empresa. Nuestras empresas en Portugal y Singapur están obligadas por ley (al menos cuando se pusieron en marcha) a informar los números acumulados en las cuentas de compra. Es posible que tu empresa no esté utilizando cuentas de compra porque decidieron no usarlas o porque no sabían que era una opción.
Las cuentas de compra son las cuentas GL a las que se cargan inicialmente los bienes o servicios al ser comprados. Por otro lado, TODAS las empresas utilizan cuentas de inventario: ese es el valor del inventario, que es un activo para tu empresa. Las cuentas de inventario son las cuentas GL donde reside el valor del inventario. Normalmente, cuando se compran bienes, se cargan en una cuenta de inventario.
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