En la actualidad, el fraude en los sectores público y privado ha aumentado a causa de la corrupción y los actos ilícitos. Se ha detectado que las entidades privadas están más expuestas (Rozas, 2009).
El Instituto de Auditores Internos (IAI) citado en Rozas (2009), define el fraude como todo acto ilícito caracterizado por engaño, ocultación o abuso de confianza, que es ejecutado por personas u organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pago o la pérdida de servicios o para obtener una ventaja personal o comercial.
Para el caso del fraude ocupacional se usa el puesto de trabajo para el enriquecimiento personal, utilizando los recursos o bienes de la organización en donde se labora.
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), una asociación que agrupa a especialistas, investigadores, auditores, académicos, abogados, contadores, peritos, consultores y profesionales interesados en el tema, este tipo de fraude se divide en: corrupción, malversación de activos y fraude de estados financieros. Su objetivo es servir a la comunidad a través de la expansión del conocimiento y la educación continua en temas vinculados a la prevención, detección, investigación y disuasión de fraudes y el combate a la corrupción- citado en Díaz y Pérez (2015).
La malversación de activos es la apropiación indebida de bienes de una entidad, de acuerdo con Márquez (2018), se clasifica en robo de efectivo y robo de otros activos que no son efectivo: el robo de dinero en efectivo disponible o skimming, es la retención de efectivo almacenado en una caja chica o fondo disponible a cargo el empleado.
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De acuerdo con Tapia, Guevara, Castillo, Rojas y Salomón (2016), los factores que originan principalmente el fraude de malversación de activos dentro de las estaciones de combustible son la falta de controles adecuados; deficiencia de comportamiento ético; incumplimiento de las funciones de acuerdo con la estructura organizacional; deficiencias en el control interno de la empresa; personal no capacitado; alta rotación de puestos; documentación confusa; salarios bajos; existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagarés, entre otros, así como, la legislación deficiente.
El término forense en auditoría, se refiere a investigar a fondo un acto ilícito, obteniendo pruebas que le den veracidad a un hecho o suposición que serán demostradas en un juicio. La rama de la auditoría que se orienta a participar en la investigación de ilícitos, para buscar evidencias que sirvan como pruebas en contra de los grupos de delincuencias mediante el uso de conocimientos contables, fiscales y financieros para cuantificar pérdidas financieras significativas, que serán entregadas a las autoridades judiciales.
Su objetivo: “determinar si ha ocurrido o está ocurriendo un fraude u otro delito económico y relacionar y/o determinar quiénes son los responsables” (Tapia et al. 2016, p.
El enfoque de la auditoria forense dependerá de las causas y origen de la auditoría y de acuerdo con las necesidades de la organización, el tipo de fraude denunciado o especulado, la información previa y la legislación aplicable.
Fases de la Auditoría Forense
Fase 1: Planeación
En esta etapa el auditor forense debe obtener conocimiento del caso a investigar, conocer la empresa y sus actividades; además, debe evaluar el control interno utilizando el modelo emitido por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO por sus siglas en inglés) y elaborar un informe de revelamiento, donde indique que existen indicios para seguir con la auditoría.
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a) El ambiente de control que representa la filosofía de la empresa, muestra la estructura organizacional, los reglamentos, manuales de procedimiento de la empresa, las políticas, las asignaciones de responsabilidad y las actividades a realizar para cumplir los objetivos de la entidad.
b) La evaluación de riesgos, son los métodos que la empresa usa para detectar y mitigar los riesgos y fraudes que pueden afectarlo, también muestra el cumplimiento de las operaciones y la veracidad de la información financiera de la empresa.
Los riesgos definidos en la Norma Internacional de Auditoría 200, son: el riesgo de auditoría -riesgo de que el auditor exprese una opinión inadecuada o sin sustentos-; riesgo de detección -los procedimientos aplicados por el auditor no detectan la existencia de una corrección que podría ser material-; riesgo inherente -susceptibilidad de una afirmación sobre un tipo de transacción, saldo contable, u otra relevación de información de una incorrección individual o general antes de la realización de la auditoría y la revisión de los controles de la entidad- y riesgo de control -riesgo de que una incorreción material o no, individual o general, no haya sido prevenida o detectada y corregida oportunamente por el sistema de control interno de la entidad-.
c) El sistema de información y comunicación, demuestra cómo se relaciona cada una de las áreas de la empresa mediante la circulación de información operacional, financiera y cumplimiento, estos sistemas permiten “identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos y actividades internas y externas” (Campos, et al. 2017, p.
d) Las actividades de control, son todos los procedimientos generales o específicos, que sirven para que el control interno se efectúe correctamente de acuerdo con los objetivos de la empresa. Los procedimientos de control se pueden dividir en preventivos, manuales y gerenciales (Campos, et al. 2017).
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Fase 2: Trabajo de Campo
El auditor forense debe aplicar las técnicas y procedimiento de auditoría forense para obtener la evidencia suficiente y adecuada que permita sustentar sus hallazgos.
Fase 3: Comunicación de Resultados
La Norma Internacional de Auditoría (NIA) 230, establece que la documentación que cumpla con los requerimientos de esta NIA servirá como evidencia para que el auditor emita una conclusión sobre el cumplimiento de los objetivos globales de la auditoría y servirá como evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y los requerimiento legales y reglamentarios aplicables.
Fase 4: Seguimiento
El auditor forense debe analizar los resultados y esperar las observaciones del dictamen de la autoridad sobre el hecho ilícito o fraude cometido. En esta etapa se elabora un informe con los resultados obtenidos, éste se podrá presentar en una corte como prueba de qué se cometió un acto ilícito y debe tener características especiales para formar parte de un proceso judicial.
Ejemplo Práctico: Auditoría Forense en Estaciones de Combustible
La población de estudio la constituyen las 25 estaciones de combustible del Grupo ORSAN ubicadas en el Estado de Tabasco, la muestra se determinó de manera intencionada, es decir se definió el lugar para aplicar el instrumento de investigación de acuerdo a los criterios del investigador tomando en cuenta toda la información que se tiene del objeto de estudio (Rodriguez,1996), dirigida a dos estaciones que se encuentran en el municipio de Centro en Tabasco, México: las sucursales 5212 Europlaza y 4499 Ruiz Cortines; la elección se realizó dada la sugerencia del departamento de Auditoría Interna de la zona Golfo del Grupo ORSAN ya que, en la estación 5212 existen mayores problemas de desfalco de efectivo y la estación 4499 se eligió debido a su localización cercana a la primera estación, de tal manera que las características y condiciones contextuales fueran lo más parecidas posibles y de esta manera ampliar la observación y realizar un análisis comparativo de los resultados obtenidos.
Los resultados de la aplicación de los instrumentos de investigación se resumen en la siguiente matriz de fraude que muestra las observaciones más significativas durante la evaluación de los procesos referentes al manejo de efectivo y la evaluación del control interno (Flores, 2019).
De acuerdo a la evaluación la sucursal 5212 tiene deficiencias en el manejo, control y evaluación de los manuales de procedimientos relacionados con el manejo del efectivo, también, tienen un control interno bajo debido a este factor, existe mayor probabilidad de riesgos.
Para evitar los faltantes en las liquidaciones, es recomendable que se realicen arqueos de caja y conciliaciones bancarias de manera imprevista por una persona ajena a la empresa, ya sea un auditor externo o una persona capacitada para realizar la acción, utilizando las técnicas de dactiloscopia, grafología forense, verificación ocular, escrita y física de auditoría forense para tener la veracidad que el dinero que se reporta sea igual al ingreso que se muestra en el sistema.
De acuerdo a la información proporcionada por la empresa, han habido problemas con las terminales y se han reportado cantidades diferentes a la venta solicitada.
Es de suma importancia que periódicamente se monitoreen de manera sorpresiva la liquidación de turnos.
Procedimiento de Colecta de Efectivo
Objetivo: establecer un procedimiento global para la realización de las colectas de efectivo que se realizan durante los cuatro turnos de trabajo con el fin de tener mayor control en el manejo del efectivo de la empresa.
Actores del proceso:
- Jefe de estación o encargado.
- Despachador.
Procedimientos:
- El encargado de la estación debe imprimir un formato de recolección de efectivo (colectas), que debe entregar al despachador al inicio de su turno y verificar que firme de recibido.
- El encargado de estación debe realizar inspección física, pasando por la isla en donde se vende el combustible, cada 15 o 20 minutos, dependiendo de la cantidad de vehículos que él observe que han llegado a la estación.
- Al llegar con el despachador el encargado de estación, debe tomar su formato de recolección de colectas, y verificar que éste no se encuentra rayado.
- El despachador debe emitir su ficha de depósito, usando el sistema con tu TAP, (es un dispositivo de red que permite separar la entrada de datos de la salida de datos) debe imprimir dos, una para él y otra para el encargado, el encargado debe contar el dinero que el despachador le entregue.
- Después de verificar que el dinero que entrega el despachador sea la cantidad de la ficha de depósito, el encargado debe firmar ambas ficha o comprobante de depósito.
- Se debe repetir este procedimiento con cada colecta de efectivo, hasta que termine el turno.
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