La auditoría ha progresado en los últimos tiempos, dicho progreso se evidencia en el desarrollo y amplificación de su campo de acción, concentrando nuevas disciplinas que generan una actuación en la vida y desarrollo tanto de entidades públicas como privadas; en este contexto, se determina que la auditoría integral persigue tres objetivos fundamentales: Eficiencia, economía y eficacia.
La percepción de auditoría integral se cimienta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que representan la necesidad, se basan en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica por una macro visión que abarca la gestión; finanzas y economía; cumplimiento; y, por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores y desviaciones incluso antes de que ocurran o mediante un control preventivo, concurrente y posterior de procesos, así como procedimientos empresariales.
Con estos antecedentes, el presente proyecto se justifica toda vez que se pretende establecer a través de la auditoría integral un examen al manejo de los inventarios, para de esta forma perfeccionar la compra, recepción y almacenamiento, con el fin de lograr los objetivos y metas propuestas por la empresa.
Evolución y Concepto de la Auditoría
Con el propósito de ubicar cómo se ha ido enriqueciendo a través del tiempo la auditoría, es conveniente resolver las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la auditoría empresarial en lo administrativo.
La auditoría es la revisión y verificación de las cuentas de balance y de pérdidas y ganancias, con el objeto de verificar que las mismas reflejen tanto patrimonio como el resultado de las operaciones de la entidad auditada, de conformidad con los aspectos legales que son aplicables a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Por su parte, Aguirre (2005) aclara que el objetivo principal, es la elaboración de un informe dirigido a colocar expresamente “una opinión técnica sobre si dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así como del resultado de las operaciones en el período examinado” (p.15) conforme a los principios y normas de contabilidad habitualmente aceptados.
Asimismo, Barragán y Vergara (2010) sostienen que la auditoria es una revisión sistemática mediante la cual determinará la razonabilidad de los estados financieros dentro de una entidad, con la finalidad de sustentar hechos, así como evidencias encontradas durante la ejecución de actividades.
Taylor y Glezen (2001) manifiestan que: “La auditoría es un examen sistemático de las actividades de una organización en relación con los objetivos específicos, a fin de evaluar el comportamiento, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción” (p.145).
Sotomayor (2008), al respecto, sostiene que la auditoría administrativa “representa la conjunción de una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continúa desarrollándose con nuevos enfoques (p.33).
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Fases de la Auditoría Integral
Los procedimientos analíticos cuando se usan en la planeación de la auditoría, son de gran beneficio para el auditor, con el fin de planear la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos, que se usaran en determinadas cuentas (colectivas), así se conocerá el negocio del cliente y sus transacciones, además se identificaran áreas que puedan plantear riesgos más altos.
En la fase de Ejecución: El auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa, que motivaron cada desviación o problema identificado.
Además, se realiza la “evaluación de los resultados de la gestión y determinación de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y recomendaciones que serán incluidas en el informe” (Contraloría General de la República, 2011, p.21).
La fase de Seguimiento: Permite verificar el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por auditorias anteriores por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada.
Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado.
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Por lo expuesto anteriormente, se puede establecer que la auditoría integral involucra un conjunto de fases relacionadas estrechamente, que supone el proceso como un solo cuerpo indivisible, en el que sus compendios se separan únicamente para efectos de análisis de sus métodos.
Componentes de la Auditoría Integral
Entre los componentes que conforman la auditoría integral se encuentran: Auditoría financiera, de control interno, de gestión y la auditoría de cumplimiento.
De igual manera, manifiesta Blanco (2012) que, la auditoría de gestión, evalúa la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial o institucional; en tanto que, la auditoría de cumplimiento, proporciona al auditor una certeza razonable de si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen.
En este sentido, se coincide con los planteamientos de Subía-Guerra y Tamayo-Galarza (2018), quien destaca la visión innovadora que se alcanza al integrar los objetivos y propósitos de las auditorías, con el fin de obtener una evaluación global de los resultados, así como del desempeño de la organización.
Inventarios y Costos de Venta en la Auditoría Integral
Considerando la importancia que tienen los inventarios, así como su incidencia en la determinación de los costos de venta en la empresa, como procesos determinantes en los resultados de la auditoría integral, en este apartado se desarrolla de manera breve y sencilla, los aspectos relacionados con la administración del inventario como una herramienta para la optimización de los recursos financieros en una empresa, tomando en cuenta las opiniones al respecto.
Los inventarios tienen su origen en los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, donde acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez.
Estos permiten asegurar la subsistencia del negocio y el desarrollo de sus actividades operativas. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir fue lo que motivó la existencia de los inventarios.
Los inventarios o stocks, según Díaz (1999), “son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado” (p.3), bien sea para la venta ordinaria del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
En ese sentido, se puede decir que el inventario es una relación detallada de los materiales, productos, mercancías que tiene la empresa, almacenados y clasificados según categorías.
De acuerdo a los estándares de información financiera, los inventarios se definen como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción con miras a la venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios; se consideran un activo corriente y en el balance general se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar (Duque, Osorio y Agudelo, 2010).
El costo está representado por la suma de los recursos expresados en términos monetarios que se invierten para poder producir un bien o prestar un servicio, que genera beneficios económicos futuros, y se recupera en el momento de la venta de los mismos.
Una definición basada en la estructura de Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de fabricación, es la de “Edward Menesby, quien sostiene que el costo se define como la medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún propósito u objetivo, tal como un producto comercial ofrecido para la venta general o un proyecto” (Chambergo, 2014, p.IV-1).
Ferguson y Gould (1990), definen al costo como un elemento de la actividad económica, así, para el empresario particular esto implica sus obligaciones de hacer pagos en efectivo, en tanto que, para el conjunto de la sociedad, el costo representa los recursos que deben sacrificarse para obtener un determinado bien.
Harry Howe, define al costo como el precio pagado o la retribución para adquirir un activo. Aplicando a los inventarios, el costo significa en principio la suma de los desembolsos aplicables y cargos incurridos directa o indirectamente al traer un artículo a su condición y localización existente.
Entre las circunstancias que dificultan el tratamiento de los costes indirectos, sobre todo los de gastos generales y de administración, se destacan las siguientes: La propia dimensión o tamaño de la empresa y la dispersión geográfica de sus centros de operaciones y centros administrativos (Aguado, López y Vera, 2013).
La mayoría de las empresas manufactureras necesitan un mayor control presupuestal, una mejor planificación de su producción, un adecuado costeo de sus productos e incluso en muchos casos, buenas políticas de fijación de precios de venta; con el ánimo de en última instancia, generar valor para sus organizaciones.
Auditoría Integral en Ecuador
La globalización y la apertura de los mercados a través de la internacionalización generan en Ecuador mayor perspectiva de crecimiento de las empresas privadas, cuyo desempeño tiene relación directa con los rubros de inventarios y costo de ventas, y están relacionados con los indicadores de eficiencia, eficacia y calidad.
La práctica de auditoría y las operaciones de control en la República del Ecuador, no demuestran la ejecución de auditorías integrales.
Entonces, la percepción de auditoría integral se cimenta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que visualizan la necesidad de desarrollar sus orígenes, basados en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica, necesitan cambiar hacia una macro visión que abarca la gestión, finanzas y economía, cumplimiento, y por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores, así como desviaciones, incluso antes de que ocurra o mediante un control previo, concurrente y posterior de procesos y procedimientos.
Al respecto, la Maestría de Auditoría Integral, desarrollada por la Universidad Técnica Particular de Loja en los últimos cinco años, se presentó como una alternativa de control externo para organizaciones privadas y públicas, fundamentada en que la sinergia generada al reunir los propósitos de cada una de las auditorías: Financiera, de gestión, de cumplimiento legal y de control interno, permitirá obtener sugerencias más eficaces a los gestores y evitar un enfoque parcial sobre aspectos relevantes de la organización.
Lineamientos y Desarrollo de la Auditoría Integral
Los lineamientos de estudio dentro de la auditoría integral, se desarrollaron bajo los criterios de cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral, es decir, para la auditoría financiera, se aplicaron las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) No. 1 (Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2006).
En lo que respecta a la auditoría de gestión, se orienta a la evaluación de la eficiencia, eficacia y a través del plan operativo anual del año 2013.
Una vez finalizado el trabajo investigativo, se puede establecer en forma precisa algunos aspectos de mayor relevancia. El realizar la auditoría integral al proceso de recepción, inspección, almacenamiento, valuación y conversión al componente de inventarios y costo de venta de la Fundación Maquita Cushunchic MCCH de la ciudad de Esmeraldas, permitió conocer el estado actual de la Fundación, a través de una evaluación completa del sistema de control interno y las principales acciones correctivas que se deben aplicar en la institución.
La realidad de la auditoría integral en inventarios y costos de ventas en empresas cacaoteras en Ecuador, se ha convertido en uno de los blancos más importantes en la actualidad para los negocios.
Las bases conceptuales tradicionales relativas al desarrollo de auditorías o exámenes especiales financieros, no abarcan otras labores esenciales de la organización y reflejan un análisis incompleto de sus operaciones. La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a las organizaciones.
Las orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión institucional, no cubren todos los enfoques. La auditoría integral constituye una oportunidad a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoría.
La experiencia ha demostrado que las acciones de control tradicional, bajo enfoques financieros, de gestión o de cumplimiento, asumidas en forma individual no garantizan acciones de mejoramiento eficaces y más aún un análisis completo de las operaciones administrativas y financieras de las organizaciones en el país.
La visión que se propone es que el auditor tome los conceptos del holismo y de la gerencia para realizar eficientemente su trabajo.
Revisar el desempeño general de la entidad en relación a sus metas y objetivos es el objetivo primordial de la auditoría integral.
El auditor recaba la evidencia concerniente a estas afirmaciones realizadas por la gerencia y que están contenidas en los estados financieros.
Un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Se entiende entonces que, el control interno no es competencia de determinada oficina o grupo de personas, sino que, por el contrario, nace en la actitud de las personas y se manifiesta a través de las diferentes actuaciones de los seres humanos, en los distintos escenarios o espacios que ocupan, tanto en el contexto familiar, social o laboral.
Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de control interno.
Modelo de evaluación de las normas, procedimientos y políticas llevadas a cabo por la junta directiva, la gerencia y demás integrantes de la organización, con la finalidad de brindar seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos institucionales relacionados con el nivel de eficiencia y efectividad con que se ejecutan las operaciones y actividades corporativas, el grado de fiabilidad que exhibe la información financiera generada por los sistemas de información y el nivel de cumplimiento por parte de la empresa de las disposiciones normativas y estatutarias, se han establecido cinco componentes básicos que se encuentran interrelacionados unos con otros.
Diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo exámen.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.
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