¿Qué es un Anticipo de Cliente?
En algunas operaciones comerciales se pueden establecer formas de pago específicas y una de ellas es el anticipo de clientes: un adelanto antes de la entrega del producto o servicio.
Un anticipo es una cantidad económica que se entrega o se recibe antes de que se haya completado la transacción definitiva o la prestación del servicio acordado.
Se define como la entrega de una cantidad de dinero o recursos antes de que la obligación principal (la entrega de la mercancía, la finalización del servicio o el vencimiento de la nómina) se haya consumado por completo.
Un anticipo es, en esencia, un desplazamiento temporal del pago hacia el presente, rompiendo la sincronía habitual entre la entrega del bien/servicio y su contraprestación económica.
Para comprender con exactitud qué es un anticipo, debemos analizarlo como una operación financiera de crédito a corto plazo implícita en una transacción.
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Un anticipo de cliente es una entrega, generalmente monetaria, que se adelanta a cuenta de un suministro futuro o de próximos envíos.
Puede consistir en una cantidad fija o un porcentaje sobre un importe establecido.
Es fundamental distinguir semántica y operativamente entre anticipo y adelanto, aunque coloquialmente se usen como sinónimos.
Ventajas y Racionalidad de los Anticipos de Clientes
Hay ocasiones en las que, para poder servir tu producto o proporcionar tu servicio, necesitas una inversión de capital sustanciosa.
Hay veces en las que esa inversión te puede resultar menos accesible que otras: es en estos casos cuando debes plantearte sistemas de pago alternativos como, por ejemplo, la posibilidad de recibir un anticipo por parte de tus clientes.
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El anticipo de cliente es la solución para una situación muy común: un cliente quiere comprar nuestro producto o contratar nuestro servicio y nosotros, para poder satisfacer sus necesidades, solicitamos que avance una parte del importe total a modo de anticipo.
Dicho de otra forma: esta es la forma más sensata de hacer frente a una orden de compra que no estamos en posición de asumir.
La principal ventaja es la mejora de la liquidez y la gestión del flujo de caja.
Recibir anticipos de clientes financia la operación a coste cero.
El anticipo de clientes es una práctica bastante extendida dentro del mundo empresarial como medida para garantizar que habrá liquidez suficiente para poder hacer la entrega del bien o la prestación del servicio sin ningún problema.
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De esta forma podremos comenzar a trabajar en el proyecto minimizado el riesgo de impago final.
En el ámbito mercantil, funciona como una garantía de cumplimiento: el comprador demuestra su interés real y el vendedor obtiene recursos para iniciar la producción.
Contabilización de un Anticipo de Cliente
Para que todo esté en orden, es imprescindible saber si el anticipo de clientes es activo o pasivo y cómo debe quedar registrado en la contabilidad.
Una vez tengas este aspecto solucionado, es hora de meterse en faena con lo que nos interesa aquí y ahora: ¿qué es y cómo se contabiliza un anticipo de clientes?
Dentro del Plan General Contable (PGC) para contabilizar un anticipo de cliente hay que emplear la cuenta (438) y que forma parte del pasivo corriente del balance (similar a un valor de financiación).
Se abona con la entrega de efectivo, con cargo a una cuenta de tesorería.
¿La cuenta 438 es activo o pasivo? Esta forma parte del pasivo corriente del balance.
Al analizar si los anticipos de clientes es activo o pasivo hemos visto que forman parte del pasivo.
Desde la perspectiva del balance, un anticipo no es un gasto ni un ingreso en el momento en que se produce el movimiento de caja.
Es un movimiento patrimonial.
Si lo recibe, entra dinero (Activo) y nace una deuda con el cliente (Pasivo).
El avance entregado por el cliente se registra en la mencionada cuenta 438 y quedará registrado como un pasivo.
Se trata de un pasivo en tanto que deuda contraída con el cliente: le debemos al cliente el servicio o producto que nos hemos comprometido a entregarle.
Los anticipos del cliente se utilizan cuando recibe un pago de un cliente, pero no hay ninguna factura con la que se pueda liquidar el pago.
Por lo general, cuando acepta anticipos o depósitos de sus clientes antes de que se entreguen los bienes o servicios o antes de que exista una factura en su sistema, querrá registrar el efectivo como un pasivo en lugar de un activo en su plan de cuentas.
La cuenta de anticipos de clientes designada por el PGC es la 438 Anticipos de clientes.
Es una cuenta de Pasivo Corriente (situada en el balance junto a las deudas a corto plazo), porque representa una deuda en especie.
Saber cómo contabilizar anticipos de clientes correctamente evita errores graves en la cuenta de resultados.
Si registramos el dinero recibido directamente como «Venta» (Ingreso del grupo 7) antes de entregar el producto, estamos vulnerando el Principio de Devengo.
Este principio establece que los ingresos se reconocen cuando se produce la corriente real de bienes y servicios, no la corriente monetaria.
El IVA en los Anticipos de Clientes
Todos los anticipos de clientes llevan asociado el devengo del IVA.
Aun así, lo más probable es que te haya asaltado la gran pregunta a la hora de contabilizar un anticipo de clientes: ¿se incluye IVA o no?
Esta vez, por suerte, nos encontramos ante una gran pregunta con una respuesta sencilla: este tipo de anticipos siempre lleva asociado el devengo del IVA y, por lo tanto, tendremos que tener en cuenta este impuesto a la hora de realizar el apunte contable pertinente.
La regla general del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es que el impuesto se devenga (nace la obligación de pagarlo a Hacienda) cuando se entrega el bien o se presta el servicio.
Sin embargo, existe una excepción crucial regulada en la Ley del IVA: los pagos anticipados.
Esto significa que todo anticipo fiscal o comercial lleva IVA implícito.
Si la operación que se va a facturar está sujeta y no exenta de IVA, el anticipo debe llevar siempre aplicado el correspondiente IVA.
En primer lugar, el importe recibido debe estar justificado con una factura. Por tanto, debes incluir siempre el IVA que corresponda sobre la cantidad anticipada.
La empresa que recibe el dinero (proveedor) tiene la obligación legal de emitir una «factura de anticipo» en el momento de recibir los fondos.
No vale con un simple recibo o justificante de transferencia.
Esta factura debe desglosar la base imponible y la cuota de IVA, y debe declararse en el modelo 303 del trimestre en que se cobró.
Por su parte, la empresa que paga (cliente) necesita esa factura formal para poder deducirse ese IVA soportado.
Respecto al devengo del IVA, este debe hacerse en el trimestre en el que se ha percibido el cobro.
Como hemos visto en el punto anterior, el IVA se devengará en el trimestre en el que se haya efectuado dicho cobro mediante el modelo 303 y descontarla de la factura total, como veremos en un ejemplo más adelante.
Por ejemplo, si se recibió un anticipo en el mes de enero, se registra el IVA correspondiente en el modelo 303 de autoliquidación de IVA del primer trimestre.
También hay que ser cuidadosos a la hora de presentar el modelo 347 en el mes de febrero.