En el ámbito empresarial, especialmente para aquellas empresas que tienen operaciones en diferentes estados de la República Mexicana, es crucial cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad social. Uno de los aspectos más importantes a considerar es la correcta apertura de sucursales y la obtención de registros patronales en los estados y municipios donde los trabajadores desempeñan sus funciones. El marco jurídico que regula la apertura de sucursales y la obligación de registrar a los trabajadores en los registros patronales correspondientes se encuentra principalmente en la Ley del Seguro Social (LSS). Cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad social no solo es una cuestión de normatividad y obligación fiscal, sino también de responsabilidad empresarial.
Domicilio Fiscal y Apertura de Sucursales ante el SAT
Los negocios tienen por obligación que informar ante el Servicio de Administración Tributaria su domicilio fiscal que se establece cuando se inscribe en el RFC o cuando realizan un trámite denominado Cambio de Domicilio. El procedimiento para la apertura de una sucursal se realiza a través del portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para ello, es necesario ingresar al portal del SAT, acceder a la sección correspondiente y presentar la apertura de la sucursal.
Registro Patronal ante el IMSS por Apertura de Sucursal
Una vez que se ha registrado la sucursal a través del SAT, es necesario tramitar un registro patronal ante el IMSS en el estado o municipio correspondiente. Está en el reglamento de la ley, que el patrón deberá tener un registro patronal por cada municipio en el que aperture un centro de trabajo.
Cuestionamientos Comunes sobre el Registro Patronal por Sucursal
Tengo una duda, si una empresa habre una sucursal por primera vez en otro estado de la Republica, es decir, tengo mi matriz en Queretaro y voy a abrir una sucursal en Sinaloa, debo sacar otro registro patronal en esa Entidad o puedo hacer todos los movimientos de afiliacion de trabajadores con el mismo registro que tengo en Queretaro.
Esquemas de Gestión de Múltiples Registros Patronales
Si eres patrón que cuenta con más de un registro patronal, puedes optar por asociar tus certificados digitales al esquema de Control de Matriz y Sucursales, otorgando o retirando a cada certificado digital, los atributos para realizar tus trámites electrónicos. Sin embargo, puede ser que administrativamente, le convenga tener un registro patronal unico (RPU), para controlar todos sus registros patronales en uno solo.
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Control de Matriz y Sucursales
El esquema de control de Matriz y Sucursales permite a una empresa matriz adherir a su Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), la funcionalidad de los NPIE de sus sucursales, y en cualquier momento, solicitar cambio de permisos o disociación de las mismas. Con la adhesión a este esquema, la matriz podrá controlar la transmisión de los movimientos afiliatorios de todos los trabajadores de las sucursales y de la propia matriz, así como otorgar o inhibir permisos para realizar movimientos afiliatorios, consulta y confronta de la emisión.
Requisitos para el Esquema de Control de Matriz y Sucursales
- Contar con un NPIE, Certificado Digital y Registro Patronal vigentes.
- No encontrarse adheridos a otro NPIE matriz.
- Tener el mismo nombre o denominación social que la matriz.
Proceso para la Adhesión al Esquema de Control de Matriz y Sucursales
Lo puedes realizar si eres un patrón, sujeto obligado y representante legal que registró sus certificados en el esquema de Control de Matriz y Sucursales.
Para realizar el trámite no se te solicitará documentación, ya que es un trámite que puedes realizar a través de los servicios en línea disponibles en Internet.
Una vez iniciada la sesión se empezará llenar el formulario en donde de la primera parte se llenará solamente la fecha del movimiento y en caso de contar con Representante Legal se deberá de manifestar el RFC.
La matriz cuenta con un plazo de cinco días hábiles posteriores a la recepción del correo electrónico generado por el Instituto para aceptar la respuesta y firmar en forma electrónica de conformidad la Carta de Términos y Condiciones para la Adhesión de Sucursales que le presenta el sistema con los Números Patronales de Identificación Electrónica autorizados.
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Registro Patronal Único (RPU)
El Registro Patronal Único asignado permite asociar a los registros patronales de los diferentes centros de trabajo, además de poder transmitir los movimientos afiliatorios de todos los trabajadores de los registros patronales de sus asociados y bajo una sola prima del Seguro de Riesgos de Trabajo. En éste módulo se puede presentar la Solicitud de Adhesión para la asignación de un Registro Patronal Único.
Requisitos para la Asignación de un Registro Patronal Único (RPU)
- Tener un número patronal de identificación electrónica (NPIE) y certificado digital vigente.
- Tener el registro patronal vigente.
- Tener al menos un trabajador registrado.
- El registro patronal no debe ser de un registro asociado a un RPU.
Requisitos para Registros Patronales Asociados a un RPU
- Tener el registro patronal vigente.
- Tener la misma razón social del RPU.
- Tener al menos un trabajador registrado.
- No estar asociado su registro patronal a otro RPU.
Consideraciones para Elegir el Esquema Adecuado
Lic. Pepe que variables debo tomar para analizar mi caso, es decir, como saber si me conviene mas sacar un Reg Patronal para cada lugar o me conviene tener un registro patronal Unico. El punto neurálgico es la actividad que van a realizar las sucursales. ASI ES LIC. SE VA A REALIZAR LA MISMA ACTIVIDAD.
Consecuencias de la Vinculación Incorrecta de Trabajadores
Si los trabajadores no son registrados en el estado donde realmente laboran, quedarán vinculados al registro patronal original, lo cual puede complicar la prestación de servicios médicos y el pago de contribuciones. Por ejemplo, en caso de que un trabajador necesite atención médica, deberá acudir al IMSS en el estado donde se encuentra el registro patronal (ej.
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