La integración de códigos de barras y códigos QR en los sistemas de facturación y gestión de productos es fundamental para optimizar la eficiencia y garantizar la autenticidad de los comprobantes. Este artículo detalla cómo asociar productos con códigos de barras, utilizar lectores para la facturación y verificar facturas electrónicas a través de códigos QR, así como herramientas para su generación.
Asociación de Productos con Códigos de Barras
Para asociar un producto con un código de barras, ya sea uno creado para imprimir etiquetas o el código del fabricante, es necesario seguir un procedimiento específico que asegura el éxito tanto en la creación de productos como en la lectura de códigos.
Configuración Inicial del Programa
Para comenzar, deberás personalizar las características del programa. Para asociar cada producto con el Código de Barras que figura en las etiquetas del artículo proveniente del fabricante, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Una vez que se abre la ventana de Configuración de la aplicación, debes ingresar a la pestaña Codificación Automática.
Simplemente debes asegurarte que tanto la casilla de verificación de la opción Código de Barra como la de la opción Productos, ubicadas en el sector inferior de la ventana, ambas figuren SIN seleccionar. Debes verificar que la casilla NO esté seleccionada, para que el programa NO asigne automáticamente un código de barras ni código de producto a cada producto nuevo que ingreses a la base de datos. De forma predeterminada con el programa recién instalado, las casillas de verificación de opciones Productos y Códigos de Barras vienen SIN seleccionar. Una vez que chequeaste estos datos, puedes salir de la ventana de Configuración de la aplicación presionando el botón Cancelar.
Asociar un Código de Barras Principal a un Producto
Para asociar un código de barras a un producto, lo apropiado es ingresar el código en el campo Código del Producto, en la pestaña General en el registro de un nuevo producto. Para ubicar este campo deberás ir al Explorador de Productos presionando F3. Se abrirá el Explorador de Productos y allí deberás presionar el botón Nuevo para poder crear un nuevo Producto.
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Luego de que selecciones un Tipo de producto, se abrirá el Registro de un Nuevo Producto, allí, en la pestaña General, verás el campo llamado Código del Producto. Allí debes escribir el código o ingresarlo mediante la lectura del código que figura en la etiqueta del producto. Si vas a ingresar un código numérico, se sugiere una longitud de no más de 13 dígitos para que se imprima correctamente en las etiquetas. En el caso de usar código alfanumérico se sugiere reducir la cantidad de caracteres. Debes considerar que cada letra se representa con varias barras en el código, lo que aumentará considerablemente la longitud del código de barras y podría exceder el tamaño de las etiquetas. Por eso, sugerimos hacer una prueba de impresión antes de asignar un código alfanumérico. Recuerda que el código numérico estándar es de 13 caracteres.
Recuerda: El código de producto se asigna únicamente en el momento de la creación del producto y no se podrá modificar jamás. Una vez que hayas ingresado el código de barras del producto y si no deseas hacer otra modificación dentro del registro del producto, debes presionar el botón Guardar para que los cambios se registren en la base de datos.
Importación de Códigos de Barras desde Excel
En el caso de que vayas a importar tus productos desde un archivo tipo Excel, en el campo Código de Producto, deberás escribir el valor numérico del Código de Barras de cada producto.
Asociar Múltiples Códigos de Barras a un Producto
Existen productos cuyo fabricante asigna más de un código de barras. En ese caso, debes proceder como se ha indicado para asociar el código de barras principal del producto, ingresándolo en el momento de la creación del nuevo producto en el Campo Código del Producto, pestaña General del Registro del Nuevo Producto. Para asociar códigos de barras adicionales, sigue estas instrucciones.
Para ingresar el segundo código, deberás ir al Explorador de Productos presionando F3 o desde el menú Productos elegir la opción Explorador de Productos. Se abrirá el Explorador de Productos. Puedes ingresar el segundo código de barras en un producto nuevo o en un producto existente en base de datos.
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- Agregar el segundo código en un Producto Nuevo: Al momento de dar de alta un nuevo producto, la creación de un nuevo producto la inicias presionando el botón Nuevo del Explorador de Productos.
- Agregar el segundo código en un producto que ya existe en tu stock: Si vas a agregarle el segundo código de barras a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos, debes seleccionar el producto en el Explorador de Productos y luego presionar el botón Modificar.
En ambos casos, habrás accedido al Registro del Producto y ubicándote en la pestaña Código de Barras. Para ingresar el segundo código, en el campo superior llamado Código Primario debes escribir o efectuar una lectura del código de barras. De esa manera habrás ingresado el segundo código de barras. Si necesitas agregar más códigos, dispones de los campos subsiguientes. Puedes escribir el código, o realizar una lectura con el Lector de Códigos de Barras. Una vez que hayas ingresado el código de barras del producto y si no deseas hacer otra modificación dentro del registro del producto, debes presionar el botón Guardar para que los cambios se registren en la base de datos.
Uso del Lector de Códigos de Barras en Facturación
Una vez que tienes instalado el Lector de Códigos de Barras (preferentemente uno del tipo emulador de teclado), y una vez que hayas establecido las características de configuración y creación de productos, podrás iniciar la lectura de códigos de barras para facturar.
Primero debes ingresar al módulo de facturación:
- Presionando la tecla F7 de tu teclado o
- Usando el icono de la moneda que figura en la barra de iconos, y también puedes hacerlo
- Yendo al menú Ventas y eligiendo la opción Facturación.
Una vez que se abre el módulo de Facturación, realiza los pasos para iniciar un nuevo comprobante: elige el tipo de comprobante, la lista de precios, selecciona un vendedor y un cliente, y presiona la tecla Enter. Confirma los datos que has seleccionado para el nuevo comprobante que estás iniciando, presionando el botón Aceptar.
En el módulo de Facturación, una vez iniciado un comprobante, simplemente debes pasar el lector por el código para que el programa busque al producto asociado a ese código. Para lograrlo deberás posicionarte en el cuadro de búsqueda del módulo de Facturación. Una vez allí, se puede realizar una lectura de código y se abrirá una ventana donde podrás asentar la cantidad de producto a facturar y al presionar el botón Aceptar, se agregará al comprobante.
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Códigos QR en Facturas Electrónicas (CFDI) y su Verificación
Gracias al avance tecnológico, hoy en día, la mayoría de smartphones ya cuentan con la funcionalidad de lector o de generador de código QR o permiten la descarga de una aplicación de este tipo. De entre todas las funciones que te permite esta herramienta o aplicación en tu móvil, ¿sabías que es posible realizar la verificación de facturas electrónicas a través de su código QR?
¿Qué es un Código QR en una Factura?
Hay que destacar que el código QR o Código de Barras Bidimensional en un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) está disponible desde el año 2011, desde que el SAT modificó las características de las facturas. Su fundamento legal está registrado en el artículo 29-A del Código Fiscal Federal (CFF), donde se indica la obligación de que dichas representaciones deben mostrar este código.
Tiempo después, en el año 2017, se realizaron diversas modificaciones al CFDI 3.3, en específico dentro del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Dichos cambios no solo afectaron las especificaciones del archivo XML; también se generaron cambios en su representación impresa y, con ellos, en el Código de Barras Bidimensional (CBB).
Fue a partir de entonces que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció que el CBB o código QR debe de ser impreso en un cuadrado, cuyos lados no sean menores a 2.75 centímetros; que debe tener una resolución igual o superior a los 200/200 puntos por pulgada (DPI) y, además, debe integrar algunos datos del CFDI, a modo de resumen. Estos datos consisten en:
- El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor o del receptor.
- El UUID, que es una cadena de números otorgados por el SAT o por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que efectúa el timbrado de la factura.
- La fecha y hora en la que se generó el CFDI.
- El Código de Barras Bidimensional, llamado así por el número de caracteres de información que puede guardar (éste siempre será diferente en cada factura, debido a la unicidad de la misma y, gracias a esto, es imposible de falsificar).
Importancia de la Verificación de Facturas Electrónicas
Si recibes facturas, recibos o cualquier comprobante fiscal con Código de Barras Bidimensional, es obligatorio que, como contribuyente, realices la verificación de tus facturas y que éstas sean válidas. La lectura del QR es una de las alternativas que puedes usar para la verificación de tus CFDI’s.
Cuando realices alguno de los procesos mencionados para la verificación de facturas, el Servicio de Administración Tributaria te indicará si la encontró o no. Es decir, la institución buscará en su base de datos la factura con la información precisa que verificas y, en caso de que la búsqueda no sea exitosa, podrá atribuirlo principalmente a dos factores:
- Es posible que el CFDI se acaba de emitir y, por lo tanto, deberás esperar un máximo de 72 horas para volver a realizar la verificación de facturas, una vez que se registren debidamente en el SAT.
- La otra opción es la peor: que se trate de una factura falsa. Si es el caso, tendrás que registrar, a través de la aplicación, una solicitud por la no emisión de factura.
Según el artículo 29 del CFF, todos los contribuyentes (tanto personas físicas como morales) que deduzcan o certifiquen facturas electrónicas, pueden verificar si se encuentran validadas por el sistema del SAT. Así es como pueden comprobar que el número de folio de la factura sea correcto y que el certificado del sello digital esté vigente y registrado. El hecho de que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) no esté certificado por el SAT, se considera un delito que acredita la prisión, y conlleva a penas desde tres meses a seis años.
¿Cómo Realizar la Verificación de Facturas con Código QR?
Para realizar la verificación de facturas con código QR o Código de Barras Bidimensional deberás tener un dispositivo que cuente con una aplicación capaz de leer un código QR. Existen dos formas de llevar a cabo la verificación, ya sea desde el lector independiente de tu dispositivo electrónico, o desde la App del Servicio de Administración Tributaria (SAT), llamada SAT Móvil, disponible para descarga desde los sistemas Android o iOS.
Verificación a través de la App SAT Móvil
Aquí te presentamos cómo puedes lograrlo a través de la App de SAT Móvil:
- Ingresa a la App SAT Móvil.
- Selecciona el menú de “Generales”.
- Ingresa a la opción “Verificar Códigos”.
- Coloca el cuadro del lector sobre el código.
- Da clic en “Escanear”.
Al realizar la lectura del código QR, la App, de manera automática, accederá a la página del Servicio de Verificación de Comprobantes Fiscales Impresos, del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI) para mostrar una tabla donde se llenarán los campos de RFC del emisor, la serie (siempre y cuando la tenga), el Comprobante Fiscal (que puede ser desde una factura, un recibo de honorarios o de pagos, notas de crédito, incluso un estado de cuenta, entre otras opciones), el folio del comprobante y el número de aprobación. Una vez concluidos estos pasos, da clic en “Consultar”. Al finalizar el proceso, el sistema te mostrará el resultado de la verificación del CFDI.
Cabe destacar que esta aplicación, además de permitirte verificar la autenticidad de tus facturas, también te ofrece diferentes servicios como:
- Escanear el código para generar la clave dinámica, que funciona como doble método de autentificación de la e.firma portable.
- Generar y restablecer tu contraseña, la cual utilizas para autenticarse mediante la web o la App.
- Visualizar los indicadores económicos y fiscales más importantes que se presentan en el portal web del SAT, pero desde la misma aplicación móvil.
- Acceder desde esta aplicación a todos los videos y tutoriales hechos por el SAT, que explican paso a paso cómo realizar algunos procedimientos o trámites.
- Agendar una cita para acudir a alguna de las sedes del Servicio de Administración Tributaria para realizar un trámite.
Verificación con Lector QR de tu Dispositivo
Si prefieres no descargar la App, entonces lo único que debes hacer es:
- Abrir el lector de QR de tu dispositivo.
- Colocar el cuadro del lector sobre el código.
- Escanearlo.
Cuando la App haya leído el código QR, se abrirá tu explorador con la página del Servicio de Verificación de Comprobantes Fiscales Impresos, en donde deberás seleccionar la opción de “Verificación mediante Lector de Código de Barras Bidimensional”. En automático, la página te mostrará los campos de RFC del emisor, del comprobante fiscal y la serie. En este caso, tú deberás llenar el folio del comprobante y el número de aprobación. Después, deberás de dar clic en “Consultar” y ¡listo! Podrás ver el resultado de la verificación.
Es importante destacar que el Servicio de Verificación de Comprobantes Fiscales Impresos del SICOFI, también cuenta con una opción para la verificación masiva de comprobantes, la cual es de gran utilidad, en caso de que se quiera verificar la autenticidad de más de una factura de manera simultánea.
Aplicaciones para la Gestión de Códigos de Barras y QR
Diversas herramientas y aplicaciones facilitan la generación, escaneo y gestión de códigos de barras y QR, optimizando procesos en la facturación y el inventario.
Creación de Códigos de Barras con Canva
Genera códigos de barras online de forma gratuita con la aplicación generadora de códigos de barras de Canva. Es hora de llevar tu negocio al siguiente nivel profesional con tu propio código de barras personalizado. Con solo unos clics, puedes personalizar el código de barras adecuado a tus necesidades.
Disfruta de la Versatilidad con tus Códigos de Barras
Genera el tipo de código de barras adecuado para los requisitos de datos de tu sector o producto. La aplicación para crear códigos de barras de Canva te permite crear códigos de barras escaneables en los siguientes formatos:
- CODE128
- EAN13
- EAN8
- UPC
- CODE39
- ITF14
- MSI
- PHARMACODE
- CODABAR
Fácil de Integrar en Cualquier Diseño
¿Estás creando tu inventario de camisetas, tazas, bolsos, artículos de papelería y otros productos con Canva? No es necesario cambiar de plataforma para facilitar su seguimiento y gestión. Con la aplicación generadora de códigos de barras, puedes crear e integrar múltiples códigos de barras directamente en tu diseño de Canva.
Proceso de Creación de un Código de Barras en Canva
- Abre Canva: Inicia un nuevo proyecto o abre un diseño existente.
- Encuentra la aplicación generadora de códigos de barras: En la barra lateral izquierda, desplázate hasta encontrar Aplicaciones. Escribe «código de barras» en el campo de búsqueda y selecciona «generador de códigos de barras».
- Elige el tipo de código de barras: En el menú desplegable, selecciona el tipo de código de barras adecuado.
- Personalizar aún más: Introduce los datos del código de barras que deseas codificar en el código de barras generado. Elige un color. Haz clic en «Generar código de barras».
- Incorpóralo a tu diseño: Prepara tu código de barras personalizado en cuestión de segundos. Arrástralo y suéltalo en cualquier lugar de tu diseño.
La aplicación generadora de códigos de barras de Canva crea códigos de barras que pueden ser "leídos" por la mayoría de los escáneres, incluidos los de punto de venta (POS) y similares. Puedes generar varios códigos de barras y aplicarlos directamente en un diseño existente en Canva.
Otras Aplicaciones para la Gestión y Escaneo
Ahora se pueden almacenar códigos EAN para cada producto en 1Tool. El código EAN ya se puede escanear al registrar productos mediante la aplicación 1Tool para iPhone, iPad y dispositivos Android. La app permite registrar productos de forma rápida y sencilla con cualquier smartphone. Para identificar los productos de forma rápida y sencilla, puedes utilizar un escáner de códigos de barras al crear facturas. El producto correcto se selecciona automáticamente en la 1Herramienta durante el escaneado.
Apps de Android y iOS para adquisición de datos, gestión de inventario y recuento de existencias de TEC-IT han sido diseñadas para aumentar su productividad en todas las áreas. Cuentan con escáner de cámara integrado para códigos de barras, códigos QR, reconocimiento de texto (OCR) o el soporte de dispositivos Bluetooth externos. Los datos capturados se introducen en Microsoft Excel, Microsoft Word, Google Sheets o Google Chrome inmediatamente. Las nuevas herramientas Scan-IT to Office Tools amplían las posibilidades enviando los datos capturados a cualquier aplicación Windows o macOS. Los códigos de barras, imágenes, marcas de tiempo, entradas manuales o ubicaciones se capturan en dispositivos Android o iOS. Los servicios en la nube los transfieren en tiempo real a los documentos, hojas de cálculo, bases de datos o aplicaciones de su equipo de escritorio. La app está disponible como demo gratuita o suscripción de pago.
El teclado escanea códigos de barras y lee etiquetas NFC en cualquier app al tocar un botón, manteniendo las funciones habituales del teclado. Los datos leídos se introducen inmediatamente en los campos de la app de destino activa. Teclado Escáner de Códigos de barras/NFC funciona con sus actuales apps y es tremendamente fácil de instalar. Puede escanear códigos de barras de uno en uno o por lotes, puede ajustar prefijos o sufijos (p. ej. simulando la tecla ENTER). El teclado está basado en el teclado estándar de Android y soporta los idiomas, distribuciones de teclado, diccionarios y entrada por voz más importantes. El teclado escáner de código de barras está disponible como versión demo gratuita o en versión completa en Google Play.