Un XML es un archivo que contiene información estructurada de fácil comprensión, que mayoritariamente generan los software de facturación electrónica, en el que se encuentra la información detallada de la factura electrónica. Un documento XML es usado mayoritariamente para transportar datos estructurados, los cuales tienen un significado otorgado por el creador del archivo, si nos centramos en los archivos XML de las facturas electrónicas, se hará referencia a los datos que componen el DTE (Documentos tributarios electrónicos). La estructuración de los datos busca que el intercambio de archivos entre distintas plataformas sea óptimo y legible.
¿Qué es un archivo XML?
XML es un formato basado en texto para representar información de manera estructurada. El lenguaje XML proporciona una plataforma para crear un formato aplicable en el análisis de datos. Su uso se basa en la simplicidad y la generalidad de uso. A la hora de utilizar, recibir y procesar información, se buscaba un archivo que fuera compatible con diversas plataformas para aprovechar el máximo funcionamiento de ambos. Que sea fácil de leer y editar, tanto para personas como para computadoras, pudiendo así almacenar o intercambiar la información que se estime necesaria. Que sea fácil de implementar, programar y aplicar a los distintos sistemas o plataformas.
El XML como comprobante legal y fiscal
El archivo XML de factura es el formato digital oficial que contiene toda la información fiscal de una factura electrónica en México. Es el archivo digital con validez fiscal que contiene todos los datos de una factura electrónica. Al momento de emitir una factura electrónica se generan dos archivos, en formatos XML y PDF. El XML es el archivo donde están todos los elementos de nuestro comprobante, realmente este archivo es el comprobante fiscal digital que se define como un documento digital con validez legal, el cual utiliza estándares técnicos de seguridad internacionalmente reconocidos para garantizar la integridad, confidencialidad, autenticidad, unicidad y no repudio de la Factura; es válido para el SAT y es el que se tiene que resguardar para las auditorías. Ese XML es realmente la factura electrónica y es el archivo xml que se da al cliente. Otro aspecto relevante del documento XML de la factura electrónica, es que éste funciona como comprobante legal de cada operación comercial. El archivo XML es el que tiene relevancia fiscal y el que en realidad debes considerar como comprobante de tus operaciones comerciales. Siempre que pagues por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien, debes exigir que -además del PDF de la factura electrónica- te entreguen el respectivo XML.
XML frente a PDF: la validez fiscal
A diferencia del PDF, que solo es una representación visual, el XML es el archivo que valida la operación ante el SAT. No. El PDF es solo informativo. El archivo XML de factura es el documento oficial con validez fiscal. Al momento de emitir una factura electrónica se pueden generar 2 tipos de archivos, que son, un PDF y un XML. Tienes que enviar el archivo xml (que es el que se valida), puedes enviar el pdf o impresion en papel. Con fecha 28 de diciembre de 2010, dicha regla fue derogada, por lo que se entiende, que las impresiones en papel ya no tienen validez fiscal, solo los archivos xml. Las reglas II.2.23.3.7 solo menciona los requisitos que deben cumplir la impresion de los CFDI, mas no dice que tengan los mismos valores probatorios como el archivo que le dio origen.
Seguridad y validación del XML
Garantizar la veracidad y seguridad de la información, así también del documento mientras se transporta por el internet. Este archivo una vez generado no se puede modificar, porque contiene una cadena y sellado único en cada XML además de que guarda la hora, minuto y segundo de cuando se realizó. A la par de su relevancia fiscal, el XML ofrece altos niveles de seguridad por basarse en la encriptación, por lo que no puede ser interceptada o alterada. Además de su importancia fiscal, el valor de este archivo radica en la seguridad que le brinda a la información tributaria tuya y de tus clientes. Al viajar encriptada, no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. El Servicio de Impuestos Internos (SII) a partir de este archivo realiza múltiples validaciones, tanto de la información del DTE como de la identidad del emisor del documento. Antes de hacer cualquier envío de información al Servicio de impuestos internos (SII), es fundamental verificar que el archivo que se envía sea un XML estructurado correctamente, y que dicho archivo cumple con el Schema XML definido por el SII. La elección del Servicio de Impuestos Internos (SII) recae en la posibilidad de crear etiquetas personalizada, permitiendo describir las partes que componen el documento y el intercambio de documentos entre distintas plataformas. La seguridad de la información de los contribuyentes es un tema serio para el Servicio de Impuestos Internos (SII), por lo que está en una búsqueda constante de cómo mejorar este aspecto, sobre todo en el intercambio de datos entre las distintas plataformas que intervienen en los procesos. Esto ha ayudado a las autoridades a una mejor recaudación y evitar facturas falsas, entre muchas otras ventajas.
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Tipos de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI)
Es importante mencionar, en términos generales, lo que es el CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet, el cual se describe como una factura electrónica que respalda una transacción comercial entre un comprador y vendedor de productos o servicios que se están adquiriendo. Un CFDI es una Factura Electrónica que es expedida por una persona física o moral. Aquí se presentan algunos tipos de comprobantes fiscales digitales:
- Comprobante de Ingreso.
- Comprobante de Egreso: Amparan devoluciones, descuentos y bonificaciones para efectos de deducibilidad y también puede utilizarse para corregir o restar un comprobante de ingresos en cuanto a los montos que documenta, como la aplicación de anticipos.
- Comprobante de Traslado.
- Comprobante de Recepción de Pagos.
- Comprobante de Nómina.
- Comprobante de Retenciones e información de pagos: Se expiden en las operaciones en las cuales se informa de la realización de retenciones de impuestos, incluyendo el caso de pagos realizados a residentes en el extranjero para efectos fiscales y las retenciones que se les realicen; este tipo de comprobante no forma parte del Catálogo tipo de comprobante porque éste se genera con el estándar contenido en el rubro II.
Gestión y descarga del archivo XML
Cuando vendes en línea en México, tarde o temprano necesitas descargar el XML de una factura. Gestionar correctamente el xml de una factura es clave para cualquier vendedor online en México. Muchos sistemas de facturación permiten como obtener el archivo XML de una factura de forma más rápida, siempre que la factura haya sido timbrada ahí. En un software de facturación electrónica como Nubox, cumplir con esta obligación es de lo más sencillo. Para ello, puedes seguir estos pasos:
- Busca la Factura: En la sección de facturación, puedes utilizar el filtro de búsqueda para encontrar la factura específica que deseas descargar.
- Descarga el XML: Dentro de los detalles de la factura, encontrarás una opción para descargar el archivo en formato XML.
Ahora que te has dado cuenta de la importancia de los archivos XML de tus CFDIs como contribuyente, te invitamos a mantener en orden las finanzas de tu empresa para protegerte y evitar problemas posteriores.
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