Las condiciones de pago del SAT son un elemento esencial en la facturación electrónica. Conocer su funcionamiento te ayudará a evitar errores fiscales y garantizará el cumplimiento de las disposiciones de la autoridad fiscal. Las condiciones de pago indican los términos bajo los cuales se liquidará una factura.
Conceptos Fundamentales del SAT en Facturación
En el marco de la facturación electrónica, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) exige que cada comprobante fiscal digital (CFDI) incluya tanto la forma de pago como el método de pago. Dentro de la facturación electrónica, es recurrente confundir los conceptos de método de pago y la forma de pago del CFDI.
Forma de Pago
La forma de pago significa el medio por el cual se realiza el pago, es decir, se debe especificar si el pago realizado fue por efectivo, mediante tarjeta de crédito, vales de despensa, cheque o cualquier otro. El catálogo de formas de pago del SAT incluye claves específicas para cada instrumento. Cada forma tiene implicaciones distintas.
Si alguna vez has emitido o solicitado una factura en México, sabrás que es necesario indicar la forma en que se realizó el pago. En el caso específico de pagos con tarjeta de crédito, existe una clave oficial del SAT qué debes utilizar: la forma de pago 04. Debes usar esta forma de pago cada vez que el cobro se realice con tarjeta de crédito, ya sea personal, empresarial o de servicios, siempre que el pago esté correctamente registrado y vinculado a la tarjeta del contribuyente.
Indica que el pago se realizó con tarjeta de crédito y que el emisor del comprobante debe registrar correctamente la transacción. Es posible usar la clave 04 en compras internacionales, siempre que el pago provenga de una tarjeta emitida por una institución reconocida por el SAT y registrada en México. El voucher bancario y el estado de cuenta son los principales documentos que respaldan este tipo de pago.
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La tarjeta de crédito permite financiar compras con dinero “prestado” por una entidad financiera, mientras que la tarjeta de débito usa fondos del usuario. Las claves garantizan que tu factura sea válida ante el SAT y que el gasto pueda deducirse correctamente si cumple con los requisitos fiscales. Si seleccionas una clave incorrecta, la factura podría no ser deducible o generar discrepancias fiscales. Los freelancers o profesionales independientes deben tener especial cuidado, pues el uso incorrecto de claves puede afectar su deducción anual.
Método de Pago
El método de pago depende si la transacción fue realizada en una sola exhibición o en parcialidades. El método de pago define si la factura será liquidada en una sola exhibición o si se realizará en parcialidades. De acuerdo con el SAT, los métodos de pago se refieren a cuándo se liquida o efectúa el pago de la operación. En otras palabras, el método dependerá si éste se realizó en un solo pago o en parcialidades. En el CFDI debes establecer tanto el Método como la Forma de Pago, pues es requisito.
El Método de pago PUE (Pago en una sola exhibición) se utiliza cuando el pago se liquida al momento de emitir la factura. Consiste en efectuar el pago completo por la adquisición de un bien o servicio en el momento de la transacción, sin diferir ningún pago. En otras palabras, si la operación se paga al momento de realizarse, se debe indicar que es un “Pago En Una Sola Exhibición (PUE)”.
El Método de pago PPD (Pago en parcialidades o diferido) se utiliza cuando se espera recibir el pago por un bien o servicio en una fecha posterior o de forma diferida a su adquisición. Esto incluye cuando se recibe un pago parcial al momento de emitir el CFDI. En ambos casos (pagos diferidos o parciales), la modalidad de pago que se debe seleccionar es “99, por definir”.
| Tipo | Clave/Código | Descripción |
|---|---|---|
| Forma de Pago | 03 | Transferencia electrónica de fondos |
| Forma de Pago | 04 | Tarjeta de crédito |
| Forma de Pago | 28 | Tarjeta de débito |
| Forma de Pago | 99 | Por definir (cuando aún no se conoce la forma de pago al momento de emitir la factura) |
| Método de Pago | PUE | Pago en una sola exhibición |
| Método de Pago | PPD | Pago en parcialidades o diferido |
Complemento de Recepción de Pagos (CRP) y CFDI
El próximo 1 de julio entrará en vigor la nueva versión del Comprobante Fiscal Digital (CFDI) requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Los contribuyentes podrán seguir usando el actual CFDI 3.2 hasta el último día de noviembre (periodo de convivencia) y a partir de entonces podrán migrar a la versión 3.3, volviéndose obligatorio utilizar el nuevo sistema a partir del 1 de diciembre de este año. Una de las cuestiones más importantes para esta nueva versión es el Complemento de Recepción de Pagos.
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Esta factura deberá expedirse por la recepción de pagos en parcialidades y en los casos en que se reciba el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero ésta no sea cubierta al momento de la expedición de la misma, incluso cuando se trate de operaciones a crédito y estas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión de la factura correspondiente.
Muchos contribuyentes realizan cobros a plazos o a crédito, para esta cuestión se deberá emitir primero una factura que describa la venta. Si se vende a crédito o a plazos, esa forma deberá indicar en el método de pago “N/A” o “No aplica” o cualquier expresión análoga, dado que todavía no se cobra.
Una de las dudas más frecuentes en la generación de los CFDI de Pago es qué hacer cuando se emite el complemento por el pago de una factura con nota de crédito. Únicamente debe agregarse como “Documento Relacionado” la factura (CFDI de Ingreso) que ampara la venta o la prestación del servicio. Por ejemplo, se puede considerar una operación con pago diferido (PPD) por $1276.00 MXN en total, a la que posteriormente se aplica una Nota de crédito.
Tipos de Condiciones de Pago Comunes
Las condiciones de pago desempeñan un papel fundamental al negociar un contrato, y un conjunto eficiente de estas condiciones debe ser beneficioso para ambas partes involucradas. Su objetivo debe ser agilizar el proceso de cobro por parte de sus clientes y minimizar cualquier inconveniente que puedan experimentar. Para mantener una gestión financiera saludable en su empresa, es importante que sus condiciones de pago estén alineadas con sus planes de negocio.
Pago por adelantado
Es posible solicitar a los clientes que realicen un pago por adelantado por los servicios prestados. La facturación por adelantado puede mejorar su flujo de caja y reducir el riesgo de perder dinero. Cobrar por adelantado puede ser una gran ventaja para las empresas; muchas de ellas hacen más atractivo el trato ofreciendo descuentos a los clientes que pagan todo por adelantado. Por ejemplo, si dirige un negocio de fotografía de eventos, podría considerar requerir el pago completo o un depósito antes de la celebración del evento, especialmente para mitigar el riesgo de cancelación. El pago anticipado se realizará al momento que el cliente abona de manera anticipada, la totalidad de la transacción.
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Pago del 50% por adelantado
Una alternativa es solicitar un pago parcial equivalente al 50 % del costo total de la compra por parte del cliente. Los pagos parciales pueden proporcionar el capital circulante necesario para concluir un proyecto para el cliente. Al mismo tiempo, pueden ser beneficiosos para los clientes al permitirles dividir los costos en pagos más manejables. Los pagos más pequeños para sus clientes también pueden beneficiar a su empresa, en forma de un aumento de las ventas y un mayor valor de los pedidos. Por ejemplo, si administra un lugar para bodas, un depósito del 50% puede ser una opción viable si un cliente no puede o no desea efectuar el pago completo por adelantado. Si opta por estas condiciones, es importante definir claramente cuándo se espera recibir el 50 % restante.
Acuerdos de pago a plazos
También es posible considerar la opción de aceptar pagos parciales o a plazos mediante acuerdos de pago que se basan en hitos del proyecto o en el transcurso del tiempo. En ocasiones, las empresas subdividen proyectos extensos en hitos y permiten que los clientes realicen pagos en función de cada hito alcanzado. Puede basar los acuerdos de pago a plazos en el tiempo (por ejemplo, cada tres meses) o en la entrega de una parte específica del proyecto. Estos acuerdos a plazos se asemejan a las condiciones de pago en cuotas de líneas de crédito, pero se basan en el pago en efectivo. Por ejemplo: podría optar por dividir el costo total para el cliente en una serie de pagos mensuales más pequeños. Servicios como Afterpay ahora hacen que esta opción sea viable para vendedores, como Sunglass Hut, permitiendo a los clientes adquirir productos y pagarlos a lo largo de varios meses.
Líneas de crédito
Las líneas de crédito ofrecen a los compradores crédito para productos y servicios. Los clientes pueden entonces pagar el resto según el calendario de pagos acordado. No obstante, ofrecer crédito a través de su empresa conlleva algunos riesgos, ya que el cliente podría no cumplir con el pago. Esta forma de financiamiento al cliente normalmente es utilizada por organizaciones de mayor envergadura en lugar de las pequeñas empresas. Ejemplo: Una empresa de construcción que ha obtenido un contrato sustancial podría no contar con los recursos financieros necesarios para comenzar el proyecto hasta que se reciba el pago con anterioridad. En cambio, al recibir una línea de crédito de su acreedor (un banco), puede utilizar este crédito para completar el proyecto y reembolsarlo a medida que recibe el pago del cliente.
Pago Inmediato
El pago inmediato, también conocido como pago a la entrega, implica que la transacción debe ser saldada inmediatamente después de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. Ejemplos de condiciones de pago inmediato incluyen el pago contra reembolso o el pago en el momento de la recepción. Es posible incluir en el contrato una cláusula que le otorgue el derecho a recuperar los bienes si el cliente no realiza el pago de manera inmediata. Ejemplo: una empresa de entrega de pizzas suele solicitar el pago contra reembolso tan pronto como el cliente recibe el producto. El pago al contado se da al momento que el cliente paga en el momento de la transacción.
Neto X días
Estos términos hacen referencia al número de días en los cuales debe realizarse el pago. Por ejemplo, "neto 30" (o "n30") significa que el comprador debe liquidar su cuenta en un plazo de 30 días a partir de la fecha indicada en la factura. Utilizando términos "netos 30", si la factura se emite el 9 de marzo, los clientes deben efectuar el pago antes del 8 de abril. Elegir condiciones de pago netas puede ser un inconveniente para usted como empresario, ya que habrá terminado el proyecto o entregado el producto sin recibir ingresos. Sin embargo, los clientes pueden preferir estos plazos. Trate de encontrar un plazo que funcione tanto para usted como para su cliente. Ejemplo: Muchos freelancers trabajan a 30 días netos. En este caso, sus clientes solo pagan las nóminas una vez al mes, por lo que todo lo que se haya completado en el último mes se pagará en los próximos 30 días. En el caso de las facturas con pago a “Crédito”, existe un plazo máximo que normalmente no supera a 180 días desde su emisión y desde este vencimiento el pago no debe superar los 30 días. Si el pago no se realiza dentro de este plazo, el emisor puede cobrar intereses.
Suscripciones y anticipos (retainers)
Las condiciones de pago de las suscripciones y los retenedores requieren que los clientes paguen periódicamente, por ejemplo, mensual o anualmente. Normalmente, las empresas con acuerdos de retención emiten facturas a los clientes de forma recurrente. La automatización de la facturación de los pagos periódicos puede ser de gran ayuda. Ejemplo: los contratos de retención son habituales, por ejemplo, en el caso de los abogados, que exigen un anticipo antes de empezar a trabajar y facturan automáticamente una cantidad fija cada mes.
Pago anticipado con descuento
También puede incentivar a sus clientes para que paguen por adelantado. Por ejemplo, ofrezca un descuento del 5% si el cliente paga el saldo total antes de la fecha de vencimiento. Con los primeros pagos todos ganamos: los clientes reciben un descuento en sus productos o servicios, y usted dispondrá de capital suficiente para completar el proyecto. Ejemplo: las ventajas de los pagos por adelantado pueden ser particularmente atractivas para mayoristas que desean (y pueden permitirse) aceptar un pequeño recorte en los ingresos a cambio de recibir un flujo de caja de una sola vez.
Cómo Elegir las Mejores Condiciones de Facturación
La elección de las condiciones de facturación de su empresa puede ser la base de su estabilidad o una fuente de desafíos. Hay algunas consideraciones que conviene tener en cuenta antes de fijar los plazos.
Tenga en cuenta el flujo de caja
¿Siempre se queda sin dinero a final de mes? ¿O le cuesta arrancar a principios de mes por falta de dinero? Este es el resultado de tener un problema de flujo de caja. La mejor opción en cuanto a condiciones de facturación es la que le permite disponer de dinero en el bolsillo lo antes posible. Las siguientes opciones podrían ser una buena opción:
- Pagar la totalidad por adelantado
- Pagar el 50 % por adelantado
- Establecer pagos a plazos, con el primer pago venciendo al momento de realizar el pedido
Tenga en cuenta las normas del sector
Cada industria tiene sus propias normas y expectativas en cuanto a los plazos de pago. Una investigación rápida puede darle una idea más clara de las normas de su sector. Por ejemplo, un proveedor de bodas y un salón de belleza. Es normal que los proveedores de bodas soliciten pagos a plazos durante todo el proceso de reserva porque:
- Sería arriesgado cobrar un gran pago al final
- Se requiere mucho trabajo por parte del proveedor por adelantado
- Suele ser caro de planificar y coordinar
Por otro lado, una peluquería suele ofrecer pago contra reembolso porque:
- Es un riesgo menor: que no paguen una vez no quebrará el negocio
- Es un trabajo de pocas horas, no de meses
- Puede ser relativamente barato, dependiendo del servicio
Revisar el historial del cliente
¿Se encuentra usted persiguiendo al mismo cliente mes tras mes para que le pague? Puede que haya llegado el momento de reevaluar su relación y sus condiciones de pago. Los clientes notoriamente retrasados o morosos pueden necesitar un ajuste a una política más estricta que incorpore cualquiera de las siguientes condiciones: pago por adelantado, contra reembolso o al menos el 50 % por adelantado. Por otro lado, si trabaja usted con un cliente que tiene un historial perfecto, puede considerar recompensar su puntualidad con una opción de pago anticipado y un descuento, con el fin de fortalecer la relación y fomentar la lealtad.
Considerar la posibilidad de añadir recargos por demora y condiciones de interés
Como mencionamos previamente, los incentivos (en diversas formas) pueden ser un fuerte motivador para cumplir con los pagos a tiempo. La aplicación de recargos por demora e intereses puede servir como un fuerte incentivo para garantizar que las facturas sean abonadas puntualmente. Antes de implementar nuevas condiciones de pago, es fundamental comunicarlas a los clientes. Aquí le ofrecemos algunos consejos para hacerlo de manera respetuosa:
- Envíe un correo electrónico de actualización a su lista de clientes, asegurándose de que las fechas y detalles relevantes estén claramente indicados.
- Agregue la nueva política a todas sus próximas facturas de forma bien visible (salvo acuerdos contractuales en torno al pago).
- Realice una llamada de cortesía a los clientes con retrasos en los pagos para recordarles su saldo pendiente y cómo se verán afectados por las nuevas condiciones.
Determinar el tamaño de la factura
Las pequeñas empresas, como las de construcción de sitios y diseño web, pueden asumir una factura elevada por un proyecto de gran envergadura. Para remediar el riesgo, es probable que pidan un depósito antes de empezar. Como empresario en esta situación, debe:
- Evaluar el tamaño de la factura: Preguntarse si se siente cómodo asumiendo dicho riesgo.
- Examinar el flujo de caja: Asegúrese de que puede permitírselo si el proyecto fracasa.
- Tomar una decisión basada en hechos: algunos clientes antiguos pueden sentirse seguros si le piden que asuma ese riesgo, tome su decisión basándose en su historial de pagos y en los hechos, no solo en la confianza.
Las soluciones para facturas de gran envergadura, (pero arriesgadas) incluyen plazos y depósitos. Las condiciones de pago más habituales para las facturas más pequeñas (menos arriesgadas) son los planes de 30 netos o el pago contra reembolso.
Controlando las Formas de Pago y las Opciones Modernas
Además de controlar los plazos de pago, también puede decidir cómo le pagan los clientes. Incluya sus opciones de pago en las condiciones de su factura. Establecer las expectativas de sus métodos de pago preferidos no solo facilita el proceso de pago, sino que también previene confusiones en el futuro. Una forma efectiva de definir sus políticas de pago es hacer que el proceso sea lo más cómodo posible para el cliente. Por ejemplo, es posible que esté acostumbrado a recibir cheques físicos o pagos en efectivo. Sin embargo, ampliar los métodos de pago aceptados aumentará la probabilidad de que los pagos se realicen puntualmente. Dos de los métodos de pago más modernos que puede considerar son las facturas electrónicas y el pago con tarjeta de crédito.
Facturas Inteligentes (Electrónicas)
Programas como QuickBooks permiten a los clientes realizar pagos en línea en cualquier momento utilizando facturas inteligentes habilitadas para el pago. Con las facturas inteligentes, los clientes pueden efectuar pagos mediante tarjetas de crédito, tarjetas de débito y transferencias bancarias automatizadas (ACH). También es posible configurar facturas automáticas y recurrentes, lo que elimina la incertidumbre relacionada con la facturación. Si no opta por facturas periódicas, puede enviarlas directamente al cliente por correo electrónico, proporcionando un enlace para el pago. Estas funciones resultan especialmente útiles si mantiene contratos continuos.
Pagos con Tarjeta de Crédito
También puede aceptar pagos con tarjeta de crédito. Puede solicitar que el cliente le proporcione un número de tarjeta de crédito, o puede aceptar pagos móviles con la aplicación QuickBooks GoPayment, que viene con el hardware necesario para aceptar las principales tarjetas de crédito y débito utilizando solo su dispositivo móvil. Tenga en cuenta, sin embargo, que hay comisiones asociadas a los pagos con tarjeta de crédito. Algunos empresarios deciden pagarlas ellos mismos, mientras que otros optan por trasladarlas a los clientes. Si decide esta última opción, debe especificarlo claramente en el contrato. El contrato debe explicar claramente que cobrará al cliente una comisión por tarjeta de crédito si elige este método de pago.
Consejos para una Gestión Eficaz de las Condiciones de Pago
Aunque no existe una estrategia única para todos los casos, hay consejos sobre las condiciones de pago que pueden ayudarle a hacer el trabajo de forma más eficaz. Estos son algunos de ellos:
Definir sus condiciones en un contrato
Ayuda con: Evitar disputas sobre pagos y plazos de pago. En algunos sectores, es esencial negociar los términos de pago con el cliente antes de comenzar a trabajar juntos. Colaboren para determinar el enfoque adecuado para ambas partes. Cuando lleguen a un consenso, incluya las condiciones en el contrato. Documentar las condiciones en un contrato le brinda una posición legal en caso de que el cliente no realice pagos a tiempo. Si el cliente no cumple con los pagos y no responde a las facturas vencidas, es posible que deba tomar acciones legales para recuperar los fondos. Una factura no es un documento legal en sí mismo, así que, si no dispone de un contrato, no tendrá ninguna base legal. Un contrato es también el lugar perfecto para indicar las comisiones por demora que piensa imponer. ¿Habrá recargos por demora? ¿Existirán penalizaciones por falta de pago? Un contrato de acuerdo de pago sirve para proteger a ambas partes, por lo que es conveniente ser meticuloso.
Realice facturas a tiempo para obtener pagos puntuales
Ayuda a: reducir la frecuencia de los retrasos en los pagos. Una práctica útil es crear y enviar una factura tan pronto como finalice un pedido o servicio. Los retrasos pueden provocar pagos tardíos o interrupciones del flujo de caja. El flujo de caja representa la base financiera subyacente de las operaciones empresariales. Recibir pagos a tiempo le permite concentrarse en las actividades diarias y el crecimiento de su empresa.
Implemente la Facturación en Línea
Ayuda con: facilita la gestión de pagos. En FINCRED sabemos que evitar malos procedimientos y contingencias es clave para el éxito de cualquier negocio. Partamos recordando, que las facturas son documentos tributarios esenciales para validar la compra y venta de bienes o servicios.