La utilización de herramientas tecnológicas en la administración tributaria en México tiene su origen el 5 de enero de 2004, debido a que fue publicado en el Diario Oficial de la Federación una reforma al Código Fiscal de la Federación, donde se incluyó el Capítulo II denominado “De los Medios Electrónicos”, en el Título I “Disposiciones Generales”. Estos medios electrónicos son los canales mediante los cuales las autoridades fiscales federales se comunican con los contribuyentes, estando contemplados en el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y la Resolución Miscelánea Fiscal.
I. Firma electrónica avanzada y documentos digitales
Cuando las disposiciones fiscales obliguen a presentar documentos, éstos deberán ser digitales y contener una firma electrónica avanzada del autor. Se entiende por documento digital todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. En los documentos digitales, una firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente sustituirá la firma autógrafa del firmante, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes fiscales otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.
Para estos efectos, se deberá contar con un certificado que confirme el vínculo entre un firmante y los datos de creación de una firma electrónica avanzada, expedido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuando se trate de personas morales y de los sellos digitales previstos en el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, y por un prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México cuando se trate de personas físicas.
Características y validez de los certificados
La firma electrónica avanzada (e-firma) es única, es un archivo seguro y cifrado que incluye una firma caligráfica. Para los efectos fiscales, los certificados tendrán una vigencia máxima de cuatro años, contados a partir de la fecha en que se hayan expedido. Antes de que concluya el periodo de vigencia de un certificado, su titular podrá solicitar uno nuevo.
II. El Sello Digital y su importancia
El Sello Digital es un mensaje electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente y estará sujeto a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica avanzada. El sello digital identificará a la dependencia que recibió el documento y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado.
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El Servicio de Administración Tributaria especifica que los certificados de sello digital son expedidos por dicha institución para un propósito específico: firmar digitalmente las facturas electrónicas. El contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de las facturas electrónicas que emita, garantizando con dicha operación el origen de la misma, la unicidad y las demás características que se heredan de los certificados de firma electrónica avanzada.
Tabla: Comparativa de elementos tecnológicos
- Documento Digital: Mensaje de datos generado o archivado por medios electrónicos.
- Firma Electrónica (e-firma): Datos que permiten cifrar información para identificar al autor legítimo.
- Sello Digital: Mensaje que acredita la recepción por la autoridad y valida la integridad de facturas.
III. Restricción y cancelación de certificados
Las autoridades fiscales pueden restringir temporalmente el uso del certificado de sello digital cuando detecten irregularidades, como la omisión en la presentación de declaraciones anuales o provisionales, la no localización del contribuyente en su domicilio fiscal, o cuando se detecte que los comprobantes fiscales emitidos se utilizaron para amparar operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.
Los contribuyentes a quienes se les haya restringido temporalmente el uso del certificado de sello digital podrán presentar, en un plazo no mayor a cuarenta días hábiles, la solicitud de aclaración a través del procedimiento que determine el Servicio de Administración Tributaria para subsanar las irregularidades detectadas. La autoridad fiscal deberá emitir la resolución sobre dicho procedimiento en un plazo máximo de diez días, contado a partir del día siguiente a aquél en que se reciba la solicitud correspondiente.
Los certificados que emita el Servicio de Administración Tributaria quedarán sin efectos cuando:
- Lo solicite el firmante.
- Lo ordene una resolución judicial o administrativa.
- Fallezca la persona titular del certificado.
- Se disuelvan, liquiden o extingan las sociedades.
- Transcurra el plazo de vigencia del certificado.
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