El proceso de facturación en Colombia presenta reglas como en cualquier otro país. El concepto de la factura colombiana puede expresarse en estas palabras: “Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio” (Colombia, Ley 1231/2008). En el caso de la venta de productos, la factura debe ser proveída al comprador en el momento de la operación comercial.
Su obligatoriedad en la emisión de la factura se aplica a personas jurídicas (Empresas) y personas naturales, y está contemplado en el artículo 615 del E.T.
Se observa que no existe para la factura un modelo “estándar” otorgado por el gobierno, ésta solo debe contener la totalidad de los requisitos del Estatuto Tributario -E.T.
De igual manera, existe otro documento fiscal colombiano denominado nota crédito, que se utiliza en transacciones de compra y venta, en el caso de requerirse la cancelada-retirada o retroceso de la operación o de que exista inconsistencia de la información. Se dice que también el documento nota crédito será electrónico.
Las obligaciones fiscales de los documentos del emisor se encuentran en el art.
Lea también: Estatuto Tributario: Parágrafo 3 del Artículo 437
Factura Electrónica en Colombia
Colombia fue uno de los primeros países de América Latina en establecer en su legislación la posibilidad de un documento fiscal en formato electrónico. Los registros se remontan a 1996.
Esta investigación da a conocer las ventajas y beneficios de la implementación de la factura electrónica en Colombia y el papel que desempeña el gobierno. El estudio del caso colombiano es significativo puesto que la normatividad para su uso es una de las más antiguas de América Latina. Otro aspecto es el estudio de los últimos avances en el uso de las TIC y los procedimientos de expedición de los documentos fiscales por parte del gobierno.
Analizando el fragmento: “[…] que para efectos fiscales debe […]”; puede argumentarse que la factura electrónica sirve como soporte para las transacciones civiles y para propósitos tributarios, aspectos requeridos que deben estar presentes al emitir el documento fiscal (Decreto 1929/2007). Este decreto contempla las fases de emisión, entrega, aceptación y conservación de la factura electrónica, en la cual debe “[…] ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos […]”.
La expresión “[…] que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación […]”, señala una preocupación por la información electrónica. Por lo tanto, el emisor o el tercero delegado para la expedición de este documento electrónico debe garantizar la autenticidad e integridad de la información en el momento de la creación de factura electrónica para su conservación.
Ahora bien, la preocupación por los documentos electrónicos se refiere a la seguridad que debe tener este tipo de documento y su legalidad. García Barrera (2010) argumenta que debe existir una regulación nacional sobre la informática y su relación con el derecho, el internet y el intercambio electrónico de datos (EDI), especialmente en el caso del documento electrónico. En el ámbito del derecho es importante tratar del valor o efectos legales del documento electrónico, y no solo de la mera firma, la cual, por si sola, no tiene ningún valor.
Lea también: Estatuto Tributario: Artículo 369
El uso de la factura electrónica en Colombia no es obligatorio; es decir, por parte del gobierno no se plantea la obligación de que los contribuyentes la utilicen, por lo tanto, el contribuyente mismo es quien decide utilizar o no la factura electrónica. Hay que señalar que, en Colombia, al no ser obligatoria la facturación electrónica, existen otras modalidades de facturación (papel, por computador, máquina registradora POS).
La Resolución 14465 de 2007 (Colombia, Resolución 14465/2007) determina los procedimientos para el funcionamiento de la factura electrónica. Cuando una organización desea facturar electrónicamente, su representante legal debe presentar la solicitud en la DIAN. La información de la participación de un tercero, proveedor de servicios, en el proceso de facturación; en este caso la Razón Social y el NIT deben ser notificados.
Los criterios exigidos por la ley colombiana para emitir la factura pueden causar disonancias entre los criterios existentes. Una alternativa sería el uso de un tercero (outsourcing) que posea esta calificación y pueda ofrecer estos servicios. El artículo 13 de la Ley 527 de 1999 (Ley 527/1999) señala que el envío, recepción y almacenamiento de los datos se pueden subcontratar (outsourcing).
Un paso importante hacia la adopción de la factura electrónica es la numeración de las facturas. El número de la factura es controlado por la DIAN en base a la solicitud de numeración de factura electrónica. Dicha numeración tiene un periodo de vigencia de dos años. El contribuyente deberá solicitar una nueva numeración en caso de que se agoten las facturas validadas. El sistema informático (software) debe asegurar que el número de factura sea único. La numeración puede tener caracteres alfanuméricos para distinguir las facturas de productos y servicios. La DIAN tiene 15 días para aprobar o rechazar la solicitud. Una vez se produce la concesión de la enumeración, la DIAN le proporcionará una clave técnica. Esta clave permite junto con otros datos obtener el contenido técnico de control. Se puede citar el ejemplo: 13a885fe8ca788d3ff3c077d76e9d965.
El artículo 17 de la Ley 527 de 1999 (Colombia, DIAN, Ley 527/1999), señala que la factura electrónica será posible cuando el remitente sabe que la empresa va a enviar los datos electrónicamente. Es decir, el proveedor tendrá que expresar su aceptación para ser emitida. Una alternativa es el acuerdo entre las partes. Además de este acuerdo con los destinatarios de la factura, una copia debe ser enviada a la DIAN.
Lea también: Implicaciones del Artículo 383
El artículo 5 (Colombia, DIAN, Resolución 14465/2007) establece el cese de operaciones con factura electrónica.
Cuando se presenten circunstancias que impidan el uso de la factura electrónica tales como: liquidación de la persona jurídica o asimilada, fusión por absorción o fusión por creación, cuando la sociedad o sociedades absorbidas o fusionadas facturaban electrónicamente.
Proceso de la Factura Electrónica Colombiana
Con el fin de detallar el proceso de la factura electrónica colombiana, la dividen en tres etapas: 1. facturación; 2. recepción y 3. La emisión se puede atribuir a la venta de un producto o servicio. En caso de una devolución, se llama nota crédito.
En este artículo se explicarán los momentos importantes del flujo de la factura electrónica en Colombia.
Momento 1. Ingreso
En el caso de una venta, ésta comienza en el entorno del emisor (vendedor / proveedor). Surge de la entidad emisora por la necesidad de emitir una factura con el fin de vender productos o servicios. El mismo artículo (Colombia, DIAN, Ley 527/1999, artículo 12), señala que el proceso de conservación de datos de la factura electrónica debe seguir el formato que les dio origen. Los datos deben ser almacenados en el mismo formato que se ha generado, por lo tanto, si los datos se generaron en XML, la factura debe ser mantenida en este formato. Otro ejemplo, si se ha generado en PDF se debe mantenerse como PDF. Es probable que esta preocupación radique en el hecho de que los posibles formatos de conversión pueden justificar un cambio en la información generada. Esto evita que el destinatario obtenga datos diferentes de los que se han generado.
Un punto importante es el conocimiento de la información necesaria para emitir la factura electrónica. El artículo 9 de la Ley 527 de 1999 (Colombia, DIAN, Ley 527/1999), considera esencial la integridad de un mensaje de datos en la factura electrónica, a excepción de los actos previstos en la ley, por lo tanto, la información emitida y recibida debe ser completa.
Momento 2
Momento 3
La fecha límite para la entrega de esta obligación es bimestral: tanto el remitente como el destinatario deberán regirse por los bimestres, según el calendario.
Si el emisor de las facturas no puede enviar su información, deberá dirigirse físicamente a la DIAN, con una copia de ella e informar el motivo que le impidió subir la información a la plataforma de la DIAN (plataforma tecnológica llamada Muisca), siguiendo el procedimiento fiscal contemplado en la legislación colombiana (Colombia, Resolución 14465/2007, artículo 11).
El Decreto 1929 (Colombia, Decreto 1929, artículo 13/2007) establece las obligaciones de información relativas a la factura electrónica. La DIAN como unidad de control puede requerir la información con el objetivo de verificar la exactitud del contenido de una declaración tributaria. El hecho de que el emisor / receptor no presente la información tendrá consecuencias penales, por lo tanto, es de vital importancia y cuidado el almacenamiento de los datos.
Sanciones
Las sanciones por incumplimiento incluyen:
- Hasta del 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida, se suministró en forma errónea o se hizo en forma extemporánea, sin exceder los 15.000 UVT (unidad de Valor Tributario).
- Quienes estén obligados a expedir facturas y lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h), e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT.
El modelo de la factura electrónica colombiana no se diferencia mucho de la factura física. Un hecho que reduce la adopción del proceso se refiere a la no obligatoriedad del uso de la factura electrónica.
tags: #articulo #615 #estatuto #tributario #explicacion