Si estás por abrir tu propio negocio, ¡felicidades por tu nuevo emprendimiento! Por ello hemos creado este artículo sobre todo lo que debes saber sobre el Régimen de Actividad Empresarial y Profesional. También conocido como RAEP, este régimen es para todos aquellos individuos que realizan actividades empresariales y profesionales y no establece ningún límite de ingresos. El Régimen de Actividad Empresarial y Profesional es el régimen fiscal más completo para personas físicas en México. Si eres freelancer, consultor, médico, abogado, arquitecto o tienes un negocio propio, aquí te explicamos todo lo que necesitas saber sobre tus impuestos.
¿Quiénes Pertenecen a Este Régimen?
Al llevar a cabo una actividad económica, ya sea comercial, industrial o de servicios profesionales, los individuos asumen una serie de responsabilidades fiscales. El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el esquema fiscal del SAT diseñado para personas físicas que operan negocios comerciales o prestan servicios independientes.
¿Profesional o Empresarial? ¿Puedes ser ambos? Sí. En este régimen, con respecto a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) título cuarto, se ubican los contribuyentes que generan ingresos a partir de actividades comerciales, industriales, de autotransporte, agrícolas, de pesca, ganaderas y de servicios sin importar su nivel de ingresos cuyo objetivo es tributar en un régimen fiscal adecuado para ellos.
Contribuyen, en este régimen, locales comerciales como pueden ser restaurantes, tiendas de abarrotes, escuelas, etcétera. Asimismo, las personas físicas residentes en el extranjero que tengan uno o varios establecimientos permanentes en el país, pagarán el ISR en los términos de la referida Sección I, por los ingresos atribuibles a los mismos, derivados de las actividades empresariales o profesionales.
Entre los perfiles que pertenecen a este régimen se encuentran:
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- Profesionistas independientes: médicos, abogados, contadores, arquitectos, psicólogos.
- Freelancers y consultores en cualquier área.
- Artistas e influencers con ingresos por su actividad creativa.
- Personas con negocios propios (tiendas, talleres, restaurantes pequeños).
Diferencia entre Persona Física y Persona Moral
Para conocer cuáles son las obligaciones de una persona física con actividad empresarial, primero hay que tener en claro la diferencia entre una persona física y una persona moral. Esto es muy sencillo: las personas físicas son cualquier contribuyente, ya sea profesionista, transportista, comerciante, ganadero, etcétera; a diferencia de una persona moral que puede ser una empresa, asociación civil o una sociedad mercantil cuya razón social es independiente a la o las personas que conformen dicha persona moral.
Características de las Personas Físicas con Actividad Empresarial
Entre las principales características de una persona física se encuentran las siguientes:
- Tienen obligaciones al alcanzar la mayoría de edad (en México a los 18 años).
- Poseen un cuerpo material y estado civil, a diferencia de las personas morales.
- Pueden tener nacionalidad mexicana o contar con otra nacionalidad.
Impuestos en el Régimen de Actividad Empresarial y Profesional
El cálculo de impuestos es un componente esencial en la actividad empresarial, y dos de los impuestos más relevantes en este contexto son el Impuesto sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
1. Impuesto sobre la Renta (ISR)
El ISR es el impuesto principal y se calcula sobre tu utilidad fiscal (ingresos cobrados menos gastos pagados). Las tasas son progresivas y van desde el 1.92% hasta el 35%. Este impuesto se aplica sobre las ganancias obtenidas durante un determinado ejercicio fiscal y su tasa varía según diferentes rangos de ingresos. En México, las tarifas del ISR oscilan entre el 1.92% y el 35%, dependiendo de los ingresos netos anuales del contribuyente. Por ejemplo, un contribuyente con un ingreso neto de hasta $6,942.20 debe pagar el 1.92% de ISR. El cálculo del ISR implica también deducciones autorizadas, lo que puede reducir significativamente el impuesto a pagar. Estos gastos deducibles pueden incluir alquileres, sueldos, gastos operativos, entre otros.
2. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Si tus servicios están gravados, debes cobrar el 16% de IVA. Este impuesto indirecto se aplica sobre los bienes y servicios y se traduce en un 16% sobre el precio de venta. El IVA se cobra al consumidor final y el empresario actúa como un intermediario en su recaudación. En tu declaración mensual, restas el IVA que pagaste en tus gastos (IVA acreditable) del IVA que cobraste a tus clientes, y pagas la diferencia.
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Acumulación de Ingresos
De acuerdo con el artículo 102 de la LISR, los ingresos se acumularán hasta que efectivamente se perciban; es decir, cuando se cobren en efectivo, en cheque, en bienes o en servicios, aun cuando correspondan a anticipos, a depósitos o a cualquier otro concepto, sin importar el nombre con el cual se les designe. Igualmente se considera percibido el ingreso cuando el contribuyente reciba títulos de crédito emitidos por una persona distinta de quien efectúa el pago. También se entiende como efectivamente percibido el ingreso, cuando el interés del contribuyente quede satisfecho mediante cualquier forma de extinción de obligaciones, siempre que el creador de la obra expida el comprobante fiscal respectivo.
Por ejemplo, una persona física que realiza actividades empresariales, le vende una computadora a una sociedad civil en $ 20,000.00 (sin IVA), y ésta a su vez le presta servicios contables, emitiendo un recibo de $ 8,000.00. Suponiendo que al momento de prestar el servicio la sociedad civil no ha pagado a la persona física la computadora, en ese momento esta última debe de considerar como cobrado el ingreso por la venta de la computadora y la sociedad civil como cobrado el ingreso por el servicio contable, hasta por la cantidad de $ 8,000.00, independientemente que las partes hayan acordado pagarse una y la otra sus cuentas por pagar en fechas distintas.
Obligaciones y Fechas Clave del Régimen de Actividad Empresarial y Profesional
Los contribuyentes que se inscriben en el régimen de actividad empresarial tienen una serie de obligaciones fiscales que deben cumplir de manera puntual para evitar sanciones y contribuir correctamente al sistema tributario. Si eres empresario o perteneces a este régimen, tus obligaciones son:
Inscripción y Actualización en el RFC
- Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Darte de alta en el SAT no es tan difícil como parece.
- Mantener actualizada su información ante el RFC. Es importante informar al fisco respecto a cualquier cambio que realices como actualización de domicilio fiscal; para ello puedes solicitar una constancia de situación fiscal para conocer todos los datos necesarios.
Si apenas está comenzando con alguna empresa o negocio, el primer paso es la inscripción al RFC como persona física. El mismo Portal del SAT le permite la inscripción en el RFC y obtener la Cédula de Identificación Fiscal que contiene la clave del Registro Federal de Contribuyentes; dicho trámite puede ser ejecutado por personas físicas mayores de 18 años y debe ser presentado dentro del mes siguiente al día en que tenga la obligación de presentar declaraciones periódicas, de pago o informativas; propias por cuenta de terceros o cuando tengan que expedir comprobantes fiscales por las actividades que realicen. Asimismo, dicho trámite no tiene costo alguno y se fundamenta legalmente mediante el Código Fiscal de la Federación, artículos 5 y 27, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 22 y 26; la Resolución Miscelánea Fiscal, reglas 2.4.2., 2.4.6., 2.4.14 y el Código Federal de Procedimientos Civiles, artículo 297.
Facturación Electrónica (CFDI)
- Expedir sus facturas electrónicas (emitir CFDI, presentación de pagos provisionales a personas por la prestación de un servicio personal, por salarios etcétera, porque de no hacerse, no podrá deducir el gasto correspondiente, y solicitar comprobantes a proveedores; esto dependerá de tu actividad empresarial.
- Facturación (CFDI): Obligatorio emitir facturas por cada ingreso y solicitar facturas con tus datos exactos (Nombre y Código Postal de tu Constancia de Situación Fiscal) para tus gastos.
Además de las declaraciones mensuales, los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes fiscales digitales por cada transacción comercial. Estos comprobantes son esenciales, ya que permiten a las autoridades fiscales verificar las operaciones realizadas y aseguran que ambos, el vendedor y el comprador, cumplan con sus obligaciones fiscales. En el mismo portal del SAT, aparece la pregunta “¿Qué plazo tengo para expedir mis facturas? Debes expedirlas a más tardar dentro de las 24 horas siguientes en la que hayas realizado la operación, acto o actividad”.
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Llevar Contabilidad
- Llevar tu contabilidad. La Regla General (Obligatoriedad) de acuerdo con el Artículo 28 (CFF), establece que los contribuyentes deben llevar contabilidad.
Para ello, es recomendable tener una buena asesoría contable con ayuda de expertos en la materia (contadores o personal administrativo) para que lleve a cabo la contabilidad de los ingresos, egresos e inversiones que realice mensual y anualmente. También puedes contratar QuickBooks, que te permitirá tener un control de la contabilidad de tu empresa, además de tener una mejor herramienta para realizar y dar seguimiento a tus facturas.
Declaraciones y Pagos
- Presentar sus Declaraciones Mensuales en materia de IVA, ISR, Declaración Anual y Declaraciones Informativas.
Las declaraciones mensuales (ISR e IVA) deben presentarse a más tardar el día 17 del mes siguiente. La declaración anual se presenta del 1 al 30 de abril del año siguiente. Otra de las obligaciones más destacadas es la declaración mensual del impuesto al valor agregado (IVA) y del impuesto sobre la renta (ISR). Otro aspecto a considerar es la declaración de ingresos y gastos, que se presenta de manera anual. En esta declaración, los contribuyentes deben detallar de forma precisa todos sus ingresos obtenidos y los gastos deducibles que hayan incurrido en el ejercicio fiscal. Es crucial respetar los plazos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para la presentación de estas declaraciones y el pago de impuestos. Si bien es cierto que este es un régimen que te brinda libertad de crecimiento y del cual no serás expulsado por el límite de ingresos, debes tener en cuenta que por lo mismo tu carga tributaria es progresiva, y debes estar pendiente del envío de tu contabilidad y de tus declaraciones mes con mes.
Otras Obligaciones
- Dar de alta los establecimientos comerciales: no es lo mismo donde operas a donde vives.
- Registrar un nombre comercial, en caso de que sea requerido.
- Contar con una cuenta bancaria a nombre del contribuyente (cuenta empresarial para pyme); esto ayudará mucho para tener un control interno y así, cuando llegue el caso de alguna revisión de la autoridad, que exista un orden en los ingresos y gastos.
- Formular su estado de posición financiera y levantar el inventario de existencias, esto es el registro de todas las mercancías (bienes, insumos y productos) que forman parte de la actividad económica de una empresa, al 31 de diciembre de cada año.
- Realizar la retención del ISR cuando pague sueldos o salarios a sus trabajadores, y en su caso, deberá entregar en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo.
- Calcular en la Declaración Anual del impuesto sobre la renta, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
- Buzón Tributario: Debe estar activo y con medios de contacto actualizados.
Gastos Deducibles vs. Deducciones Personales
Es vital no confundirlos para evitar auditorías del SAT:
Gastos del Negocio (En declaraciones Mensuales):
Es importante validar que los gastos mensuales estén incluidos en el listado de gastos que autoriza el SAT.
- Renta de oficina o local.
- Equipo de cómputo, mobiliario y herramientas.
- Papelería, internet, teléfono y luz del local.
- Sueldos, salarios y cuotas del IMSS.
- Publicidad y marketing digital.
Deducciones Personales (Solo en la Declaración Anual):
El seguro de gastos médicos mayores, los honorarios médicos dentales, y las colegiaturas no se restan mes con mes; estos se guardan para la declaración anual de abril para generar tu saldo a favor.
- Colegiaturas desde nivel preescolar hasta educación media superior (no cuentan inscripciones y reinscripciones).
Consecuencias del Incumplimiento de Obligaciones Fiscales
Cuando un contribuyente no está cumpliendo con sus obligaciones fiscales, la autoridad fiscal (SAT) tiene la facultad de exhortar a todo aquel que tenga inconsistencias o actividad atípica en la rendición de cuentas ante el mismo sistema. Una carta invitación es un comunicado emitido por el SAT para solicitar a los contribuyentes que comprueben, de manera voluntaria, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o aclaren información que la autoridad observe como atípica en sus operaciones, como no presentar declaraciones o que los ingresos declarados y los depósitos recibidos no cuadren, etcétera.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear multas, recargos e incluso auditorías fiscales. No presentar una declaración mensual puede resultar en multas desde $1,850 pesos mexicanos, más recargos del 1.47% mensual sobre el impuesto no pagado. Estos montos se van acumulando si no se regulariza la situación.
En el portal del SAT, se indica que “¿Qué sanción procede por no presentar mi Declaración Informativa de Operaciones con Terceros? Procede una multa por un monto de $10,370.00 a $20,740.00 y en caso de que reincidas la multa aumentará al 100% por cada nuevo incumplimiento.”
En entrevista, una contadora comenta al respecto que “cuando te mandan un exhorto al cumplimiento de tus obligaciones, con seguridad puedes ser acreedor a una multa; dicha multa dependerá del tipo de incumplimiento al que hayas faltado. Pero si sigues haciendo caso omiso al exhorto ya viene un proceso de auditoría”. Al cuestionarle qué sería lo peor que pudiera pasarle al contribuyente si no lleva a cabo sus obligaciones fiscales, la contadora asegura que existe la posibilidad de “que le incauten sus bienes y vaya preso”.
Por esta razón es importante asesorarte con un contador que lleve un buen manejo de la contabilidad de tu empresa, para evitar malos ratos con el fisco porque las multas van desde los 10 mil a los 30 mil pesos, esta suma puede aumentar exponencialmente si no se cumple con las declaraciones que solicita el Sistema de Administración Tributaria. La administración fiscal tiene la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de estas regulaciones, asegurando que todos los ciudadanos contribuyan equitativamente a las finanzas públicas.
Importancia de la Gestión Fiscal y Asesoría Profesional
La gestión fiscal eficiente es crucial para quienes operan bajo el régimen de actividad empresarial. Un aspecto fundamental a considerar es la correcta emisión de facturas. Al generar facturas que cumplan con todos los requisitos legales, se asegura no solo la transparencia en las transacciones, sino que también se facilita la deducción de gastos ante la autoridad tributaria. Asimismo, es esencial guardar documentación detallada de todos los ingresos y deducciones. Esta práctica permite contar con evidencia suficiente en caso de auditorías y también ayuda a realizar un seguimiento adecuado de la situación financiera del negocio.
Otro aspecto importante es aprovechar adecuadamente las deducciones fiscales disponibles. Muchos emprendedores desconocen que ciertos gastos pueden deducirse, lo que podría resultar en un ahorro significativo en el pago de impuestos. Finalmente, considerar la contratación de un contador puede ser una decisión muy acertada. Un contador experimentado no solo manejará la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también puede ofrecer asesoramiento estratégico. Esto resultará en un manejo más eficiente de las finanzas y permitirá a los emprendedores enfocarse en el crecimiento de su actividad empresarial.
Algunas de las recomendaciones que los contadores sugieren son: ubicar el origen del ingreso, porque dependerá de ello el régimen al que se debe inscribirse, ya que de caer en un régimen que no se adapte a la actividad económica se puede llegar a la quiebra de la empresa; también, hay que considerar que este régimen es un poco caro, el mejor o más recomendable es el RIF (Régimen de Incorporación Fiscal) solo si tu actividad no requiere de un título profesional para ejercer.
Beneficios del Régimen de Persona Física con Actividad Empresarial
- Emitir facturas para operar en México.
- Fiscalizar tu dinero.
- Formalizar tu negocio.
- Préstamos bancarios.
Comparación con Otros Regímenes Fiscales
Aquí te presentamos una breve comparación de este régimen con otros:
- ¿Actividad Empresarial vs RESICO?
- Elige Actividad Empresarial si: Tus gastos operativos son muy altos (superan el 30% de tus ingresos), ya que las deducciones te ayudarán a bajar el impuesto.
- Elige RESICO si: Tus gastos son mínimos. Pagarás entre el 1% y el 2.5% de ISR directo sobre tus ingresos brutos, lo cual suele ser mucho más barato si no tienes qué deducir.
- Los regímenes de las personas físicas:
- Asalariado: en este régimen se encuentran todas las entidades que trabajan para alguna unidad económica o institucional y perciben salarios y prestaciones que asciendan a 400,000 pesos durante el ejercicio fiscal.
- Por honorarios: bajo este rubro tributan las entidades que prestan sus servicios de manera independiente a empresas, entidades gubernamentales o incluso a otras personas.
- RIF (Incorporación Fiscal): aquí están todos los contribuyentes que tienen actividades comerciales (mercancías o servicios) de manera no profesional y con ingresos inferiores a 2 millones de pesos en el ejercicio.
- Arrendamiento: bajo este esquema se encuentran las personas que obtienen sus ingresos de la renta o alquiler de inmuebles.