Una factura es un documento mercantil en el que se incluye la información fiscal relativa a la prestación de un servicio o la venta de un producto. Su emisión constituye una obligación para todo empresario o profesional cuando realiza una transacción con contenido económico, debiéndola entregar al perceptor del servicio o producto siempre que sea solicitada. A efectos legales, tiene valor como justificante fiscal de haber entregado un producto o haber prestado un servicio y es el único documento válido que nos permite, por ejemplo, deducirnos gastos en la contabilidad que llevamos como empresarios. Una factura, para ser válida, debe contener diversa información que refleje las circunstancias del servicio prestado o producto vendido, así como información sobre el emisor y el receptor de la misma. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores).
Marco Legal y Evolución de la Facturación
¿Qué dice la Ley sobre los datos obligatorios de una factura? Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. Esta norma no sólo establece todos los datos que deben incorporar las facturas para ser legales y servir en cualquier operación, sino que también fija qué sujetos -por ejemplo, autónomos y empresas que trabajan con otros negocios- están obligados a cumplir con la obligación de emitir facturas. Sin embargo, esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas.
Cambios y Novedades en la Ley para la Factura Electrónica
El reglamento de facturación electrónica ya está aprobado y en proceso de implementación, por lo que la cuenta atrás ha empezado y la mayoría de autónomos dirán adiós a la clásica factura en papel. Según el Real Decreto-ley 15/2025 de 2 de diciembre de 2025, la adaptación a la obligación de emitir facturas por medios electrónicos y el uso de VERIFACTU será obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos. Por lo tanto, durante los próximos años, miles de autónomos podrían verse afectados por dos normativas simultáneamente: el reglamento de facturación para facturas en papel y el reglamento de la Ley 18/2022 que regula el contenido de las facturas electrónicas. De hecho, como parte de este proceso de adaptación, recientemente, el pasado 6 de diciembre se actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura. Al igual que con la factura ordinaria, con la electrónica también hay una serie de datos que deberán figurar obligatoriamente. Algunos de ellos son nuevos.
Datos Obligatorios de una Factura Normal
Los autónomos y pymes que emitan una factura deben tener en cuenta todos los datos a incluir obligatoriamente en este tipo de documentos de pago para que sean legales. A día de hoy, estos datos están contenidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación. Los datos que se recogen en la legislación vigente y que deben incluir los autónomos obligatoriamente en cualquier factura que emitan son:
- Número y, en su caso, serie: El número de factura es el elemento que identifica a la misma dentro de tu contabilidad, y como tal, ha de ser único. No es posible que en un mismo año tengas dos facturas con el mismo número, pues de ser así es signo de que algo has hecho mal. Además de único, el número de factura debe ser correlativo y tener una continuidad. Si la anterior factura emitida es la 15, has de emitir la 16, no puedes dar saltos en la numeración, aunque si puedes, en el caso de que haya un motivo para ello, realizar series de facturación, es decir, tener varios listados de facturas en los que las mismas tengan una relación entre sí que deba hacerlas diferenciarse de las demás. Las facturas deben estar numeradas correlativamente dentro de una misma serie. Puede darse el caso de que existan varias series separadas cuando se den las siguientes casuísticas: Varios establecimientos, operaciones distintas o facturas rectificativas. Además, la expedición de series (como por ejemplo 2026/…) no sólo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas.
- Fecha de expedición de la factura: La fecha de su expedición: todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago. Dentro de la factura es fundamental incluir la fecha de emisión de la misma. Adicionalmente, se debe considerar la fecha de realización de las operaciones documentadas o el pago anticipado, si el servicio o la entrega de productos fueran en fecha distinta a la expedición de la factura.
- Datos del emisor y del receptor de la factura: Un elemento característico de la factura, y diferenciador del ticket, es la inclusión en la misma de los datos fiscales completos de emisor y receptor de la misma. Los datos que siempre deben figurar son:
- Nombre y apellidos (en el caso de que sea autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa) tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal (si es autónomo, este número coincidirá con el Documento Nacional de Identidad) tanto del emisor como del receptor.
- Domicilio fiscal, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. El Domicilio debe incluir la dirección, el código postal y la población. En el caso de los autónomos sin un local abierto al público, es habitual que este domicilio coincida con su vivienda.
Recuerda que si tu empresa tiene singularidades como tratarse de una sociedad unipersonal o ser emprendedor de responsabilidad limitada, debes especificar esta circunstancia junto a la denominación en los datos fiscales, ya sea de forma completa, o usando la siglas identificativas correspondientes (U. para la unipersonalidad junto con las siglas de la forma social, o E.R.L.).
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- Descripción de las operaciones: Otro elemento esencial de una factura es especificar qué se está facturando en la misma, es decir, el concepto por el que se va a realizar el pago. Las operaciones realizadas deben consignarse todos los datos que se necesiten para determinar la base imponible del impuesto, como el precio, la cantidad y el producto o servicio. Dicho concepto, que deberá corresponderse con el producto o servicio prestado, determinará de igual modo el tipo impositivo a incluir en la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido, superreducido, o incluso, una exención del IVA.
- Base imponible, tipos impositivos e importe total:
- Base imponible: Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos. Es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF.
- El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-.
- Impuestos Trasladados: Los principales impuestos trasladados que son: el IVA y el IEPS.
- Impuestos Retenidos: Los impuestos retenidos son aquellos que se aplican a personas físicas, mismos que pueden ser deducidos posteriormente.
- Total a pagar: es la suma del coste de los productos o servicios prestados más la cuota tributaria (IVA).
- Importe total: Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.
Los tipos de IVA aplicables pueden ser:
Tipo de IVA Porcentaje General 21% Reducido 10% Superreducido 4% - Otros datos complementarios: También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA -si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios-; si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras. En el caso de que el servicio esté exento de IVA, conviene indicar en virtud de qué disposición legal se da dicha circunstancia, incluyendo en un recuadro inferior una frase del estilo «El servicio prestado se encuentra exento de IVA en virtud del artículo 20 de la ley 37/1992”. Adicionalmente es posible incorporar otra información que, no siendo imprescindible su existencia siempre en las mismas, sí debe incluirse en el caso de cumplirse las características que así lo exigen. Un ejemplo de esta situación es cuando el emisor de la misma está sujeto al criterio de caja para la contabilización del IVA, debiendo incluir dicho extremo en la factura a fin de que el receptor conozca que no podrá deducirse la misma hasta que la haya abonado, al igual que el emisor no tendrá obligación de abonar a la Agencia Tributaria el IVA incluido en dicha factura hasta que el receptor lo haya abonado.
Datos Obligatorios de una Factura Electrónica
Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legal. De momento, la normativa no prevé datos específicos para la factura electrónica, por lo que cualquier factura -se emita en papel o por medios electrónicos- debe contener los datos que se han citado anteriormente. La factura electrónica deberá contener igualmente numeración, fecha, datos de emisor y receptor, conceptos, base imponible, tipos impositivos o importe total. Sin embargo, con la aprobación del reglamento de facturación electrónica, se incluyen nuevos datos y elementos obligatorios. Según el reglamento de facturación electrónica, algunos de estos nuevos datos y elementos son:
- El estado de cobro/pago de las facturas: Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha. Como hemos mencionado, según el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades tendrán hasta el 1 de enero de 2027 y los autónomos hasta el 1 de julio de 2027 para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas.
- Firma electrónica: Todas las facturas electrónicas emitidas por plataformas privadas deberán estar firmadas por el emisor con algún medio de firma electrónica oficial.
- Códigos QR: De hecho, como parte de este proceso de adaptación, recientemente, el pasado 6 de diciembre se actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura.
La Factura Simplificada
La obligación de emitir factura puede ser cumplida mediante la emisión de un tipo de “factura simplificada” con menor contenido. Los empresarios podrán expedir facturas simplificadas cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido) o en el caso de que se trate de una factura rectificativa. La factura simplificada, conocida anteriormente como ticket, es un documento válido que se puede emitir para operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en determinados sectores como hostelería o transporte de personas. A diferencia de la factura completa, la factura simplificada permite omitir los datos del receptor (salvo que el cliente exija deducir el IVA) y facilita desglosar el IVA de forma más genérica, sin necesidad de detallar la base imponible por cada tipo impositivo aplicado.
Cuándo se Deben Expedir las Facturas
Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. Existe una excepción: Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, el plazo de emisión abarcará hasta el día 16 del mes siguiente.
Datos Opcionales de una Factura
Al igual que hay una serie de datos obligatorios para las facturas ordinarias y electrónicas -cuando entren en vigor-, también hay una serie de datos opcionales para ambos tipos de factura.
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Datos Opcionales de una Factura Normal
- Fecha de Vencimiento: Aunque la fecha de emisión de una factura es obligatoria, la fecha de vencimiento es opcional. En cualquier caso, se recomienda incluir este dato para orientar al cliente sobre los plazos en los que debe realizar el pago.
- Forma de pago: El método de pago es un dato opcional que puede aportar valor a la factura. Al marcarlo, se está dando información valiosa sobre las formas que se van a admitir para recibir el pago de esta factura. Puede ser a través de transferencia bancaria, en efectivo u otros métodos similares que acepte el negocio.
- Descuentos: Se trata de otra información opcional que se puede incluir en una factura. Los descuentos se pueden aplicar directamente en el precio sin detallar. Sin embargo, es importante incluirlos para dejar constancia de que el precio final es distinto al haberse aplicado una reducción.
- Observaciones: Es un campo opcional que sirve para indicar información adicional sobre la factura. Por ejemplo, una nota para describir alguna información sobre la operación comercial que no se ha indicado antes.
- Logotipo de la empresa: Aunque no es un elemento obligatorio en las facturas, sí es recomendable para generar una marca e imagen sólida de cara a los clientes.
Datos Opcionales de una Factura Electrónica
- Facturas verificables: La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento no es opcional pero sólo es obligatorio para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido voluntariamente a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Códigos QR y códigos alfanuméricos: Aunque no es un dato como tal, sino más bien un elemento, las facturas electrónicas podrán incluir la representación gráfica de su contenido recogida mediante un código “QR”.
- Incorporar algunos estados complementarios de facturación: Aunque será obligatorio informar al proveedor de algunos estados como la aceptación/rechazo de la factura o su pago efectivo, hay otros aspectos que son voluntarios. De manera opcional se podrá informar de los siguientes estados: aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha; pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha; cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
Importancia de la Correcta Emisión de Facturas y Sanciones
Una factura en forma correcta es el justificante que permite al receptor ejercer su derecho fiscal de deducción del gasto. La factura es también una garantía para tu cliente, en el caso que necesite realizar devoluciones o reclamaciones. En caso de error, no podemos eliminarla y “hacer que desaparezca”.
Tipos de Sanciones por Errores de Facturación
- Sanción muy grave: Factura con datos falseados, con una sanción del 75% del importe de esta.
- Sanción grave: No conservar las facturas adecuadamente conlleva una sanción del 2% del importe de la factura.
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