En el ámbito contable de una empresa, la gestión de los artículos de decoración requiere una atención particular para su correcta clasificación y registro. Para determinar cómo se contabilizan estos elementos, es fundamental aplicar el principio que se denomina importancia relativa.
Clasificación de los Artículos de Decoración: Inmovilizado Material vs. Gasto
Los artículos de decoración pueden clasificarse de diversas maneras dependiendo de su naturaleza, valor y durabilidad. La AECA, en su Documento número 2 de la serie «Principios contables», establece que «El inmovilizado material está constituido por elementos patrimoniales tangibles, muebles o inmuebles. Se trata, por tanto, de bienes que se utilizan en la actividad permanente y productiva de la empresa, tienen por lo general una vida útil predeterminada, que trasciende la duración de un ejercicio económico, condicionada por el desgaste y la evolución tecnológica y que no están destinados a la venta». Se observa que el denominador común de todos estos bienes es su carácter permanente. Estos elementos son permanentes porque siguen formando parte del patrimonio empresarial durante un plazo superior al ejercicio económico.
Sin embargo, quedarían fuera de esta definición las mesas, las sillas, los ordenadores o las impresoras porque no se consumen con su uso: forman parte del activo de la empresa porque son bienes que integran su estructura necesaria para funcionar y permanecen en su patrimonio por más de un año. La composición del inmovilizado material de una empresa está delimitada, en gran medida, por la actividad a la que ésta se dedique. Un claro ejemplo de elementos ajenos a la explotación, pero que forman parte del inmovilizado, son las salas dispuestas para la exposición de obras de arte de una entidad financiera.
Es importante diferenciar el mobiliario destinado a la venta -que no forma parte de su inmovilizado material- de los muebles de sus oficinas y demás dependencias. Los segundos se pueden vender, pero en principio los mantiene para el ejercicio de su actividad empresarial, y están incluidos en su inmovilizado material.
Por otro lado, los elementos que no cumplen con los criterios de permanencia y vida útil prolongada se consideran gastos. Por ejemplo, cuando el material de oficina se contabiliza como gasto del ejercicio se utiliza la cuenta 629 Otros servicios, que se carga (se anota en el debe) por la base imponible de la factura. Se puede crear una subcuenta contable específica dentro de la 629. El inventario del material de oficina debe estar actualizado a la fecha de cierre del ejercicio (que en la mayoría de empresas coincide con el 31 de diciembre). Y la forma de realizarlo será empleando cualquier método que permita conocer el valor económico a las existencias de este tipo de material. Lo más habitual es llevar el control con un programa informático en el que se dan entrada a los elementos en el momento de su compra y salida en el que se retiran del almacén, si no de forma diaria si al menos mensual. De esta manera, con solo pulsar una tecla se obtiene el inventario valorado en cualquier momento. Pero, por supuesto, nada impide que se lleve a cabo mediante el recuento manual de las unidades que hay en el almacén a final de ejercicio. Hoy día esta opción se utiliza muy poco porque todas las empresas cuentan con herramientas que facilitan muchísimo cualquier labor.
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Tratamiento de Pagos por Atenciones y Regalos
Existen situaciones en que algunas entidades en celebraciones de Navidad, cumpleaños, aniversarios u otra ocasión especial extraen de su mercancía inventarios como presentes hacia sus empleados, proveedores o incluso clientes. Los pagos por atenciones a clientes y proveedores siempre deben tratarse como un gasto. El tratamiento que se le da a esta situación es similar al de las cortesías, muestras gratis o regalos a proveedores. Debe tenerse en cuenta, además, que este tratamiento no es aplicable para los contribuyentes del régimen simple.
Registro y Valoración del Inmovilizado Material de Decoración
Los elementos del inmovilizado material son bienes, por lo que figuran en el activo del balance. Es importante que en el balance se separe el inmovilizado que se utiliza en el ejercicio de su actividad productiva del inmovilizado ajeno a la explotación.
Adquisición de Inmovilizado Material
Las entradas o aumentos de la valoración de cualquiera de estos bienes se reflejan contablemente. La operación más habitual es la compra de uno de estos activos. En definitiva, la empresa consigue un inmovilizado por un precio determinado, que paga o deja a deber. Por el importe que se satisfaga, en metálico o mediante transferencia bancaria, se abonará una cuenta de «Tesorería». Si por la adquisición se contrae una obligación de pago o deuda, con independencia de que el vencimiento sea a cinco meses o a tres años, esté documentada en letras de cambio o sólo exista factura, se abonará una cuenta representativa de las deudas contraídas. Hay que advertir que en la mayoría de las ocasiones estas deudas vencen en un plazo superior al año (deuda a largo plazo).
En el libro Mayor se registran sintéticamente los elementos integrantes mediante cuentas diferentes. En el libro Diario se reflejan cronológicamente todas las operaciones mediante los oportunos asientos.
Criterios de Valoración
Si el bien se adquiere a terceros, se valorará por su valor de adquisición. Se entiende por valor de adquisición a la cuantía resultante de sumar al importe que figure en factura los gastos adicionales, hasta que dicho activo se encuentre en condiciones de funcionamiento o de puesta en marcha. A título orientativo, entre los gastos adicionales, se pueden citar: explanación y derribo, transporte, aduanas, seguros, instalación, montaje, impuestos que graven la adquisición, IVA no deducible y otros similares.
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El valor de adquisición resultante no podrá exceder, en ningún caso, al valor de mercado.
Disminuciones de Valor y Venta
Las salidas o disminuciones de valor de cualquier elemento se producen comúnmente por su venta. La transacción más corriente es la venta por un precio cierto; a cambio la empresa obtendrá dinero o derechos de cobro. A estos derechos de cobro, al margen de las peculiaridades que presenten, se les va a llamar «Créditos por enajenación de inmovilizado».
Por ejemplo, «VISIÓN, SA» es una empresa peletera. Ante la necesidad de mejorar la decoración de su local, vende mobiliario por 9.000 u.m. «VISIÓN, SA» acuerda con el comprador de éste que el cobro se hará efectivo en tres plazos de igual cuantía. Los vencimientos de estos créditos serán: en la fecha de la venta y, a partir de ese día, cuando hayan transcurrido 12 y 18 meses, respectivamente.
Ampliaciones, Mejoras y Reparaciones
El aumento del rendimiento, vida útil o capacidad productiva de un elemento del inmovilizado produce un incremento del valor del mismo. Se entiende por «Ampliación un proceso mediante el que se incorporan nuevos elementos a un inmovilizado, obteniéndose como consecuencia una mayor capacidad productiva». Una «Mejora es el conjunto de actividades mediante las que se produce una alteración en un elemento del inmovilizado aumentando su anterior eficiencia productiva». La «modernización es la que está representada por la acción de dar forma o aspecto moderno a elementos antiguos». «Renovación es el conjunto de operaciones mediante las que se recuperan las características iniciales del bien objeto de renovación».
Por lo tanto, las ampliaciones, mejoras, modernizaciones, renovaciones y operaciones de la misma índole van a suponer una mejora del rendimiento, un alargamiento de la vida útil o un aumento de la capacidad productiva del activo objeto de cualquiera de estas adiciones. Cualquiera de estas circunstancias supone un incremento de valor del bien, que se plasma contablemente. Los gastos financieros producidos en estos casos no suponen un mayor valor del activo, salvo que se requiera un período -para su instalación o puesta en funcionamiento- prolongado.
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Por otro lado, la «Reparación: Es el proceso por el cual se vuelve a poner en condiciones de funcionamiento un activo inmovilizado». La «conservación tiene por objeto mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento, manteniendo su capacidad productiva». Si no se alteran ni la vida útil, ni la capacidad productiva ni el rendimiento tras la realización de reparaciones, obras para conservación y acciones similares, se contabilizan como gastos corrientes del ejercicio y no como incrementos de inmovilizado.
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