Uno de los conceptos más fundamentales en contabilidad es el asiento en el libro diario, un registro que acompaña a cada transacción financiera que realiza una empresa. Ya sea que una empresa esté realizando una venta, pagando una factura o solicitando un préstamo, será necesario crear una entrada en el diario para reflejar esas actividades en sus registros financieros.
Un asiento en el libro diario es la forma en que tu empresa registra una transacción financiera a efectos contables. Es una nota detallada que te dice de dónde viene tu dinero y hacia dónde va. Cada vez que compres algo, vendas un producto o pagues facturas, debes crear un asiento en el diario para reflejar esa transacción en tu sistema de contabilidad.
El asiento realiza un seguimiento del movimiento de dinero que ingresa y sale de tu negocio y mantiene la precisión de tus registros. Comprender cómo crear y administrar estos asientos es clave para mantener la salud financiera y evitar errores costosos.
Un asiento en el libro diario suele constar de dos partes: débitos y créditos. Para cada débito, hay un crédito correspondiente. Por ejemplo, si pagas alquiler, el asiento del diario mostrará un débito (un aumento) de tus gastos y un crédito (una disminución) de tu efectivo.
Las anotaciones en los diarios pueden ayudar a las empresas a mantener registros detallados de todas las actividades financieras.
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Estructura de un Asiento en el Libro Diario
¿Cómo se estructura un asiento en el libro diario y qué información debe incluir?
Un asiento en el libro diario tiene cuatro componentes principales:
- Fecha: Registra la fecha en que se realizó la transacción, ya sea una venta, una compra o un pago.
- Cuentas involucradas: Cada asiento en el libro diario afectará al menos a dos cuentas. Por ejemplo, si recibes un pago de una venta, las cuentas por cobrar (AR) y los ingresos por ventas podrían ser las cuentas involucradas. Es importante que registres las cuentas correspondientes que participan en cada transacción.
- Débitos y créditos: En contabilidad, el importe total debitado siempre debe ser igual al importe total acreditado. Por ejemplo, si recibes $500 por un servicio que brindaste, debitarías efectivo por $500 (porque el efectivo está aumentando) y acreditarías $500 en las cuentas por cobrar (porque la cuenta por cobrar está disminuyendo).
- Descripción: Esta es una breve nota que explica la transacción. Puede incluir el motivo de la transacción o cualquier detalle relevante. Por ejemplo, podría decir "Servicios vendidos a [Nombre del cliente] por $500" o "Pago de suministros de oficina".
Errores Comunes al Crear Asientos en el Libro Diario
Si eres nuevo en la contabilidad y la teneduría de libros, presta atención a estos errores comunes en relación con los asientos en el libro diario.
- Olvidarse de equilibrar los débitos y créditos: Cada asiento debe estar equilibrado, lo que significa que tus débitos siempre deben ser iguales a tus créditos. Si no lo está, tus libros no se conciliarán, lo que llevará a estados financieros inexactos que pueden causar problemas mayores en el futuro.
- Categorización incorrecta de las cuentas: Un error que puede ser fácil de cometer es clasificar erróneamente las transacciones. Por ejemplo, es posible que accidentalmente registres el pago de un préstamo en la categoría de gastos en lugar de en la de pasivos corrientes, o que clasifiques una venta en la categoría de ingresos incorrecta. Este tipo de error puede distorsionar tu estado de resultados y tu balance general, lo que generará complicaciones cuando revises tus finanzas más adelante. Asegúrate siempre de utilizar las cuentas correctas y, si no estás seguro, consulta tu plan de cuentas o a un contador.
- No registrar todas las transacciones: Algunos pueden sentirse tentados a omitir el registro de transacciones pequeñas o rutinarias porque parecen intrascendentes. Sin embargo, cada transacción contribuye directamente a la exactitud de tus estados financieros. Un gasto omitido puede crear discrepancias mayores con el tiempo. Sé coherente y registra todo, por pequeño que parezca. Esto es de especial importancia para las empresas basadas en efectivo en las que los pagos o compras pequeños pueden pasarse por alto fácilmente.
- Omitir fechas o descripciones: Olvidarse de registrar una fecha o una descripción para los asientos del diario puede crear problemas en el futuro, especialmente cuando intentes hacer coincidir las transacciones durante la conciliación. Incluye siempre la fecha de la transacción y una descripción clara y concisa para ayudarte a ti (y a cualquier otra persona que revise tus libros) a entender el contexto de cada asiento.
- Pasar por alto los devengos y los gastos pagados por adelantado: Para muchas empresas, los gastos e ingresos deben registrarse cuando se incurre en ellos, no cuando el efectivo cambia de manos. Esto se denomina contabilidad de ejercicio. Por ejemplo, si pagas por adelantado una suscripción de software de un año, tendrás que registrar el gasto a lo largo del año, no de una sola vez. Si no contabilizas los gastos pagados anteriormente, los ingresos no devengados o los pasivos acumulados, tus informes financieros se verán afectados. Esto puede dar lugar a informes de pérdidas y ganancias inexactos.
- Registro sin la debida documentación: Es importante que conserves todos los documentos que respalden los asientos de tu diario. Sin recibos, facturas o contratos como validación, es mucho más fácil cometer errores, y la falta de documentación puede causar problemas si te auditan. Adjunta siempre documentación o haz referencia a ella en los asientos de tu diario. Esto puede ser tan simple como anotar el número de factura o cargar un recibo escaneado en tu sistema contable.
- No revisar o realizar conciliaciones con regularidad: Crear asientos en el libro diario es una parte del proceso contable, pero revisarlos y conciliarlos de forma rutinaria es igual de importante. Si no cotejas regularmente las anotaciones de tu diario con los extractos bancarios y de tu tarjeta de crédito o con el software de contabilidad, es posible que pases por alto las discrepancias. La conciliación periódica puede ayudarte a detectar a tiempo errores potencialmente costosos.
- Ignorar las implicaciones fiscales: El registro de ciertos tipos de gastos o ingresos puede afectar tus obligaciones o deducciones fiscales.
El Proceso de Pago con Tarjeta Detallado
Incluso si eres una empresa que se ocupa de algunos de los miles de millones de transacciones con tarjeta de crédito que se procesan todos los días, es posible que solo percibas la complejidad del proceso. Sin embargo, comprender cada paso que ocurre en segundo plano, desde el momento en que el cliente introduce su tarjeta hasta que los fondos llegan a tu cuenta bancaria, puede ser clave para optimizar tu negocio. A continuación, te explicamos de principio a fin los pasos del proceso de una transacción con tarjeta y cómo trabajan juntos los principales actores:
- El cliente presenta una tarjeta de crédito o débito para el pago, ya sea en línea o en persona.
- Para las transacciones en persona, el lector de tarjetas y el punto de venta (POS) de la empresa aceptan la información de la tarjeta y la transmiten al procesador de pagos de la empresa. Para las transacciones en línea, sucede lo mismo, excepto que no hay un lector de tarjetas físico. El cliente introduce manualmente la información de su tarjeta, usa una cartera digital para pagar con una tarjeta de crédito o débito almacenada o usa una tarjeta registrada en la empresa.
- El procesador de pagos de la empresa (por ejemplo, Stripe) envía una solicitud de aprobación al emisor de la tarjeta a través de la red de tarjetas.
- El emisor de la tarjeta comprueba tres cosas relacionadas con la transacción:
- Que la tarjeta sea válida.
- Se verifica la identidad del titular de la tarjeta, por lo general, haciendo coincidir la dirección de facturación proporcionada durante el proceso de compra con la dirección registrada de la tarjeta.
- Que haya fondos suficientes o crédito suficiente disponible para cubrir el importe que requiere aprobación.
- Si el emisor de la tarjeta es capaz de verificar esta información, aprueba la transacción y envía un código de autorización al procesador de pagos a través de la red de tarjetas.
- El procesador de pagos comunica la aprobación al adquirente y a la terminal de pago de la empresa, en línea o en persona. Por lo general, esto suele tardar solo unos segundos.
- Una vez que se aprueba una transacción, el adquirente recibe los fondos y los deposita en la cuenta del comercio antes de transferirlos a la cuenta bancaria principal de la empresa, generalmente dentro de unos días.
Participantes en el Proceso de Autorización y Cobro
Hay algunos actores clave que se encargan de cada transacción con tarjeta de principio a fin:
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- Titular de tarjeta: Es la persona que realiza el pago, cuyo nombre aparece en la tarjeta de crédito o débito que se envía para el pago. En una transacción con tarjeta, los fondos proceden de la cuenta del titular de la tarjeta.
- Empresa o negocio: Esta es la entidad cuyos bienes o servicios se compran durante la transacción. Al final de este proceso, los fondos terminarán en la cuenta bancaria de la empresa.
- Adquirente: El adquirente del comercio, también conocido como banco adquirente, es un banco o institución financiera que procesa los pagos con tarjeta de crédito o débito del cliente en nombre de la empresa y los envía a través de las redes de tarjetas al emisor o banco emisor.
- Procesador de pagos: Los procesadores de pagos actúan como intermediarios entre las empresas y los emisores de tarjetas. Transfieren información clave sobre una transacción entre todas las partes (empresa, red de tarjetas, emisor) para obtener autorización y el cobro de los pagos. Aunque tradicionalmente el procesador de pagos y el banco adquiriente son entidades distintas, algunas empresas trabajan con proveedores de pagos que ofrecen ambas funciones, como Stripe.
- Red de tarjetas: Este es el nombre que reciben de las principales compañías de tarjetas de crédito y la forma en la que operan de cara al consumidor. En Estados Unidos, las tarjetas más importantes son Visa, Mastercard, American Express y Discover. Las redes de tarjetas autorizan y procesan las transacciones con tarjeta de crédito. También establecen las condiciones de las transacciones y transfieren los pagos entre los clientes, las empresas y sus bancos.
- Emisor: También conocido como banco emisor, es una institución financiera que proporciona tarjetas de crédito y débito, y líneas de crédito asociadas a los titulares de las tarjetas. Algunas redes de tarjetas son también emisores de tarjetas, es decir, emiten y mantienen cuentas de tarjetas de crédito de los consumidores. Existen más de 200 instituciones financieras que emiten tarjetas de crédito en Estados Unidos.
Autorización de Tarjetas
La autorización de tarjetas es el proceso en el que la institución financiera que emitió una tarjeta de crédito o débito que se envió para realizar un pago verifica que la tarjeta se puede usar para una transacción determinada.
¿Cómo funciona la autorización de tarjetas?
La autorización de tarjetas comienza cuando una empresa acepta un pago con tarjeta y el procesador de pagos de la empresa se pone en contacto con el emisor de la tarjeta. Al emisor se le proporcionan los detalles de la transacción (qué tarjeta se utilizó, el importe de la compra y qué datos de verificación de identidad se proporcionaron) y se le pide su aprobación.
Durante la autorización, el emisor verifica lo siguiente:
- El titular de la tarjeta tiene fondos suficientes o crédito disponible para cubrir el monto que se solicita para la transacción.
- La tarjeta no ha sido señalada como robada, perdida o bloqueada.
- La información de verificación del titular de la tarjeta coincide con la información en el archivo de esa tarjeta.
El emisor responderá a la solicitud de autorización de la empresa con un código de dos dígitos que indica si la transacción se aprobó o rechazó.
Captura y Cobro
Los términos "captura" y "cobro" hacen referencia a diferentes momentos del proceso de pago con tarjeta, cuando los fondos de una transacción se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa. La captura es cuando el banco adquiriente del comercio inicia el proceso para actuar de manera efectiva tras recibir la autorización del emisor.
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Dado que las autorizaciones de las tarjetas no caducan de inmediato (suelen durar de 5 a 10 días, pero a veces pueden durar hasta 30 días), el banco adquirente del comercio tiene cierta flexibilidad en cuanto al momento de pedir la recepción de los fondos después de haberse autorizado la transacción. Cuando esto ocurre se denomina "captura".
¿Cómo puede ayudar Stripe?
Stripe realiza un seguimiento automático de todos los pagos, cargos y comisiones. Esto puede ayudar a facilitar el registro de las entradas y mejorar la precisión.
Cuando realizas una venta o recibes un pago, Stripe genera automáticamente un asiento en el libro diario, por lo que no tienes que crear cada asiento manualmente. Esto se puede hacer para pagos únicos o transacciones recurrentes si estás usando suscripciones. Stripe también puede hacer un seguimiento de las comisiones de las transacciones. Cuando Stripe deduce una comisión de procesamiento de un pago, automáticamente registra la comisión como un gasto, lo que libera tu tiempo de tener que calcular manualmente estos detalles pequeños pero importantes.
Stripe también puede integrarse con software contable como QuickBooks o Xero a través de aplicaciones de Stripe App Marketplace.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo.