En el mundo empresarial actual, los cobros y pagos con tarjeta forman parte de la rutina diaria. La comodidad y seguridad que ofrecen las transacciones con tarjeta han llevado a su uso generalizado. American Express es una corporación de servicios financieros de renombre mundial, con sede en Nueva York. Se fundó en 1850 en la localidad de Buffalo, dentro del mismo estado de Nueva York, como empresa especializada en correos exprés. Luego fue creciendo y en la actualidad es uno de los actores de referencia en sectores como las tarjetas de crédito, las tarjetas de pago y los cheques de viaje.
Se trata de una empresa famosa por su catálogo de tarjetas de crédito adaptadas a las necesidades de particulares, pequeños negocios y grandes corporaciones. En 2022 contaba con más de 133 millones de tarjetas en circulación repartidas por todo el planeta. American Express sirve a una clientela muy diversa, distribuida por todo el globo. Las tarjetas de crédito Amex son muy conocidas por su programa de recompensas para titulares, que ofrece puntos canjeables por viajes, compras y otras ventajas y experiencias. Además de los servicios basados en tarjetas, American Express ofrece herramientas de planificación financiera, productos de inversión y soluciones financieras para empresas.
La Importancia de la Contabilidad por Partida Doble
Para muchos trabajadores autónomos, contratistas y emprendedores individuales, el seguimiento de los gastos comerciales es una simple cuestión de crear una lista de entradas y salidas, más conocida como contabilidad de partida simple. Sin embargo, la contabilidad de partida doble es un método de contabilidad más sofisticado que permite representar la posición financiera de una empresa con mayor precisión al registrar las transacciones según "débitos" y "créditos", lo que llena dos lados de un libro mayor en lugar de uno.
¿Cuál es el propósito de la contabilidad de partida doble? Obtener una imagen más clara de dónde y cómo su empresa gasta, gana o incluso malgasta dinero. La contabilidad de partida doble puede ayudar a su empresa a ser más responsable de sus gastos, le da margen para escalar a medida que crecen sus operaciones e ilumina su rentabilidad. El sistema de contabilidad de partida doble registra las transacciones entre las partes comerciales (como clientes y empresas, o proveedores y empresas) como débitos y créditos. Cada transacción financiera se registra como un asiento de diario, que afecta al menos a dos cuentas. Cuando se marca un débito en una cuenta, este contrarresta un crédito en otra cuenta, por lo que el recuento de débitos es igual al de los créditos. Un asiento de diario en contabilidad de partida doble afecta al menos a dos cuentas, con los débitos ingresados en la columna izquierda y los créditos en la columna derecha.
La contabilidad de partida doble también es la base de la contabilidad de devengo, un método que permite a una empresa registrar los ingresos y gastos cuando se obtienen e incurren, en lugar de cuando se realiza el pago de esos bienes y servicios. También se considera más precisa que la contabilidad de caja, un método diferente utilizado para la contabilidad de partida simple. Las empresas que cotizan en bolsa y otras que publican estados financieros al público deben utilizar la contabilidad de partida doble.
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Las cuentas suelen clasificarse en cinco categorías, y el tipo de cuenta determina si tiene un saldo normal (o natural) de débito o crédito, o el tipo de saldo que normalmente se espera de esa cuenta. Cualquiera que sea la transacción o la unidad monetaria, los débitos y créditos se utilizan para reflejar el evento financiero. Un asiento de débito aumentará el saldo de las cuentas de activos y gastos. Se deduce de los ingresos y de las cuentas de pasivo o capital. Un asiento de crédito aumenta el saldo de las cuentas de ingresos y pasivo o capital. Esos componentes, débitos y créditos, siempre deben estar en equilibrio, siguiendo la ecuación contable: Activos = Pasivos + Capital.
American Express y los Negocios: Comisiones y Aceptación
American Express ofrece un catálogo de productos y servicios orientados a distintos tipos de clientes particulares y empresas. Para las empresas, American Express dispone de tarjetas especializadas que ayudan a gestionar los gastos, con funciones como los controles de gastos y los informes sobre datos. Las empresas que aceptan American Express trabajan con sus servicios para comerciantes, que les brindan información útil sobre los patrones de gasto de los clientes y la estrategia de marketing con el fin de atraer y conservar clientes.
El eje del modelo de ingresos de American Express pivota sobre los gastos que efectúan los titulares de sus tarjetas y las comisiones que deben abonar, así como sobre las comisiones que los comerciantes deben satisfacer para aceptar pagos con esas tarjetas. American Express aplica comisiones para comerciantes más altas que las de Visa o Mastercard, un factor que pueden desalentar a las pequeñas empresas. Aun así, muchos negocios consideran que merece la pena soportar esas comisiones tan elevadas porque les abren las puertas de la clientela de American Express, que suele caracterizarse por su fuerte poder adquisitivo.
A pesar de su presencia global, American Express se enfrenta a una feroz competencia en las regiones cuyos clientes prefieren recurrir a métodos de pago locales o a otras redes de tarjetas, con frecuencia porque presentan estructuras de comisiones más asequibles o plantean ofertas de servicios diferentes.
Asiento Contable de Ingresos por Ventas con Tarjeta American Express
Cada vez es más habitual que nuestros clientes nos paguen con tarjeta en lugar de hacerlo en efectivo, ya sea por seguridad, comodidad o costumbre. Las empresas cuentan para ello con terminales (TPV) facilitados por el banco para que el cliente haga el pago. Estos terminales no son gratis y le van a costar a la empresa unos gastos e intereses. La comisión e intereses que se pagan van a depender de varios factores como la entidad financiera con la que se trabaja.
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Supongamos la prestación de un servicio por importe de 1.500 euros que cobramos al cliente con tarjeta y que la comisión pactada con la entidad financiera sea un 3%. El asiento contable para registrar esta operación, asumiendo que los 1.500 euros son el ingreso neto antes de comisiones y que la comisión se aplica sobre este valor, sería el siguiente:
| Cuenta | Descripción | Débito (€) | Crédito (€) |
|---|---|---|---|
| 572 | Bancos | 1.455 | |
| 626 | Servicios bancarios y similares (Comisión TPV) | 45 | |
| 705 | Prestación de servicios | 1.500 | |
| Por el cobro de servicio con tarjeta American Express y su comisión. | 1.500 | 1.500 |
En este ejemplo, se registra el ingreso bruto del servicio (1.500€) y, de forma separada, la comisión que el banco o American Express retiene (45€). El valor neto ingresado en la cuenta bancaria de la empresa es de 1.455€.
Tratamiento Contable de las Recompensas de Tarjetas de Crédito
Las recompensas de tarjetas de crédito generalmente se tratan como descuentos en compras en lugar de ingresos, lo que significa que normalmente no están sujetas a impuestos y se registran como Other Income (Otros Ingresos) o como un contra-gasto en su plan de cuentas. El método contable que elija dependerá de la política de su empresa y de cómo desee que aparezcan las recompensas en sus estados financieros. La mayoría de las recompensas de tarjetas de crédito se tratan como reembolsos o descuentos en las compras, no como ingresos. La autoridad fiscal generalmente considera las recompensas basadas en gastos como una reducción en el precio que pagó, lo que significa que generalmente no están sujetas a impuestos.
No existe una guía GAAP definitiva sobre cómo registrar las recompensas de tarjetas de crédito, por lo que tiene flexibilidad al elegir su enfoque. La mayoría de las empresas utilizan uno de dos métodos:
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Método de Otros Ingresos (Other Income)
Usted registra las recompensas en una cuenta separada de "Otros Ingresos" en su estado de resultados. Esto mantiene las recompensas visibles y distintas de sus ingresos operativos, lo cual es útil si desea una imagen clara de cuánto está ganando de los programas de tarjetas.
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Método de Contra-Gasto (Contra-Expense)
Usted registra las recompensas como una reducción de la categoría de gasto original (por ejemplo, abonando "Suministros de Oficina" cuando canjea el cashback obtenido en compras de suministros de oficina). Este enfoque refleja la realidad económica de que las recompensas reducen su costo neto de hacer negocios.
Cualquiera de los dos métodos es aceptable. La clave es elegir uno y aplicarlo de manera consistente para que sus libros permanezcan limpios y auditables.
Cómo Contabilizar Diferentes Tipos de Recompensas de Tarjetas de Crédito
Los diferentes tipos de recompensas requieren diferentes tratamientos contables. El tipo de recompensa que obtenga, ya sea efectivo, puntos o un bono único, determina cómo y cuándo la registra.
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Recompensas de Cashback
Las recompensas de cashback son el tipo más simple de contabilizar. Usted recibe una cantidad clara en dólares o euros, ya sea como un crédito en el extracto o un depósito directo, y lo registra cuando lo recibe. La mayoría de las empresas registran el cashback como Otros Ingresos o como un contra-gasto. Dado que el cashback se denomina en dinero, no hay ambigüedad sobre su valor, lo que hace que los asientos de diario sean sencillos.
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Puntos y Millas
Los puntos y las millas son más complicados porque su valor fluctúa. Debido a esta incertidumbre, muchas empresas no registran puntos o millas hasta que realmente se canjean. El seguimiento de los puntos no canjeados en su balance como un activo es posible, pero asignar un valor monetario fiable requiere una ingeniería inversa de las tasas de canje, lo que añade una complejidad que la mayoría de los equipos prefieren evitar.
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Bonificaciones por Apertura (Sign-on Bonuses)
Las bonificaciones por apertura pueden requerir un tratamiento diferente al de las recompensas que se obtienen a través de gastos. Si recibe un bono en efectivo simplemente por abrir una tarjeta sin requisito de gasto, la autoridad fiscal puede tratarlo como ingreso imponible en lugar de un reembolso. Varias instituciones financieras emiten formularios 1099 para las bonificaciones por apertura, lo que significa que están informando estos pagos a la autoridad fiscal.
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Créditos en Extracto (Statement Credits)
Los créditos en extracto reducen directamente su pasivo de tarjeta de crédito en lugar de depositar efectivo en su cuenta bancaria. El efecto contable es similar al cashback, pero la mecánica difiere. Cuando recibe un crédito en extracto, está reduciendo el saldo que debe en su tarjeta. En lugar de adeudar su cuenta corriente, adeuda su cuenta de pasivo de tarjeta de crédito.
¿Son Gravables las Recompensas de Cashback para las Empresas?
La mayoría de las recompensas de cashback no son gravables. La autoridad fiscal trata las recompensas basadas en gastos como reembolsos o descuentos en sus compras, no como ingresos. Dicho esto, no todas las recompensas reciben el mismo tratamiento:
- Recompensas basadas en gastos: Generalmente no gravables. Se tratan como una reducción en el precio de compra, similar a un reembolso del fabricante.
- Bonificaciones por apertura sin requisito de gasto: Pueden ser gravables. Si recibe efectivo simplemente por abrir una cuenta, la autoridad fiscal puede considerarlo un ingreso.
- Bonificaciones por referencia: Pueden ser gravables. El efectivo recibido por referir a otros a un programa de tarjetas típicamente no está ligado a sus propios gastos, por lo que podría tratarse como un ingreso.
La distinción se reduce a si tuvo que gastar dinero para obtener la recompensa. Si la respuesta es sí, es probable que sea un reembolso no gravable. Si la respuesta es no, puede ser un ingreso gravable.
Mejores Prácticas para la Gestión de Recompensas de Tarjetas de Crédito
Algunos hábitos sencillos mantienen la contabilidad de recompensas precisa y lista para una auditoría.
- Establezca una política de reconocimiento consistente: Decida si registrará las recompensas cuando se ganan o cuando se canjean, y aplique esa política a todas las tarjetas y tipos de recompensa. Documente su elección para que los auditores comprendan su enfoque y los nuevos miembros del equipo puedan seguirlo.
- Realice un seguimiento de las recompensas en tiempo real: No espere hasta fin de año para averiguar lo que ha ganado. Supervise los saldos de recompensas como parte de su flujo de trabajo contable regular, ya sea a través del panel de control de su emisor de tarjeta, una hoja de cálculo o su software de contabilidad.
- Concilie las recompensas mensualmente: Durante su cierre mensual, compare las recompensas acreditadas en sus cuentas con sus registros internos. Detectar las discrepancias a tiempo es mucho más fácil que desenredarlas a fin de año.
- Documente su metodología contable: Escriba cómo trata cada tipo de recompensa: cashback, puntos, bonificaciones por apertura y créditos en extracto. Esta documentación ayuda con las auditorías, las transiciones de personal y la coherencia entre períodos.
- Integre los datos de recompensas con su software de contabilidad: La entrada manual crea errores. Utilice herramientas que sincronicen automáticamente los datos de las tarjetas de crédito con su libro mayor, reduciendo el riesgo de entradas perdidas o duplicadas.
Beneficios Adicionales de American Express para las Empresas
Aceptar tarjetas American Express contribuye a atraer a un segmento de clientes más adinerados. Habitualmente suelen tener un mayor poder adquisitivo, que puede traducirse en transacciones con importes más elevados de media. American Express ofrece información útil basada en datos empíricos y aporta oportunidades de marketing que ayudan a que las empresas conozcan mejor a su clientela, ajusten las ofertas que plantean y orienten con precisión y eficacia sus iniciativas de marketing. Se trata de un aspecto especialmente positivo para compañías que pretendan perfeccionar la estrategia de implicación con los clientes y reforzar la fidelidad.
Las herramientas para finanzas digitales que ofrece American Express abarcan la gestión de cuentas en línea y las opciones de pago mediante dispositivos móviles. Son mecanismos modernos y eficientes para que cualquier empresa tramite transacciones y supervise sus gastos. La integración digital puede potenciar la experiencia que se brinda a los clientes, agilizar las transacciones y simplificar la supervisión financiera o la elaboración de informes. Además, American Express ofrece a sus clientes empresariales distintas maneras de gestionar los gastos de un modo más eficaz, con funciones como los límites de gasto, informes detallados de transacciones y la posibilidad de integrar sus herramientas con el software de contabilidad.
American Express pone a disposición de los negocios una amplia gama de soluciones de financiación, como préstamos empresariales o líneas de crédito. Pueden ser herramientas fundamentales para gestionar el flujo de caja, dotarse de fondos de cara a la expansión o cubrir gastos inesperados. Para aquellos negocios que gasten sumas cuantiosas en viajes, los servicios que American Express ofrece en este ámbito pueden ser muy sustanciosos. Las tarjetas llevan aparejadas ventajas especiales, como acceso a salas de espera reservadas en aeropuertos, seguros de viaje y servicios de conserjería, que son muy útiles para los desplazamientos del personal empleado y hasta permiten ahorrar. American Express es una marca que presta especial atención al servicio de atención al cliente y eso puede ser un recurso fantástico.