La contabilidad electrónica requiere que los contribuyentes tengan en cuenta lo dispuesto en los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y 33 del Reglamento del CFF (RCFF) para asegurar el cumplimiento y evitar sanciones. El numeral 33 del RCFF detalla cómo los contribuyentes deben obtener la documentación requerida y elaborar los registros contables necesarios.
Asientos Contables: Requisitos Esenciales
Los asientos contables deben ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad. Deben integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que estos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como incorporar los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Pueden llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deben existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
Es fundamental identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria. De esta manera, puede identificarse la forma de pago, las contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate.
Información Adicional Requerida
- Inversiones realizadas, relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales.
- Contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.
- Bienes, distinguiendo entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción.
- Depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras.
Relación Entre Operaciones y Estados Financieros
Es necesario relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas. Los estados de posición financiera deben estar relacionados con las cuentas de cada operación.
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Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados. Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios.
Toda la información debe plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación.
Detalles Adicionales a Considerar
- Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquellos que se localicen en el extranjero.
- Señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
- Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda.
- Deben registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, debe indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor.
Registros Específicos
- Registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se lleve el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.
- En el control de inventarios debe identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa.
- Registros relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero.
- El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas.
- El IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación.
El Monedero Electrónico de Pago
El monedero electrónico de pago es una tarjeta que tiene un microchip, el cual puede cargarse con cierta cantidad de dinero y así realizar pequeños pagos. Usualmente, el Monedero Electrónico de Pago funciona al vincularla con una cuenta bancaria o una tarjeta activa.
Para el Servicio de Administración Tributaria, el monedero electrónico está relacionado con el registro contable. El complemento ECC (Estado de Cuenta de Combustible) es un documento que lleva un registro detallado de las transacciones de compra de combustible, realizadas con un monedero electrónico en una estación de servicio. Este complemento es emitido por la empresa que proporciona el monedero electrónico como forma de pago y muestra información detallada sobre cada transacción de combustible realizada.
Ejemplo Práctico y Consideraciones Adicionales
Un cliente Persona Física que en el mes de junio empezó a utilizar una tarjeta de servicios y recibe una factura por esa cantidad debe considerar lo siguiente: si se abonan 6000 pesos a un monedero electrónico aprobado por el SAT, se podrá deducir sólo la parte que se vaya devengando.
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En otro esquema, las gasolineras emiten facturas directamente con el concepto de gasolina. La empresa emisora de la tarjeta debe enviar un estado de cuenta en el que se desglose cada carga. Si dicho estado de cuenta cumple con los requisitos fiscales que para tales efectos emite el SAT, se podrá deducir la gasolina de un solo golpe.
Es importante recordar que las personas físicas deducen o acumulan fiscalmente a base de flujo de efectivo, es decir, se deduce lo que está efectivamente pagado y se acumula lo que está efectivamente cobrado.
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