Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer, estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima. En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general.
En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía. Si todavía no incorporas la contabilidad del asiento contable de nómina en tu negocio, en este artículo te guiaremos paso a paso por este proceso, y te explicaremos de forma sencilla en qué consiste y por qué es tan importante para la salud de tu proyecto.
¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo.
Por otro lado el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total. Este proceso también ayuda al departamento de recursos humanos a generar datos sobre la nómina de un empleado, dicha información incluso podrá ser utilizada en su evaluación de desempeño. De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En éste, todos los activos y pasivos deben de registrarse con fines financieros y de cumplimiento.
Elementos Clave a Registrar en el Asiento Contable de Nómina
En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:
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- Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
- Retención de impuestos del empleador y el empleado.
- Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
- Gastos complementarios del empleador.
Clasificación de Gastos en el Asiento Contable de Nómina
En este proceso contable de nómina existen varias agrupaciones de cuentas, las cuales están alojadas en el plan de contabilidad de la empresa. El grupo “64”, que refiere a los Gastos de personal, es uno de los que competen al asiento contable de nómina. En este grupo se clasifican varias cuentas, las cuales nombraremos a continuación:
Sueldos y salarios (640)
En esta cuenta se incluyen las remuneraciones fijas y esporádicas que tu empresa abona a sus trabajadores. Estas remuneraciones se refieren al importe íntegro que, por derecho, se le debe al trabajador, con la excepción de los gastos generados por algún viaje de trabajo.
Indemnizaciones (641)
Esta cuenta recoge los gastos que se abonan a los trabajadores de la empresa, con el fin de cubrir un daño o perjuicio. En ella se ingresan específicamente las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.
Seguridad Social a cargo de la empresa (642)
En dicha cuenta se incluyen las cuotas que tu compañía deberá pagar a la Seguridad Social por las prestaciones que ésta realiza a todos tus trabajadores, por ejemplo, el crédito para una vivienda o la prestación de servicios de salud.
Aportaciones a sistemas complementarios de pensiones (643)
En esta categoría, se refleja el importe de las aportaciones devengadas a las pensiones y otras formas de cubrir la jubilación, la invalidez o la muerte de algún trabajador.
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Otros gastos sociales (649)
En esta cuenta se registran los gastos relacionados con el carácter social de la empresa, ya sea por disposición legal o voluntaria, por ejemplo, becas de estudio para sus trabajadores, el suministro de uniformes, el comedor y la provisión de comidas. Es importante no confundirlos con los gastos de Seguridad Social.
Otro de los grupos de cuentas que concierne al asiento contable de nómina es el grupo “46”, el cual incluye dos cuentas que se usan para visualizar el importe que está pendiente de pago o los pagos hacia estas cuentas que se han realizado anticipadamente, las cuales son:
Anticipos de remuneraciones (460)
Ésta se utiliza cuando se entrega una cantidad de dinero, como un anticipo del sueldo del empleado. Y se abonará cuando dicho anticipo sea cancelado en la nómina correspondiente; es decir, cuando se genera la nómina del colaborador, se le descontará el anticipo que haya recibido de la cantidad que le corresponde recibir. Dicho anticipo se le podrá descontar en una sola exhibición o en varias nóminas, dependiendo del acuerdo al que hayan llegado.
Remuneraciones pendientes de pago (465)
Con respecto a ésta, se abona cuando se contabiliza la nómina y se carga al momento de pagarse.
Cálculo de Impuestos y Su Registro Contable
¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en definir en base a la normativa legal de México qué es lo que se define como impuestos, hablaremos de dos impuestos que gran parte de las empresas deben determinar de manera cotidiana, los cuales son el impuesto sobre la renta (ISR) y el impuesto al valor agregado (IVA), ambos impuestos federales, también hablaremos un poco de un impuesto sobre nóminas que se determina en el estado de Guanajuato según las normas respectivas de la entidad.
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Impuestos
El Código Fiscal de la Federación en su artículo 2 fracción I, conceptualiza lo que son los impuestos, estos forman parte de las contribuciones por las cuales la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) recauda fondos para el Estado, por consiguiente las personas físicas y morales que se encuentren en la situación establecida en la ley de cada uno de los impuestos, estará obligado a enterar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) las condiciones requeridas, de acuerdo con cada impuesto. (CFF art. 2, fracc I; 2020, 1).
Los impuestos se pueden clasificar de diversas maneras, para este recurso clasificaremos a los impuestos por la zona geográfica en la que su aplicación es obligatoria. Primero tenemos los que son de carácter estatal, estos dependen mucho de la entidad en el que se aplique, pues cada entidad tiene normativas propias al respecto, en donde definen que impuestos propios de la entidad se determinarán, el objeto, sujeto, tasa o tarifa, y época de pago de cada uno de ellos, luego tenemos los de carácter federal, estos se deben aplicar en toda la República Mexicana y los porcentajes, topes, etc., son los mismos para cada estado, salvo lo que disponga sus respectivas leyes.
Impuestos Estatales
Como ya se mencionó anteriormente estos impuestos varían según la entidad y sus normativas correspondientes, por ejemplo, en el estado de Guanajuato existe el impuesto sobre nóminas, mientras en otras entidades del país, no se encuentra o si lo hacen en otras con distintos porcentajes. Dado a la región del estado de Guanajuato, solo tomaremos el más determinado por empresas en la entidad, que va en base a las remuneraciones que hacen los patrones, ya sean personas físicas o morales hacia sus trabajadores, el cual lleva por nombre impuesto sobre nómina (ISN), veamos de qué trata:
a) Impuesto Sobre Nómina (ISN)
Cada estado tiene su propia normatividad apegada a las leyes federales; dado que este impuesto no tiene una ley específicamente para él, generalmente lo encontramos en la Ley de Hacienda de cada uno de los estados. Para fines didácticos y como ejemplo, tomaremos la Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato, el ISN lo encontramos en el capítulo primero del Título II de esta ley, donde nos dice lo siguiente:
Objeto. Este impuesto grava las remuneraciones realizadas por concepto de trabajo personal subordinado, que sean dentro del territorio estatal. En el artículo 6 nos explica más a profundidad los conceptos que entran en el cálculo de las remuneraciones:
- I. Pagos de sueldos y salarios;
- II. Pagos de tiempo extraordinario de trabajo;
- III. Pagos de premios, primas, bonos, estímulos, incentivos y ayudas;
- IV. Pagos de compensaciones;
- V. Pagos de gratificaciones y aguinaldos;
- VI. Pagos de participación patronal al fondo de ahorros;
- VII. Pagos de primas de antigüedad;
- VIII. Pagos de participación de los trabajadores en las utilidades;
- IX. Pagos de comisiones;
- X. Pagos en efectivo o en especie, directa o indirectamente otorgados por los servicios de comedor y comida proporcionados a los trabajadores;
- XI. Pagos de despensa ya sea en dinero, especie o vales;
- XII. Pagos de servicio de transporte, ya sea directa o indirectamente proporcionados a los trabajadores;
- XIII. Pagos de primas de seguros para gastos médicos o de vida;
- XIV. Pagos realizados a las personas por los servicios que presten a un prestatario, siempre que dichos servicios se lleven a cabo en las instalaciones o por cuenta de este último, por los que no se deba pagar el Impuesto al Valor Agregado;
- XV. Pagos en bienes y servicios, incluyendo la casa habitación, además de aquellas en las que se tenga la reserva del derecho de su dominio; y
- XVI. Cualquier otra señalada en esta disposición que se entregue a cambio del trabajo personal subordinado, independientemente de la denominación que se le otorgue.
Exenciones del impuesto:
- I. Indemnizaciones por riesgos o enfermedades profesionales;
- II. Pensiones y jubilaciones en casos de invalidez, vejez, cesantía y muerte;
- III. Indemnizaciones y primas de retiro por rescisión o terminación de la relación laboral;
- IV. Pagos por gastos funerarios;
- V. Gastos de representación y viáticos erogados por cuenta del patrón, comprobados en los mismos términos que para su deducibilidad exija la Ley del Impuesto Sobre la Renta;
- VI. Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro, al Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores, al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado, al Instituto de Seguridad Social del Estado de Guanajuato, al Instituto de Seguridad Social para las Fuerzas Armadas Mexicanas y las cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social a cargo del patrón;
- VII. El ahorro, siempre que se integre por un depósito por cantidad igual del trabajador y del patrón;
- VIII. La alimentación y habitación, cuando se otorguen con cargo al salario del trabajador;
- IX. Las prestaciones de servicio de comedor, bono de transporte, uniformes de trabajo o deportivos, festejos de convivios, becas para los trabajadores o sus familias;
- X. Primas de seguros por gastos médicos o de vida;
- XI. Las despensas en dinero o en especie, cuando su monto no rebase el cuarenta por ciento del valor diario de la Unidad de Medida y Actualización; y
- XII. Las cantidades otorgadas por el patrón para fines sociales o sindicales.
Para que los conceptos mencionados en las fracciones anteriores se excluyan de la base para el cálculo de este impuesto, deberán estar debidamente registrados en la contabilidad del patrón. Los excedentes del límite previsto en la fracción XI se integrarán a la base de cálculo de este impuesto. (Art. 9 Ley de Hacienda para el Edo. De Guanajuato, 2021)
Sujeto. El artículo 7 nos dice lo siguiente: Las personas físicas o morales que realicen los pagos que se mencionan en el objeto, independientemente del domicilio que tenga el patrón. Ejemplifico, cuando el patrón es de Queretaro, pero tiene un empleado en Guanajuato, debe pagar este impuesto de acuerdo con lo dispuesto por el Estado de Guanajuato. La federación, estados, municipios, entidades paraestatales y órganos autónomos, también son sujetos a cumplir con este impuesto. Tratándose de outsourcing, trabajo subordinado pagado por un tercero, también debe pagar este impuesto.
Base. Esta base se compone de todos los conceptos que nos menciona el artículo 6, por los cuales se le paga a un subordinado; el monto total fungirá como base para el cálculo del impuesto.
Tasa. Este porcentaje está sujeto al ejercicio que transcurre, por ende, cada año sufre modificaciones y se encuentra en la Ley de Ingresos del Estado del que se trate; para este año 2021 en el Estado de Guanajuato la tasa del impuesto es del 3% sobre la base.
Época de pago. Este impuesto debe pagarse a más tardar el día 22 del mes siguiente al que se causó; se considera que es pago definitivo, ya que no podemos tener saldo a favor por este concepto. Independientemente de si exista un saldo por pagar o no, las declaraciones deben hacerse conforme a la ley.(Ley de Hacienda Para el Estado de Guanajuato, 2021)
Impuestos Federales
Los impuestos federales son de carácter obligatorio para todo el territorio mexicano y los porcentajes son aplicables por igual, a excepción de la zona norte del país.
b. Impuesto Sobre la Renta (ISR)
Tan solo se explicarán los elementos básicos del impuesto sobre la renta, como es el sujeto, objeto, tasa o tarifa y la época de pago.
Sujeto: Los sujetos del ISR son todas las personas físicas y morales, en los siguientes casos: Las residentes en México, respecto de todos sus ingresos, cualquiera que sea la ubicación de la fuente de riqueza de donde procedan. Los residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, respecto de los ingresos atribuibles a dicho establecimiento permanente. Los residentes en el extranjero, respecto de los ingresos procedentes de fuentes de riqueza situadas en territorio nacional, cuando no tengan un establecimiento permanente en el país, o cuando teniéndolo, dichos ingresos no sean atribuibles a éste. (Art. 1º , Ley del impuesto sobre la renta, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Objeto: El objeto del ISR son los ingresos que perciben las personas. En el caso de las personas morales, se trata de los ingresos provenientes de la realización de actividades comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, pesca, silvicultura. En el caso de las personas físicas, son los ingresos provenientes de: salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado; actividades empresariales y profesionales; arrendamiento y en general por otorgar el uso y goce temporal de bienes inmuebles; enajenación de bienes; enajenación de acciones en bolsa de valores; adquisición de bienes; intereses, obtención de premios; dividendos y en general por las ganancias distribuidas por personas morales; y demás ingresos que obtengan las personas físicas.
Base: La base del ISR es el resultado de la suma de los ingresos percibidos objeto del impuesto, menos las deducciones...
a. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El IVA es un impuesto general e indirecto que se genera cada vez que se compra algún bien o servicio (con algunas excepciones), y grava todo valor que se agrega a la mercancía en su proceso de producción.
Esto se hace mediante la figura de la traslación, por la cual el sujeto del impuesto no sufre pérdida económica en virtud del impuesto, pues se traslada a quien le presta un servicio o le vende un bien. Así, quien carga con el impuesto es el consumidor final.
Sujetos: Los sujetos del IVA son las personas físicas y las morales que realicen los actos o actividades siguientes, en territorio nacional: Enajenen bienes, Presten servicios independientes, Otorgan el uso o goce temporal de bienes, Importen bienes y servicios (Art. 1º, Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Objeto: El objeto del IVA es gravar los actos o actividades arriba señalados; es decir, la enajenación de bienes, la prestación de servicios independientes, el arrendamiento de bienes y la importación de bienes y servicios.
Base: La base del IVA es el valor que la ley señala para las cuatro clases de actos o actividades que grava. De manera general, la base del IVA es el valor de la operación.
Base enajenación de bienes: Para calcular el impuesto tratándose de enajenaciones se considerará como valor el precio o la contraprestación pactados, así como las cantidades que además se carguen o cobren al adquirente por otros impuestos, derechos, intereses normales o moratorios, penas convencionales o cualquier otro concepto.(Art. 12º, Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Base prestación de servicios: Para calcular el impuesto tratándose de prestación de servicios se considerará como valor el total de la contraprestación pactada, así como las cantidades que además se carguen o cobren a quien reciba el servicio por otros impuestos, derechos, viáticos, gastos de toda clase, reembolsos intereses normales o moratorios, penas convencionales y cualquier otro concepto.(Art. 18º y 18-A, Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Base Uso o goce temporal de bienes: Para calcular el impuesto en el caso de uso o goce temporal de bienes, se considerará el valor de la contraprestación pactada a favor de quien los otorga, así como las cantidades que además se carguen o cobren a quien se otorgue el uso o goce por otros impuestos, derechos, gastos de mantenimiento, construcciones, reembolsos, intereses normales o moratorios, penas convencionales o cualquier otro concepto.(Art. 23º , Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Base Importación de Bienes y Servicios: Para calcular el impuesto al valor agregado tratándose de importación de bienes tangibles, se considerará el valor que se utilice para los fines del impuesto general de importación, adicionado con el monto de este último gravamen y del monto de las demás contribuciones y aprovechamientos que se tengan que pagar con motivo de la importación.(Art. 27º , Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Base Exportación de Bienes y Servicios: Las empresas residentes en el país calcularán el impuesto aplicando la tasa del 0% al valor de la enajenación de bienes o prestación de servicios, cuando unos u otros se exporten.(Art. 29º , Ley del impuesto al valor agregado, Última reforma publicada DOF 23-04-2021)
Tasa: La tasa general del IVA es de 16%; asimismo, hay una tasa especial de 0%, así como también existen exenciones en cada una de las actividades, dado a la extensión de las mismas, enumeramos los artículos de la ley que puedes consultar para ver los mismos:
- Art. 16% Tasa General- Art. 1 LIVA
- Art. 0% Tasa Especial- Art. 2 A LIVA
Exentos:
- Enajenación de bienes- Art. 9 LIVA
- Prestación de Servicios- Art. 15 LIVA
- Uso o goce temporal de bienes- Art. 20 LIVA
- Importación de bienes o servicios- Art. 25 LIVA
Época de pago: El IVA se paga a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponda el impuesto. El contribuyente debe pagar la diferencia entre el IVA por él retenido y trasladado (el que él cobró) y el IVA que él pagó al adquirir bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad.