En la era digital, la forma en que realizamos nuestras transacciones financieras ha evolucionado drásticamente. Atrás quedaron los días de largas filas en el banco o la necesidad de sacar grandes cantidades de dinero en efectivo. Hoy, los pagos se realizan de forma fácil y segura desde la comodidad de casa, la oficina o cualquier lugar con un dispositivo móvil. ¿Te gustaría recibir o hacer pagos de una forma fácil y segura desde la comodidad de tu casa u oficina o desde cualquier lugar con tu celular?
Esta transformación ha traído consigo la necesidad de nuevos mecanismos de comprobación y validación. El recibo sellado por banco digital emerge como un documento clave. Es un documento que acredita de forma fehaciente un pago o un cobro. En la práctica empresarial, cumple una doble función: prueba documental (jurídica y fiscal) y soporte contable para registrar la operación. Puede emitirse en papel o en formato digital o electrónico, y tiene plena validez siempre que se garantice integridad y autenticidad.
¿Qué es un Justificante de Transferencia Bancaria?
Cada vez que haces una transacción con tu cuenta bancaria, ya sea ingresar dinero en el cajero o pagar automáticamente un recibo domiciliado, lo habitual es que el banco te proporcione un documento como justificante de la operación en caso de errores o discrepancias. Lo mismo ocurre con las transferencias bancarias.
Un justificante de transferencia bancaria, también llamado comprobante de la transferencia, es un documento financiero que expide el banco como prueba de que has efectuado una transferencia de una cuenta a otra. Tradicionalmente, los comprobantes bancarios solían ser de papel. En la actualidad, todos los bancos ofrecen ya la opción de descargar una copia digital o enviarla al titular de la cuenta por correo electrónico, especialmente en el caso de la banca digital. Enviar justificantes digitales permite al banco ahorrar en costes de impresión, pero también beneficia a las empresas, que reducen el tiempo que pasan procesando, escaneando y archivando documentos en papel.
Información Clave en un Justificante de Transferencia
Cuando haces una transferencia, el banco genera un comprobante de pago con los datos de la operación. La información básica que debe aparecer en un justificante de transferencia bancaria es la siguiente:
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- El titular y número de cuenta del pagador.
- El titular y número de cuenta del beneficiario.
- El importe que se ha transferido.
- La referencia, concepto u observaciones de la transferencia.
- El tipo de transferencia.
- La fecha de la transacción.
Utilidad del Justificante de Transferencia
Los justificantes de transferencia son fundamentales por diversas razones. Cada vez que envías dinero a otra cuenta, puedes solicitar una confirmación de la transferencia a tu sucursal (si la transferencia es presencial) o descargarla desde la web del banco como comprobante del pago.
Por ejemplo, si tienes proveedores extranjeros a los que necesitas comprar mercancía urgentemente, este documento sirve para demostrar que has tramitado la orden de pago, puesto que las transferencias internacionales tardan varios días en llegar. El proveedor tendrá una garantía de que la operación se ha hecho y que el dinero llegará a su cuenta tarde o temprano, por lo que puede comenzar a preparar el pedido para enviarlo lo antes posible y prevenir retrasos.
Aportar un justificante de la transferencia también te ayuda a evitar disputas relacionadas con los detalles de las transferencias. Un justificante te da la posibilidad de comprobar si los datos de la transferencia son correctos. Así, puedes saber si el dinero se ha depositado en la cuenta equivocada, o si has vuelto a pagar por error una factura de un proveedor que ya se pagó anteriormente, un despiste humano que suele ocurrir mucho en las empresas que no automatizan los pagos a sus proveedores.
Guardar copias de los justificantes de las transferencias bancarias te ayudará a gestionar mejor la contabilidad de tu empresa. Por si fuera poco, guardar los comprobantes de las transferencias agiliza el proceso de reconciliación bancaria. En el artículo 29 de la ley 58/2003 de 17 de diciembre, la Agencia Tributaria señala la obligación de las empresas de emitir facturas y conservar todos los justificantes que guarden relación con las obligaciones tributarias.
El Comprobante Electrónico de Pago (CEP) y SPEI®
SPEI® es un sistema desarrollado y operado por el Banco de México que permite al público en general realizar en cuestión de segundos pagos electrónicos, también llamados transferencias electrónicas, a través de la banca por internet o de la banca móvil. Este servicio se solicita directamente con la institución financiera donde tienes tu cuenta.
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El Comprobante Electrónico de Pago (CEP) es un comprobante o documento electrónico que emite el Banco de México con fines informativos para avalar la realización de un pago. Es un elemento crucial para la trazabilidad y validación de las transacciones digitales.
Rastreo y Validación de Pagos con SPEI®
Al realizar un pago por SPEI®, recibirás el identificador del pago que generó tu banco conocido como clave de rastreo. Además, el número de referencia (folio de hasta siete dígitos) y el concepto de pago (una leyenda de hasta 40 dígitos) son datos que le llegarán a la persona que recibe el pago. Esta información permite identificar el pago en los estados de cuenta (en papel o electrónico) así como rastrear el pago en caso de futuras aclaraciones.
¿Se te olvidó imprimir o guardar tu comprobante? Tu pago nunca se extravía. MI-SPEI es un servicio de información a través del cual puedes consultar el estado de un pago mediante la clave de rastreo o el número de referencia que tu banco te proporcionó al momento de realizarlo. Este módulo de información te permite conocer, por ejemplo, si el pago fue devuelto por alguna razón o si nunca se dio. Se informa cuando el pago fue cancelado por el banco en donde tiene la cuenta quién lo solicitó.
El CEP puede obtenerse en un formato de impresión (PDF) así como en un archivo de datos (XML). Esto es, puedes validar que el sello digital con el que se firmó el comprobante electrónico, así como la información contenida en el mismo, corresponden con la información proporcionada por el banco que recibió el pago en el SPEI®.
Hacer pagos a través del SPEI® es muy seguro pues estas operaciones se realizan a través de un ambiente o red privada y protegida.
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El Extracto Bancario Digital
Un extracto bancario es un documento en el que el banco informa al cliente de los movimientos y el saldo de su cuenta bancaria en un periodo determinado. En el documento del extracto bancario se reseñarán los datos de identificación de la cuenta bancaria a la que hace referencia, incluyendo tanto el nombre del titular o titulares como el número de IBAN. También aparecerán todas las operaciones realizadas en el periodo señalado, con concepto, importe y fecha en la que se han realizado. Estas operaciones pueden ser retiradas de efectivo desde cajero, pagos con tarjeta de crédito o débito, ingresos de dinero, pago de recibos domiciliados, transferencias realizadas o comisiones cargadas, entre otras.
Tradicionalmente era habitual recibir el extracto bancario mensual de la cuenta en papel, que enviaba el banco por correo postal. Hoy en día, la forma más rápida y sencilla de obtener un extracto bancario es utilizando la banca online o aplicación del banco. A través de ella, podrás realizar consultas sobre los movimientos en tu cuenta durante un período concreto. El extracto de los movimientos bancarios de una cuenta corriente es una información que los bancos tienen que proporcionar de forma gratuita a sus clientes.
La Autorización de Documentos Fiscales Digitales o timbrado, es un documento oficial emitido por entidades financieras y bancarias como respaldo de las diferentes operaciones que realices al llevar a cabo tus operaciones económicas, como son ingresos, detalles de compra, pagos y depósitos. Con este mecanismo de seguridad se garantiza que los estados de cuenta no hayan sido alterados o falsificados, y que la información contenida en ellos es confiable.
El Recibo Bancario General y su Validez
Un recibo bancario se utiliza habitualmente para efectuar pagos que pueden ser puntuales o que tienen un carácter periódico. Su principal validez legal es como confirmante de haber realizado un pago. Normalmente, se recurre al recibo bancario cuando se tiene que efectuar un pago puntual relevante, de modo que se pueda documentar que una persona ha recibido una cantidad económica a cambio de un determinado producto o servicio.
También es habitual el uso de recibos para confirmar la prestación de un servicio con carácter periódico. Es el caso de, por ejemplo, la domiciliación que se hace del pago de la luz, el gas o el agua. Para emitir un recibo bancario, es necesario solicitar al futuro pagador que firme un mandato SEPA, que permite regular las transferencias y los recibos. A través de un mandato SEPA, se autoriza a la entidad bancaria a cargar los abonos en la cuenta del deudor.
Aunque, en ocasiones, puedan parecer lo mismo, un recibo bancario y una factura son conceptos diferentes. Un recibo bancario es emitido por el banco como prueba de haberse efectuado un pago. Cuando preguntas “recibo bancario qué es”, piensa en el justificante emitido por la entidad financiera que acredita un movimiento: cargo, abono, transferencia o un recibo domiciliado.
El recibo digital (generado nativamente en PDF) o electrónico (con firma o sellado de tiempo) tienen plena validez siempre que se garantice integridad y autenticidad. El recibo justificante de pago sustenta deducibilidad del gasto cuando existe factura y ayuda a acreditar fechas y medios de pago. Hoy, el banco emite el recibo de transferencia o la propia app descarga “el recibo electrónico” del movimiento.
La Banca Digital y la Gestión de Recibos
La banca digital facilita enormemente la gestión de estos recibos sellados. Por ejemplo, en la nueva 'app' de BBVA, el servicio de descarga del certificado de titularidad sigue estando disponible. Para obtenerlo, el cliente solo tiene que acceder a la aplicación, ir a su posición global y, después, seleccionar la cuenta sobre la que quiere obtener el certificado. Además, BBVA permite a sus clientes la firma de diferentes operaciones bancarias usando la biometría registrada en su dispositivo móvil. Este servicio ofrece un entorno de confirmación de las transacciones más seguro, ágil y rápido y reduce a la mitad el tiempo para confirmar la operación.
Un ERP o una plataforma de contabilidad moderna permite capturar el recibo digital o electrónico desde el correo o desde el móvil, convertir papel en el recibo digitalizado con OCR y vincular automáticamente cada documento a su asiento. Estos documentos mejoran la transparencia y demuestran a la Administración qué operaciones se han hecho con el dinero del negocio. De este modo, en caso de una posible inspección de Hacienda, te ahorrarás quebraderos de cabeza si ya tienes copias de tus facturas y justificantes de pago.