Las sociedades mercantiles son una de las formas más comunes para formalizar negocios. Permiten que dos o más personas se unan legalmente para emprender una actividad con fines de lucro, ya sea aportando dinero, trabajo o conocimientos. Una sociedad mercantil es una entidad legal conformada por una o más personas que se unen para realizar actividades económicas buscando obtener ganancias. Este tipo de sociedad se distingue porque nace con el objetivo de realizar actos de comercio y se rige por reglas específicas. Al constituirse, se debe establecer una razón social, un domicilio fiscal y registrar la empresa mediante escritura pública.
Nada como un ejemplo para entender cómo funciona una sociedad mercantil. Imagina que Santiago y Sofía tienen una idea para poner un negocio de servicios técnicos. Ambos tienen experiencia, herramientas y muchas ganas de emprender. Primero, acuerdan cuánto va a aportar cada quien: Santiago pone capital, Sofia aporta su conocimiento técnico. Registran un nombre oficial para su negocio, tramitan su RFC y lo inscriben en el registro correspondiente. Lo que diferencia a esta sociedad mercantil de otras es que hay reglas claras, derechos y obligaciones definidos, y una estructura legal que da certeza. Este tipo de ejemplos se ven todos los días: personas que se asocian para abrir una cafetería, una tienda en línea, una consultoría, un taller mecánico, una agencia de diseño o una comercializadora.
Elegir constituir una sociedad mercantil implica asumir ciertas obligaciones, pero también ofrece múltiples beneficios. La Ley General de Sociedades Mercantiles es el marco legal que regula cómo se constituyen, operan, modifican y disuelven las sociedades en el país. También indica que toda sociedad debe formalizarse mediante escritura pública ante notario y registrarse en el Registro Público de Comercio.
La Contabilidad en las Sociedades Mercantiles: Un Pilar Fundamental
En cierto sentido es lógico hacerlo así ya que la contabilidad de sociedades no es ninguna rama contable diferente. La contabilidad financiera se entiende como la contabilidad general de la empresa. Tiene como objetivo informar de la situación económica y financiera de la sociedad en todo momento. Será la encargada de desarrollar los estados financieros de la misma. Estos estados financieros darán información útil a la empresa en su toma de decisiones pero también será interesante para usuarios externos.
Por su parte la contabilidad analítica o contabilidad de costes se encargará de determinar, a través de un sistema de información, el coste de los productos creados por la empresa. Sirve de apoyo a la contabilidad financiera en las empresas de producción, para estudiar su estructura de costes. A diferencia de la contabilidad financiera, que tiene carácter obligatorio y se debe regir por el Plan General de Contabilidad y el Código de Comercio, la contabilidad analítica no es obligatoria.
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La contabilidad de sociedades no existe como una regulación independiente de la contabilidad financiera, es parte de esta. Es una forma de denominar a la contabilidad que estudia “particularidades contables” en la regulación mercantil de las empresas en temas algo más complejos. Su regulación se basará en dos ámbitos principalmente. Por un lado las propias normas contables como el Plan General Contable o todo lo dispuesto por el ICAC. La contabilidad de sociedades, aunque reglamentariamente parece más destinada a la sociedad anónima, se va a aplicar a cualquier tipo de Sociedad. La temática que trata la contabilidad de sociedades combina los ámbitos contables y mercantiles. Son muchos y diversos los aspectos contables que se desarrollan en su estudio y van a depender del tipo de sociedad que estemos contabilizando.
La contabilidad de sociedades será necesaria para todo tipo de sociedades. Desde el empresario individual que quiere saber distribuir sus resultados, pasando por la Sociedad Anónima y la Sociedad Limitada hasta las Cooperativas. En definitiva, la contabilidad de sociedades tiene por objeto el estudio de las particularidades contables que presenta la normativa mercantil de las personas jurídicas. Hechos como la constitución de sociedades, ampliaciones, reducciones de capital, segregaciones de empresas, etc. serán tratados aquí.
La importancia de conocerlo radica en que se debe comprender las distintas cuentas contables que se utilizan para cada tipo de sociedad, la variedad de las aportaciones y las diferencias que se llegan a dar cuando la sociedad decide ser de capital fijo o variable, para en un futuro ser capaz de realizar de manera correcta los estados financieros de las sociedades, los cuales son indispensables para una efectiva toma de decisiones y cumplir con las normas jurídicas-contables que establecen las leyes.
Es importante que desde que se inicia la sociedad, un contador sea el encargado de llevar los registros contables, puesto que puede haber pérdidas, malentendidos, demandas, auditorías y demás situaciones que lleven a la quiebra a la sociedad. Cada sociedad tiene sus cuentas contables particulares, es por esto que no nos podemos guiar solamente con las cuentas de las sociedad más conocida, que es la sociedad anónima, puesto que estaríamos incumpliento normas contables y por ende, realizando un erróneo registro que en el futuro será más complicado corregir.
Tipos de Sociedades Mercantiles y sus Especificidades
Existen varios tipos de sociedades mercantiles, cada una con características, requisitos y niveles de responsabilidad distintos. Estas sociedades permiten organizar desde un pequeño emprendimiento hasta una gran empresa con cientos de accionistas. Hemos de recordar que las sociedades mercantiles que reconoce nuestra ley, se encuentran enumeradas en el artículo 1 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
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A continuación, se presenta un resumen de las características principales de las sociedades mercantiles:
| Tipo de Sociedad | Mínimo de Socios | Capital Mínimo | Responsabilidad de los Socios | Particularidades |
|---|---|---|---|---|
| Sociedad en Nombre Colectivo | Responden de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales. | Existe bajo una razón social. | ||
| Sociedad en Comandita Simple | Uno o varios comanditados y uno o varios comanditarios. | Comanditados: responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente. Comanditarios: únicamente están obligados al pago de sus aportaciones. | Se compone de dos tipos de socios. | |
| Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.) | No más de 50 socios. | Solamente están obligados al pago de sus aportaciones. | Pensada para pequeñas y medianas empresas. El capital se divide en partes sociales no representadas por títulos negociables. Las decisiones se toman en asamblea de socios. | |
| Sociedad Anónima (S.A.) | Su obligación se limita al pago de sus acciones. | Se usa para crecer, atraer inversionistas o incluso salir a bolsa. El capital se divide en acciones que pueden comprarse o venderse. | ||
| Sociedad en Comandita por Acciones | Uno o varios comanditados y uno o varios comanditarios. | Comanditados: responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente. Comanditarios: únicamente están obligados al pago de sus acciones. | El capital se divide en acciones. | |
| Sociedad Cooperativa | Integrada por personas físicas. | Se forma por personas que buscan un beneficio común, no solo económico. Los socios participan democráticamente (un socio, un voto). Puede ser de producción, consumo o servicios. | ||
| Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S.) | Una o más personas físicas. | Solamente están obligadas al pago de sus aportaciones representadas en acciones. | Surgió en el 2016. Las acciones deben pagarse en su totalidad en un año. |
Sociedad en Nombre Colectivo
Esta sociedad se encuentra en el capítulo II, comienza en el artículo 25 donde dice que este tipo de sociedad es “aquella que existe bajo una razón social y en la que todos los socios responden, de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales.”
Aspectos contables de la Sociedad en Nombre Colectivo
En esta sociedad existen dos tipos de socios: Socios capitalistas, que aportan efectivo, bienes o valores a la sociedad, y Socios industriales, que aportan conocimiento, trabajo y esfuerzo a la sociedad. Dada la existencia de estas dos variedades de socios, se deben abrir tres cuentas contables: Capital social, Aportaciones y Cuentas colectas.
Si la sociedad es de capital fijo, los asientos de apertura serán: Bancos o diversas cuentas de activo, Capital social, Aportaciones. Si la sociedad es de capital variable, aparte de las cuentas que se utilizan para el capital fijo, se usarán estas cuentas de orden: Partes sociales, Emisión de partes sociales.
Sociedad en Comandita Simple
Esta sociedad pertenece al capítulo III, donde en el artículo 51 la define como: Es la que existe bajo una razón social y se compone de uno o varios socios comanditados que responden, de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus aportaciones.
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Aspectos contables de la Sociedad en Comandita Simple
Podemos darnos cuenta que esta sociedad es diferente a la anterior, tan solo por el simple hecho de que aquí existen comanditados y comanditarios, es por eso que debemos tener cuentas para poder registrar correctamente los movimientos del capital social: Capital social comanditado, Capital social comanditario, Socios comanditados, Socios comanditarios.
Ahora, si fuera el caso que la sociedad decide ser de capital variable, se deben aperturar cuentas de orden para poder señalar el importe de lo siguiente: Capital social autorizado, Capital suscrito, Capital exhibido. Existen dos posibles casos que pueden surgir cuando se aperture la contabilidad de la sociedad: Las aportaciones sean inmediatas, donde los socios pagan el total de sus aportaciones acordadas al momento de la constitución de la sociedad, o Las aportaciones sean mediatas, donde los socios no pagan el total de las aportaciones acordadas al momento de la constitución de la sociedad.
Sociedad de Responsabilidad Limitada
Siguiendo el orden que marca la LGSM, pasamos al capítulo IV donde en el artículo 58 define a esta tercera sociedad como: La que se constituye entre socios que solamente están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables, a la orden o al portador, pues sólo serán cedibles en los casos y con los requisitos que establece la presente Ley. Está pensada para pequeñas y medianas empresas. El capital se divide en partes sociales y los socios solo responden hasta por el monto que hayan aportado. No se permite más de 50 socios, y las decisiones se toman en asamblea de socios.
Aspectos contables de la Sociedad de Responsabilidad Limitada
Volvemos al punto de tener que usar cuentas distintas dependiendo de si es sociedad de capital fijo o variable. Iniciaremos con las cuentas que se utilizan cuando es capital fijo: Capital social, Socios, Exhibiciones decretadas, Socios aportaciones suplementarias, Capital por aportaciones suplementarias. Mientras tanto, al ser de capital variable se añaden las anteriores cuentas mencionadas y las siguientes dos: Partes sociales, Emisión de partes sociales.
Dentro de este tipo de sociedad existen las partes privilegiadas, que básicamente existen para dar cierta preferencia al momento de repartir utilidades. También es importante conocer las aportaciones suplementarias, las cuales se dividen en dos cuentas: socios aportaciones suplementarias y aportaciones suplementarias. Mientras estas dos cuentas posean saldo, quiere decir que existen aportaciones suplementarias que faltan ser pagadas por los socios. Y por último, las partes en mora, si llegara a ser el caso en que las partes sociales que faltaban ser pagadas no se cubran en el tiempo establecido, se proclamará en mora, y para esto hay dos soluciones: Se pueden vender estas partes en mora, acatando las leyes, o Se le reste al capital social el importe de las partes en mora.
Sociedad Anónima
En el capítulo V encontramos la definición de esta sociedad, donde se expresa que “existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones”. Se usa cuando se quiere crecer, atraer inversionistas o incluso salir a bolsa. El capital se divide en acciones que pueden comprarse o venderse.
Aspectos contables de la Sociedad Anónima
Para esta sociedad debemos usar las siguientes cuentas:
- Para una Sociedad de capital fijo: Capital social, Accionistas, Exhibiciones decretadas, Acciones en tesorería, Depositante de acciones.
- Para una Sociedad de capital variable: Acciones emitidas y emisión de acciones, Capital suscrito o Capital social, Accionistas, Exhibiciones decretadas, Acciones en tesorería y depositante de acciones.
Si fuera el caso en que en el acta constitutiva se señala el capital mínimo con el que la sociedad debe efectuar sus operaciones, las cuentas de mayor se dividirán de la siguiente manera: Capital social fijo, que solo tendrá cambios cuando se constituya la sociedad y en el supuesto de que se cambie la escritura constitutiva; y Capital social variable, donde se utilizan las cuentas de acciones emitidas y emisión de acciones.
Sociedad en Comandita por Acciones
Dando un salto al capítulo VI, encontramos en el artículo 207 que la definición de esta sociedad es “la que se compone de uno o varios socios comanditados que responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus acciones.” Es similar a la comandita simple, pero el capital se divide en acciones.
Aspectos contables de la Sociedad en Comandita por Acciones
Recordando lo que vimos en la Sociedad en Comandita Simple, podemos intuir que en esta sociedad también se tienen socios comanditados y socios comanditarios, es por esto que volvemos a tener cuentas especiales: Acciones emitidas, Emisión de acciones, Accionistas comanditados, Accionistas comanditarios, Capital social comanditado, Capital social comanditario. Si la sociedad es de capital fijo, se usan las anteriores cuentas, y si es de capital variable igualmente se usan las anteriores cuentas, pero añadiendo las siguientes dos: acciones emitidas y emisión de acciones.
Sociedad Cooperativa
Cuando pasamos al capítulo VII de la LGSM nos podemos encontrar con la gran sorpresa de que este capítulo sólo contiene al artículo 212, el cual dice que “las sociedades cooperativas se regirán por su legislación especial”. Así que podemos buscar esta ley en Internet y en su artículo 2 nos define a la sociedad cooperativa como: Una forma de organización social integrada por personas físicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propósito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a través de la realización de actividades económicas de producción, distribución y consumo de bienes y servicios. Los socios participan democráticamente (un socio, un voto), y puede ser de producción, consumo o servicios.
Aspectos contables de la Sociedad Cooperativa
En este recurso solo nos enfocaremos en conocer de manera general cómo se conforma el patrimonio de esta sociedad y los tres tipos de fondos sociales que pueden constituir. El capital se conformará por: Las aportaciones de los socios, y Los rendimientos acordados por la asamblea general. Las aportaciones pueden ser: Efectivo, Bienes, Derechos, Trabajos. Las anteriores aportaciones deben ser representadas con certificados actualizados anualmente y que serán: Nominativos, Indivisibles, De igual valor. Es obligatorio pagar mínimo el 10% de los certificados de aportación en estos casos: Cuando se constituya la sociedad, y Cuando ingrese a la sociedad un socio.
Del artículo 53 al 59 de esta misma LGSC se encuentran el desglose de cómo se deben manejar los tres tipos de fondos sociales:
- Fondo de reserva: formado con el 10 al 20% de los rendimientos que obtengan las sociedades cooperativas en cada ejercicio social, se usará para constituir este fondo.
- Fondo de previsión social: se conforma con la aportación anual del porcentaje, que sobre los ingresos netos, sea determinado por la Asamblea General.
- Fondo de educación cooperativa: se forma con el porcentaje que acuerde la Asamblea General.
Sociedad por Acciones Simplificadas
Si nos vamos al capítulo XIV encontraremos los artículos que rigen a esta sociedad que es prácticamente nueva, puesto que surgió en el 2016. El artículo 260 nos define a esta sociedad como: Aquella que se constituye con una o más personas físicas que solamente están obligadas al pago de sus aportaciones representadas en acciones. En ningún caso las personas físicas podrán ser simultáneamente accionistas de otro tipo de sociedad mercantil a que se refieren las fracciones I a VII, del artículo 1o. de esta Ley, si su participación en dichas sociedades mercantiles les permite tener el control de la sociedad o de su administración, en términos del artículo 2, fracción III de la Ley del Mercado de Valores.
Aspectos contables de la Sociedad por Acciones Simplificadas
Los accionistas, dependiendo de cómo se quiera constituir la sociedad, pueden ser de dos tipos: Accionistas subsidiarios o Accionistas solidarios. Las acciones deben pagarse en su totalidad en un año contado a partir de cuando la sociedad se inscriba en el Registro Público de Comercio. Al momento en que se haya pagado la totalidad del capital social, deberá publicar un aviso en el sistema electrónico que la Secretaría de Economía haya establecido. A pesar de que la Sociedad por Acciones Simplificadas parezca la alternativa más rápida y sencilla para constituir una sociedad, hay que analizar todas las opciones para rectificar que efectivamente esta opción sea la mejor para nuestras necesidades, objetivos, intereses, etc.
Obligaciones Contables y Fiscales Generales de las Sociedades Mercantiles
Las sociedades mercantiles, incluyendo las SAPI, están sujetas a una serie de efectos fiscales y contables que es importante conocer. Estos efectos pueden variar según el tipo de sociedad, el régimen fiscal al que se encuentre sujeta y las operaciones que realice. Además, permite que algunas sociedades se transformen en otras más adelante. Por ejemplo, una sociedad de responsabilidad limitada puede convertirse en sociedad anónima si los socios deciden abrirse a nuevos inversionistas o ampliar operaciones.
Aspectos Contables
La contabilidad es obligatoria para todos los contribuyentes inscritos en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sin embargo, no a todos se les exige llevar la contabilidad electrónica. La contabilidad es un sistema de información que permite registrar, clasificar, analizar e interpretar las operaciones económicas de una empresa.
Tanto el Código de Comercio como el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital señalan que las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria, constituyendo estos cinco documentos una unidad de información a estos efectos (también se exige un informe de gestión, si bien no se considera parte constitutiva de las cuentas anuales). La información incluida en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable.
Las sociedades mercantiles deben registrar todas sus operaciones económicas en libros contables, tales como el libro diario, el libro mayor y los libros auxiliares. Las operaciones deben registrarse de forma cronológica y en orden de fecha. Las operaciones económicas de las sociedades mercantiles deben clasificarse en cuentas contables. Los citados requisitos formales también son de aplicación al libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita por acciones, así como al libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos.
Aspectos Fiscales
Las sociedad mercantiles están sujetas al Impuesto Sobre la Renta (ISR), al Impuesto al Valor Agregado (IVA) y a otros impuestos y contribuciones fiscales.
- ISR: están obligadas a presentar declaraciones anuales de ISR, así como declaraciones mensuales o bimestrales, según sea el caso. El ISR se calcula sobre la base de la utilidad fiscal, que es la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa.
- IVA: Las sociedades mercantiles que realizan actividades gravadas con IVA están obligadas a inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) como contribuyentes del IVA. El IVA se calcula sobre la base de las ventas netas de la empresa.
- Otros impuestos y contribuciones fiscales: pueden estar sujetas a otros impuestos y contribuciones fiscales, como el Impuesto especial sobre la producción y servicios (IEPS), Impuestos al comercio exterior de importación y exportación (IGIE), Impuestos Sobre Automóviles Nuevos (ISAN) o algún otro impuesto local.
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