Importar información al sistema Aspel SAE es un proceso que permite agilizar la actualización de tus registros, mantenerlos organizados y optimizar el tiempo en la gestión de tus operaciones, evitando capturas manuales y reduciendo errores.
Importación de CFDI desde el portal del SAT
Importar CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) desde el portal del SAT es una práctica que te ayuda a mantener tu información fiscal completa y actualizada en tu sistema. Este proceso permite integrar los comprobantes emitidos y recibidos directamente desde la plataforma oficial, evitando errores y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Pasos para la descarga e importación:
- Accede al menú Comprobantes y haz clic en el ícono Importación de CFDI. Cuando se abra la ventana del asistente, pulsa el ícono Descargar de portal SAT.
- Inicia sesión con los datos que se solicitan: RFC, contraseña y el captcha. Al terminar pulsa el botón Enviar. También puedes ingresar utilizando los archivos de tu e.firma o FIEL.
- Al ingresar, selecciona y descarga los archivos XML que requieres importar y continúa con el proceso para seleccionar los CFDIs a importar al sistema.
Importación de información desde Excel
Aspel SAE permite la importación de información por tipos de archivo de Texto, Excel y documentos XML, lo cual reduce el tiempo de captura. Otras empresas deciden migrar de su sistema actual a Aspel SAE, por lo que extraen su información y la almacenan en hojas de Excel, realizando en ellas la depuración necesaria.
Requisitos y preparación:
- El archivo de Excel (layout) se obtiene al instalar el sistema Aspel SAE en la ruta: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador.
- Dentro de esta carpeta encontrarás distintos archivos de ejemplo para cada catálogo.
- Las columnas que indiquen "No" en el campo Requerido pueden quedar vacías, pero algunos campos deben contener un valor para que el proceso sea válido.
Asistente de importación:
- Ingresa al menú correspondiente al catálogo (por ejemplo, Clientes) y en la barra de herramientas selecciona el ícono Importación.
- Bienvenida: El sistema crea una nueva definición; haz clic en Siguiente.
- Tipo de archivo: Selecciona el documento a importar y la ruta del archivo haciendo clic en el botón de los tres puntos.
- Actualización: Elige entre "Actualizar información" para modificar registros existentes o "Agregar información" para incorporar nuevos.
- Asociación: Permite vincular cada columna de tu archivo con el campo correspondiente en la base de datos. Puedes elegir la asociación automática o manual arrastrando los valores.
- Vista previa: Revisa los registros que se actualizarán y los totales antes de iniciar el proceso final haciendo clic en el botón Iniciar.
Ventajas de utilizar archivos XML para la interoperabilidad
Importar datos desde archivos XML a un sistema proporciona una manera estandarizada, flexible y eficiente de intercambiar información. A continuación, se detallan las ventajas de este formato:
| Ventaja | Descripción |
|---|---|
| Estructura definida | Permite definir una jerarquía clara para los datos. |
| Interoperabilidad | Formato ampliamente aceptado para el intercambio entre sistemas heterogéneos. |
| Integridad | Es un formato autodescriptivo que incluye semántica sobre los datos. |
| Compatibilidad | Ideal para sistemas heredados que no cuentan con interfaces directas. |
Recuerda que el sistema permite almacenar la configuración de asociación en un archivo XML al presionar el botón Guardar, conservando todas las asignaciones definidas para reutilizarlas posteriormente en el asistente.
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