Con el paso del tiempo, las auditorías se transformaron en un recurso esencial de las empresas para obtener informes de gastos y así, poder administrar y controlar los recursos de manera más eficaz. El control de gastos es una metodología fundamental para administrar el dinero de una empresa. Muchas empresas no quieren recurrir al monitoreo constante de sus empleados, pero a la vez consideran necesario que su dinero sea usado dentro de sus políticas.
Para ser más precisos, la Asociación de Auditores Certificados de Fraudes considera que una empresa pierde anualmente el 5% de sus ingresos por maniobras fraudulentas. Según investigaciones de campo relacionadas con las auditorías, se estipula que los gastos corporativos representan el segundo costo mayor para una empresa -cualquiera sea su tamaño-. Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos, lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus procesos.
Una primera definición del término auditoría, de una forma amplia y general, podría ser la del proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel con que los resultados de tal actividad se adecuan a criterios o normas prestablecidas. (Montaño Hormigo, 2015, p. 7).
Metodología de Investigación en Auditoría
El presente artículo tiene como objetivo realizar un examen exhaustivo en las cuentas de costos y gastos para determinar inconsistencias, errores contables y tributarios. Se emplearon métodos de investigación descriptiva, con un enfoque cualitativo por lo que se empleó las siguientes técnicas de investigación: observación y entrevista directa.
El enfoque de la investigación es cualitativo ya que se analizaron las cuentas de costos y gastos del estado de resultado de Yafesa además se obtuvo información financiera que permitió determinar la razonabilidad de los estados de resultados a través del análisis de las políticas contables que rigen a las cuentas de costos y gastos. El alcance de la investigación es descriptiva debido a que este tipo de investigación tiene por objeto de estudio, captar información para luego analizar e interpretar las cuentas de costos y gastos a través de una revisión especial, por lo cual se estableció conocimientos técnicos referente a la información contable que permitirá detectar problemas o errores en los rubros de las cuentas de costos y gastos durante un periodo determinado.
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La Entrevista como Herramienta de Investigación
La entrevista se realizó con la finalidad de obtener información sobre los procesos contables correspondientes a las cuentas de costos y gastos, que fue un aporte importante para esta investigación. Para el desarrollo de este proyecto de investigación es conveniente explicar, presentar y justificar, los datos que han sido recogidos respecto al tema "Auditoria de las cuentas de costos y gastos y su incidencia en el estado de resultado”, esta información ayudo a la comprobación de la idea a defender que se ha planteado.
Impacto de la Auditoría en el Estado de Resultados
El costo de venta en el año 2013 representa el 73% de las ventas, es decir por cada dólar de venta 0.73 centavos representa el costo de venta, durante los años 2015 y 2014, la participación del costo de venta en relación a las ventas fue del 61% y 70% respectivamente, esto se ve reflejado en la utilidad del 2015 que fue del 9%, esto es $247.197. La proyección del año 2016, se realizó utilizando supuestos: disminución de las ventas en -10%, información proporcionada por Yafesa, por la tendencia de las ventas del primer trimestre, y 60% a los costos de ventas, gastos administrativos en un 20% y gastos de venta en 1%, teniendo como respaldo de ello la investigación realizada, y comprobando la idea a defender y los objetivos de la misma.
En la tabla 1, en el estado de resultados proyectado se puede comprobar la idea a defender que la auditoría exhaustiva a las cuentas de costos y gastos permitirá a Yafesa tener un control interno más eficiente y mejorar su rentabilidad, la utilidad líquida esperada será de 11% en relación a las ventas netas esto es $265,826.
De acuerdo a los indicadores de liquidez corriente, en el año 2013, por cada dólar que Yafesa debe a corto plazo cuenta con $ 1.92, en el 2014, $ 1.83 para respaldar esta obligación, e incrementándose en el año 2015 en $ 3.47 por lo cual este análisis previene situaciones de insolvencia. Este ratio la dirección del nivel de apoyo de recursos internos de Yafesa frente los recursos de terceros.
Permite conocer la rentabilidad del negocio después del pago del 15% de participación de trabajadores e impuesto a la renta por pagar, en el año 2014 Yafesa tuvo el 12% debido a que se año se aumentaron los gastos y los mismos disminuyeron en el año 2015 y como resultado de ello fue del 30%. Este ratio está influenciado por el costo de ventas, además de los gastos administrativos y de ventas, siendo éstos de importancia para la continuidad del negocio. Recalcamos que los gastos financieros no se consideran de operación debido a que la empresa podría seguir funcionando sin ellos, sin embargo, existen organizaciones que requieren de préstamos para capital de trabajo y poder seguir operando.
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En el año 2014 el margen operacional de utilidad es más bajo debido a que los gastos operacionales se incrementaron en ese año. Así concluimos que Yafesa en el año 2014 genero una utilidad operacional equivalente al 4% la más baja en comparación con el año 2013 y 2015. Este indicador muestra la utilidad de la empresa por cada dólar, se debe considerar si esta rentabilidad proviene de las ventas de la propia operación de la empresa.
Recomendaciones para un Control Eficiente
- No tienen un control diario de los ingresos de costos y gastos por lo tanto sus estados financieros no están al día y no efectúan análisis de los estados financieros.
- Elaboración de manuales de procedimientos para las funciones del personal que forman cada departamento.
Servicios de Auditoría Especializados
Los servicios de auditoría de SAP Concur se adaptan a las necesidades de cada empresa -sin importar su tamaño- brindándole soluciones inmediatas y eficaces de informes de gastos para que su empresa se mantenga en cumplimiento. Se verifican estos recibos y se los compara con los tipos de gastos como: la fecha, el tipo de gasto, el proveedor y la forma de pago.
Tabla Resumen: Impacto en Yafesa
| Año | Costo de Venta (% de Ventas) | Utilidad Neta (%) | Liquidez Corriente | Rentabilidad Neta (%) | Margen Operacional (%) |
|---|---|---|---|---|---|
| 2013 | 73% | N/A | 1.92 | N/A | N/A |
| 2014 | 70% | N/A | 1.83 | 12% | 4% |
| 2015 | 61% | 9% | 3.47 | 30% | N/A |
| 2016 (Proyección) | 60% | 11% | N/A | N/A | N/A |
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