La cláusula 8.4 de ISO 9001:2015 obliga a controlar el suministro de productos, servicios o procesos provistos externamente. Los requisitos de la norma respecto a las compras y subcontrataciones vienen descritos en el apartado 8.4 de la norma ISO 9001:2015. Es evidente que cuando disponemos una empresa, para poder desarrollar su actividad necesitamos comprar productos y en algunos casos subcontratar servicios.
La organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección y reevaluación de proveedores externos en función de su capacidad de proporcionar los bienes y servicios de acuerdo con los requisitos de la organización. La organización debe monitorear el desempeño de los proveedores externos y asegurarse de la adecuación de los requisitos especificados antes de comunicárselos al proveedor externo.
Importancia de la evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores influye directamente en la calidad del producto o servicio final, la satisfacción del cliente, el control de riesgos operativos y el desempeño global del sistema de gestión. ISO 9001 no distingue entre proveedores críticos, estratégicos u ocasionales: todos entran dentro del alcance del sistema de gestión de la calidad. Sin embargo, sí exige que la organización adopte un enfoque basado en riesgos para definir el nivel de control.
Clasificación de proveedores
La identificación y clasificación de proveedores se basa en el impacto que cada uno tiene sobre la conformidad del producto o servicio. Una PyME industrial de 80 empleados típicamente tiene:
- 5-10 proveedores tipo A
- 15-25 proveedores tipo B
- 50-100 proveedores tipo C
- Resto tipo D
Esta categorización permite establecer distintos niveles de control y criterios más estrictos para proveedores críticos, aplicando un enfoque basado en riesgos.
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Información documentada necesaria
Para cumplir con los requisitos, es necesario seguir estos pasos fundamentales:
- Procedimiento: Debemos redactar un procedimiento en qué expliquemos paso a paso cómo desarrollamos el proceso de las compras y subcontrataciones.
- Listado de proveedores aprobado: Se deberá disponer de un listado de proveedores aprobado por la dirección, que consistirá en el listado donde contenga todos aquellos proveedores que cumplan con los requisitos de calidad especificados.
- Órdenes de compra y subcontratación: Se deberá disponer de un formato documental, para incluir los diferentes pedidos, con sus referencias, los requisitos necesarios para asegurar la calidad, así como las aprobaciones de dicho pedido.
- Registro de compras y subcontrataciones: Donde se enumere de forma correlativa las diferentes órdenes, indicando la fecha, el concepto, quién lo solicita, y la fecha de aprobación.
Criterios de evaluación y seguimiento
Los criterios deben ser claros, medibles y coherentes con las necesidades de la empresa. Para asegurar el cumplimiento, se deben considerar los siguientes indicadores clave:
- Calidad del producto o servicio: Cumplimiento de especificaciones e incidencias.
- Fiabilidad logística: Puntualidad en entregas, capacidad de respuesta ante urgencias y flexibilidad.
- Capacidad técnica: Medios disponibles, solvencia técnica y experiencia demostrable.
- Gestión de incidencias: Análisis del trabajo del proveedor, si cumple con los acuerdos establecidos y cómo responde ante reclamos.
Es importante recordar que no es necesario implantar auditorías en cada proveedor de su cadena de suministro. Si el proveedor tiene un Sistema de Gestión de Calidad que está certificado por una auditoría de un tercero para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001, es casi inútil realizar una auditoría similar. El beneficio de llevar a cabo la auditoría proviene de verificar cualquier elemento de los procesos implantados que sean específicos sobre cómo se relaciona con el proveedor.
El proceso de reevaluación de proveedores consiste en revisar de forma periódica a aquellos proveedores ya homologados, con el objetivo de verificar que siguen cumpliendo los requisitos de calidad, servicio y confiabilidad exigidos por la organización. Las actividades de evaluación y verificación deben desarrollarse de forma continua para garantizar que los productos comprados cumplen con los requisitos establecidos.
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