Dentro del cierre fiscal de una empresa, hay procesos que suelen pasar desapercibidos… Hasta que aparece una diferencia con el SAT. El ajuste anual de sueldos y salarios es uno de ellos. Aunque ocurre cada año, no siempre se entiende bien qué implica, cuándo debe realizarse o qué responsabilidades tiene la empresa frente a este cálculo. Para recursos humanos y finanzas, este procedimiento tiene impacto directo en la nómina, el cumplimiento fiscal y la relación con los colaboradores.
¿Qué es el ISR retenido y cuál es su impacto en la nómina?
El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es un tributo directo que grava los ingresos de personas físicas y morales. En el ámbito laboral, se aplica sobre los salarios, prestaciones y cualquier percepción que aumente el ingreso del trabajador. La retención de ISR es el mecanismo mediante el cual la empresa descuenta del salario del trabajador el monto correspondiente al impuesto que le aplica, para entregarlo al SAT en su nombre.
El ISR retenido en nómina se refiere específicamente a estas retenciones. Es una forma de asegurar que se pague el impuesto de manera regular en lugar de tener que pagarlo todo al final del año. Para el empleado, esto reduce su salario neto, mientras que para la empresa modifica la planeación financiera de la nómina: la organización debe saber con anticipación cuánto retener, cuándo enterar al SAT y cómo conciliar esas retenciones.
Cambios fiscales y actualización del subsidio al empleo
Las tarifas del ISR para sueldos y salarios no sufrieron cambios respecto a los años anteriores, ya que la inflación no rebasó el umbral del 10 % que activa una actualización automática. Sin embargo, una diferencia importante radica en la forma actualizada de calcular el subsidio al empleo, el cual actúa como un “colchón” fiscal para reducir el ISR retenido a personas con ingresos bajos.
Actualmente, este porcentaje es del 13.8 % aplicado a la UMA mensual, lo que da como resultado un monto aproximado de $475 MXN mensuales que sirve como tope del subsidio. Un trabajador puede recibir este beneficio si sus ingresos no superan los $10,171 MXN mensuales. Retener con tablas desactualizadas o no considerar el valor de la UMA actualizado puede causar que el monto de la retención sea incorrecto, exponiendo al patrón a sanciones, recargos y requerimientos fiscales.
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La obligación del Ajuste Anual de Sueldos y Salarios
El ajuste anual de sueldos y salarios es el cálculo definitivo del ISR que corresponde pagar a un trabajador asalariado al cierre del ejercicio fiscal. Su objetivo es comparar lo que realmente debía retenerse durante el año contra lo que efectivamente se retuvo mes a mes en nómina. Sí, en muchos casos el patrón está obligado a realizar este ajuste conforme a lo establecido en la Ley del ISR.
El cálculo anual de sueldos y salarios es una obligación que los patrones deberán efectuar a sus trabajadores, a excepción de los supuestos marcados por la ley. A continuación se resume quién debe presentar el cálculo según el escenario:
| Situación del Colaborador | Quién Presenta el Cálculo Anual |
|---|---|
| Trabajador con un solo patrón y todo el año laborado | Empresa |
| Trabajador con ingresos adicionales | Trabajador |
| Cambio de empleo durante el año fiscal | Trabajador |
| Ingresos anuales superiores a $400,000.00 | Trabajador |
Para que el patrón pueda realizar dicho proceso, el empleado debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Trabajadores activos al cierre del ejercicio fiscal contratados bajo el régimen de sueldos y salarios o asimilados.
- Que hayan trabajado todo el año en la empresa.
- Que no tengan un segundo patrón de forma simultánea.
- Que sus ingresos anuales sean inferiores o iguales a $400,000.00.
Por otro lado, los trabajadores a quienes no les resulta aplicable la obligación patronal son aquellos que iniciaron su relación laboral después del 1o. de enero, concluyeron antes del 1o. de diciembre, obtuvieron ingresos mayores a 400 mil pesos o informaron por escrito que presentarían su declaración por su cuenta.
Procedimiento paso a paso para calcular el ajuste anual de ISR
Para determinar el cálculo anual, todos los pagos de los trabajadores deben estar timbrados y se deben corregir los CFDI con errores. Una vez que se tenga la información correcta, se procede con los siguientes pasos:
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Primer paso: Concentración de ingresos
Consiste en concentrar todas las percepciones gravadas y exentas recibidas por el trabajador para determinar el ingreso gravable anual, las percepciones exentas y el ISR retenido acumulado. Veamos el siguiente ejemplo de acumulados anuales:
| Concepto | Monto Gravado | Monto Exento |
|---|---|---|
| Sueldo | $50,000.00 | $0.00 |
| Prima Vacacional | $1,287.00 | $1,759.65 |
| Aguinaldo | $1,230.00 | $3,519.30 |
| PTU | $550.00 | $1,759.65 |
| Horas Extras | $120.00 | $120.00 |
| Total | $53,187.00 | $7,158.60 |
A esto sumamos el ISR efectivamente retenido al trabajador en cada periodo de nómina durante el ejercicio fiscal:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Sumatoria de ISR retenido mes con mes | $2,900.00 |
Segundo paso: Aplicación de la tarifa anual
El segundo paso es calcular el ISR de la base gravable anual aplicando la tabla anual de ISR para obtener el impuesto causado definitivo:
| Base gravable anual | $53,187.00 |
| (-) Límite inferior | $10,135.12 |
| (=) Excedente límite inferior | $43,051.88 |
| (x) % excedente límite inferior | 6.4% |
| (=) Impuesto marginal | $2,755.32 |
| (+) Cuota fija | $194.59 |
| (=) ISR causado | $2,949.91 |
Tercer paso: Determinación de la diferencia
Se genera la diferencia entre la sumatoria de ISR retenido mensualmente y el ISR anual determinado:
| Sumatoria de ISR retenido mes con mes | $2,900.00 |
| ISR anual causado | $2,949.91 |
| Diferencia de ISR (A cargo) | $49.91 |
Cuando el resultado genera un ISR a cargo, la diferencia se descuenta en nómina y debe registrarse en el CFDI utilizando la clave 101 ("ISR derivado del ajuste anual") en el nodo de Deducciones, conforme a las disposiciones del SAT.
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Errores comunes y la importancia de la tecnología en el control de nómina
Aunque el cálculo ocurre cada año, los errores siguen siendo comunes debido a procesos manuales o información dispersa. Las percepciones variables como bonos, comisiones o subsidios mal acumulados suelen generar serias inconsistencias en el cálculo anual.
Para reducir esta carga operativa y disminuir el margen de error, la tecnología es una aliada fundamental. El software moderno permite automatizar el cálculo anual de ISR, integrarse de manera directa con las reglas del SAT, validar acumulados y mantener al día las actualizaciones del subsidio al empleo y las variaciones de la UMA, asegurando la tranquilidad fiscal de la empresa y del trabajador.