Gestionar correctamente la salida de un colaborador y realizar el mantenimiento del ejercicio fiscal son tareas críticas para el departamento de Recursos Humanos y Contabilidad. Para ejecutar estos procesos dentro del ecosistema Aspel, es fundamental seguir las normativas legales vigentes y las configuraciones técnicas del sistema.
Procedimiento legal para la baja de un trabajador
Dar de baja a un trabajador es un proceso delicado que debe realizarse siguiendo las normativas establecidas por la Ley Federal del Trabajo (LFT) en México. Este procedimiento requiere una planificación cuidadosa y el cumplimiento de ciertas formalidades legales para evitar posibles disputas y asegurar que se actúe de manera justa y correcta.
Pasos para la baja laboral
- Identificación de la Causa de Baja: Antes de proceder, es fundamental identificar la causa, ya sea renuncia voluntaria, despido con justa causa o despido sin responsabilidad para el patrón.
- Documentación y Evidencia: Reúna toda la documentación pertinente relacionada con la causa de la baja, incluyendo reportes de desempeño o avisos de faltas.
- Notificación al Trabajador: Según el Artículo 47 de la LFT, el patrón debe notificar por escrito al trabajador sobre las razones de su baja, detallando la conducta específica y las fechas.
- Liquidación y Pagos: Se deben cubrir los salarios devengados, parte proporcional de aguinaldo, vacaciones no disfrutadas, prima vacacional y, si aplica, participación en las utilidades.
- Registro ante el IMSS: La empresa debe notificar la baja al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) a través del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y actualizar los registros en INFONAVIT.
Generación del corte anual en el sistema
Generar el corte anual es un proceso esencial para iniciar un nuevo período fiscal con información actualizada, ya que permite eliminar acumulados del año anterior y conservar solo los datos necesarios. Se recomienda realizarlo al inicio del año, antes de procesar la primera nómina.
Configuración de fechas de corte
Al acceder al menú Procesos de nómina y seleccionar Generar corte anual, el sistema solicitará definir fechas clave. Es importante destacar los criterios para la gestión de datos históricos:
| Concepto de corte | Criterio técnico recomendado |
|---|---|
| Fecha de corte de vacaciones | Debe ser el último día de dos años anteriores para no perder información de quienes aún no gozan de este derecho. |
| Fecha de corte de salarios | El último día de años anteriores, asegurando que no se pierda el histórico de las últimas modificaciones. |
| Fecha de corte de baja de trabajadores | Debe ser el último día de dos años antes, para mantener datos necesarios para el reparto de utilidades o posibles reingresos. |
Importante: Antes de realizar este proceso es necesario generar un respaldo de tu información. El sistema permite seleccionar fechas mediante el ícono del Calendario o la tecla F2.
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Integración de la gestión de nómina
Aspel-NOI es el sistema más usado en la administración de todos los aspectos de la nómina. Toda la información queda centralizada, permitiendo realizar cálculos de retención de ISR, cálculo anual y el manejo de los movimientos de la nómina por trabajador, incluyendo faltas, horas extras y vacaciones.
Para asegurar el cumplimiento normativo, el cálculo anual de ISR se recomienda realizarlo en la última nómina del año. Posteriormente, el corte anual ayudará a mantener un mejor control de la nómina y asegurar cálculos correctos en el nuevo ejercicio, consolidando la eficiencia operativa de la empresa.
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