La gestión de pólizas contables es el núcleo de la contabilidad electrónica. Una póliza es el documento donde se registran los movimientos de dinero o valores de tu negocio, siendo fundamentales para la generación de reportes, impuestos y estados financieros. En el entorno actual, llevar pólizas correctamente estructuradas no es solo una buena práctica, sino una obligación regulatoria.
Proceso de vinculación y sincronización inicial
Para integrar información de otras plataformas, como Bind, con CONTPAQi, es necesario realizar un proceso de configuración inicial. NOTA: Tanto el proceso de asociación de cuentas como la sincronización de tipos de pólizas contables se realizarán una sola vez.
- Conexión entre plataformas: Conecta-Bind establecerá la conexión y mostrará una ventana confirmando que la vinculación ha sido exitosa.
- Asociación de cuentas: Aparecerá una pantalla donde deberás seleccionar una cuenta del catálogo de destino que corresponda con otra del catálogo de CONTPAQi. NOTA: Cuando se elimina la asociación de una cuenta contable, esta se mostrará al final de la lista de cada apartado.
- Sincronización: Después de vincular las cuentas, se sincronizarán automáticamente los tipos de póliza contable de CONTPAQi Contabilidad.
Cómo cargar y validar pólizas en CONTPAQi
Para cargar información, es fundamental entender que el sistema requiere precisión en los formatos. Si al intentar cargar la póliza el sistema marca un error, verifica el formato de la fecha. Asimismo, para que el Almacén Digital reconozca y relacione las pólizas, es necesario manejar el campo GUID, un identificador único que, según expertos, debe generarse desde el SDK para asegurar la integridad de los movimientos.
Pasos recomendados para la importación
- Preparación de datos: La hoja electrónica de CONTPAQi funciona como una plantilla de Excel. Los datos que quieras importar deben estar organizados de manera similar a como se capturan directamente en el programa.
- Validación: Si es necesario validar las pólizas, puedes descargar un documento de Excel detallado con las pólizas filtradas.
- Verificación: Es importante verificar que todos los movimientos estén completos.
- Importación: Una vez verificadas las pólizas y descargados los archivos XML asociados, estarás listo para llevar a cabo la importación.
- Confirmación final: Antes de terminar, el sistema enviará un mensaje de advertencia para confirmar que los pasos se han realizado correctamente; para continuar, simplemente haz clic en el botón "Aceptar".
Tabla de referencia para tipos de pólizas
Al capturar o importar, asegúrate de clasificar correctamente tus movimientos bajo los siguientes tipos:
| Tipo de Póliza | Descripción del uso |
|---|---|
| Ingreso | Registro de entrada de dinero (ej. ventas, cobros). |
| Egreso | Registro de salida de dinero (ej. pagos, compras). |
| Diario | Otros movimientos (ajustes, traspasos, provisiones). |
Recomendaciones para evitar errores comunes
Para capturar pólizas sin errores, necesitas tener el periodo contable correcto abierto, tus cuentas contables creadas (Bancos, Ventas, Gastos) y los documentos que respalden cada movimiento (facturas, tickets, recibos). Recuerda realizar pruebas previas con un volumen pequeño de XML para asegurar que el formato sea aceptado por el sistema antes de realizar cargas masivas.
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