El manejo de CFDI en formato XML es un aspecto fundamental de la contabilidad electrónica en México. Sin embargo, para muchos contribuyentes y empresas, analizar la información contenida en estos archivos puede ser un reto, ya que los datos no son fácilmente legibles sin una herramienta adecuada. Los archivos XML del SAT contienen información estructurada en un formato estándar que cumple con las regulaciones fiscales, pero su formato no es intuitivo para la mayoría de los usuarios. Existen diferentes formas de convertir XML a Excel, cada una con ventajas y limitaciones.
Todas las operaciones de un negocio o un particular en México, idealmente se reportan al SAT (Servicio de Administración Tributaria) a través de su sistema. Cada una de estas operaciones comprende un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) en un formato de archivo XML, pero coloquialmente las llamamos simplemente facturas. Cuando esta factura se genera, usualmente es enviada por algún medio a las partes relevantes. Pero ¿qué pasa si pierdo el archivo, o si nunca me lo envían aunque sí lo hayan generado? Afortunadamente, el SAT es un servicio centralizado, es decir, dado que el CFDI haya sido generado correctamente en su sistema, siempre se podrán consultar y descargar estos archivos si contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo.
Pues bien, hoy veremos cómo descargar facturas del SAT de forma masiva hacia nuestro Google Drive y leer su información automáticamente hacia una hoja de cálculo de Google Sheets, que después puede exportarse fácilmente a Excel. Esta función se conoce también como Descarga masiva. Lo mejor de todo, es que la herramienta que usaremos fue creada por Tesel, y es parte de su útil suite de manejo de CFDIs llamada CFDI Tools. Otra excelente alternativa para gestionar este proceso de manera local y masiva es el programa Onefacture, que permite realizar la descarga y exportación directa.
Método 1: Usando el complemento CFDI Tools para Google Sheets y Excel
Instalar complemento CFDI Tools
Primero vamos a abrir una nueva hoja de cálculo. Ahora, vamos al menú de Extensiones - Complementos - Descargar complementos. Aquí vamos a buscar el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace. También puedes instalarlo directamente desde la dirección de CFDI Tools en Google Workspace Marketplace. Si estás en un correo de trabajo y cuentas con el permiso, puedes instalarlo para todo el dominio, o solamente para tu usuario, haciendo click en el botón azul de Instalar. Ahora nos pedirá permiso para acceder a Google Drive y escribir en las hojas de cálculo, entonces aceptamos el permiso.
Configurar carpeta de descarga
Ya instalado CFDI Tools, vamos al menú Extensiones - CFDI Tools - Abrir CFDI Tools - Descargar CFDIs del SAT. Esto nos abrirá un panel del lado derecho en nuestra hoja de cálculo, en el cual podremos controlar todo lo relacionado a la descarga masiva de facturas CFDI (XML) del SAT. Antes de iniciar la descarga de facturas, debemos elegir una carpeta dentro de nuestra unidad de Google Drive para que los archivos solicitados al SAT sean copiados.
Lea también: descarga masiva de facturas y XML a Excel
IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive directamente desde CFDI Tools. La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets, solamente que ahora la lectura es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs.
Elegir periodo de tiempo de facturas descargadas
Lo siguiente será especificar una fecha inicial y una fecha final para que el SAT sepa entre qué fechas buscar facturas que ya hayan sido generadas. Por ejemplo, podemos elegir descargar las facturas que hayan sido generadas durante el día, el mes actual, o cualquier fecha pasada que nos convenga.
Datos fiscales para acceso al SAT
Ahora, tenemos que preparar los datos necesarios para hacer solicitudes al SAT. El primer requerimiento es utilizar nuestra e.firma, también conocida como FIEL o firma electrónica. Esta se compone de dos archivos que tendrás que subir a tu unidad de Google Drive y una contraseña para descifrar los archivos que te debieron proporcionar en el SAT:
- Achivo .cer de nuestra e.firma (FIEL)
- Archivo .key de nuestra e.firma (FIEL)
- Contraseña de la e.firma (FIEL)
Como nota, toma en cuenta que la contraseña de la e.firma se refiere a los archivos específicos que estamos usando, es decir, no es la contraseña general de tu cuenta en el SAT. Es importante aclarar que siempre estás en control de tus datos confidenciales, y la comunicación se realiza directamente entre el documento y el SAT. Tesel nunca guarda ni puede ver nada de esta información.
Descargar facturas del SAT
Con todo ya configurado correctamente, estamos listos para iniciar la descarga de facturas del SAT. Entonces, damos click en el botón Iniciar descarga. Esto iniciará el proceso de solicitud de descarga masiva de comprobantes en el SAT, y solamente deberemos esperar a que el SAT responda esta solicitud. Hay que ser pacientes, ya que a veces el sistema del SAT se encuentra saturado, en mantenimiento o fuera de servicio y puede tardar en contestar, o incluso hacer que la solicitud falle. No te preocupes, porque si esto pasa solo debes esperar un poco e intentar de nuevo.
Lea también: Obtén tu RFC fácilmente
Toma en cuenta que el límite de facturas que se pueden consultar por día son 2,000. Esta es una limitación que viene directamente del SAT. Si tu solicitud es rechazada por sobrepasar este límite, intenta elegir un rango de fechas diferente. Cuando CFDI Tools complete la solicitud hacia el SAT, tendremos disponible la información de los archivos descargados en la carpeta que elegimos.
Escaneo de facturas y exportación a Excel
Ya que nuestras facturas CFDI en formato XML fueron descargadas, podremos fácilmente escanearlas para agregarlas a nuestra hoja de cálculo, haciendo click en el botón de Escanear ahora. Y veremos cómo gradualmente se va agregando la información de cada factura a las columnas correspondientes. Incluso hay una columna con la dirección a cada archivo CFDI XML. ¡Es así de sencillo! Una vez que la información está en Google Sheets, puedes descargar el archivo en formato .xlsx para abrirlo y editarlo en Microsoft Excel.
Método 2: Uso de Onefacture para descarga y exportación directa
Onefacture es un programa diseñado para facilitar la descarga masiva de XML del SAT, permitiéndote administrar múltiples RFC, descargar constancias y opiniones de cumplimiento, monitorear operaciones con EFOs y validar el estatus de tus comprobantes fiscales, todo sin necesidad de ingresar al portal del SAT. Los XML se descargan y almacenan directamente en tu computadora. Desde el módulo Almacén CFDI puedes buscar, filtrar, exportar a Excel y generar PDF de manera directa.
Comparativa de planes de Onefacture
A continuación se presentan los costos y características de las licencias anuales disponibles para la gestión de tus archivos CFDI:
| Plan | Precio Anual (IVA incluido) | Características Principales |
|---|---|---|
| Emprendedor | Gratuito | Permite gestionar de 5 a 7 RFC's. |
| Profesional | $599.00 MXN | Registro ilimitado de RFC's, descargas masivas de XML y herramientas de exportación. |
Onefacture te permite administrar los métodos de acceso al SAT de tus RFC, ya sea mediante CIEC, FIEL o CSD. Además te notifica con anticipación cuando tus certificados están próximos a vencer. El programa incluye una herramienta que te permite visualizar, exportar a Excel o PDF los XML que no hayas descargado directamente en la aplicación, brindándote flexibilidad para gestionar tus comprobantes fiscales externos de forma rápida y sencilla.
Lea también: Cómo Declarar al SAT