La contabilidad según el principio de acumulación tiene la intención de informar a los usuarios acerca de las consecuencias de las actividades comerciales para los futuros flujos de efectivo de una empresa tan pronto como sea posible, con un nivel razonable de certidumbre. Lo anterior se logra reconociendo los ingresos ganados y los gastos en los que se ha incurrido, sin tomar en cuenta si los flujos de efectivo ocurren o no contemporáneamente. Los ajustes de acumulación se registran después de hacer suposiciones y estimados razonables, sin sacrificar realmente la confiabilidad de la información contable.
Estrictamente definida, la contabilidad base acumulativa es la suma de los ajustes contables que hacen que el ingreso neto sea diferente del flujo neto de efectivo. Debido a la partida doble, la contabilidad base acumulativa afecta al balance o incrementando o disminuyendo las cuentas de activos o pasivos en una cantidad igual.
Contabilidad de Acumulación vs. Contabilidad de Efectivo
La diferencia entre la contabilidad según el principio de acumulación y la contabilidad de efectivo es referente a oportunidad en tiempo y de correspondencia. La contabilidad según el principio de acumulación libra los problemas tanto de oportunidad como de correspondencia que le son inherentes a la contabilidad basada en el efectivo. Observe que a lo largo de la vida de una compañía, los flujos de efectivo y el ingreso acumulado son iguales. Esto se debe a que una vez que han concluido todas las actividades comerciales, se resuelven los problemas de oportunidad y de correspondencia. Esto tiene la intención de subrayar la importancia de medir la condición y el desempeño financieros a corto plazo, por lo común en puntos periódicos a lo largo de la vida de una compañía.
Por ejemplo, una venta se produce en el primer trimestre, pero el efectivo de la venta llega en el segundo trimestre.
a) Una economía de crédito necesita que las operaciones, casi siempre, no impliquen una transferencia inmediata de efectivo. Las operaciones a crédito reducen la capacidad de los flujos de efectivo de seguir las actividades comerciales de forma oportuna.
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b) A menudo se incurre en costos antes de realizar sus beneficios, en particular cuando los costos implican inversiones en planta y equipo.
Reconocimiento de Ingresos y Gastos
Los ingresos se reconocen cuando se ganan y se realizan o son realizables. Los ingresos se ganan cuando la compañía entrega sus productos o servicios. Esto significa que la compañía ha cumplido con su parte del trato. Los ingresos se realizan cuando el efectivo se adquiere a cambio de los productos o servicios entregados. En ocasiones resulta difícil decidir cuándo se reconocen los ingresos.
La contabilidad según el principio de acumulación dispone que los gastos se igualen con sus ingresos correspondientes.
- Los gastos que se originan en la producción de un producto, o servicio, llamados costos del producto, se reconocen cuando se entrega el producto o el servicio.
- El otro tipo de costos se conoce como costos del periodo. Algunos costos del periodo se relacionan con la venta del producto, o servicio, y se hacen corresponder con los ingresos cuando se reconocen los ingresos con los cuales están relacionados. Otros costos del periodo, como gastos administrativos, no se relacionan directamente con la producción o la venta de productos o servicios.
Acumulaciones a Corto y Largo Plazo
La contabilidad base acumulativa a corto plazo se refiere a las diferencias en cuanto a oportunidad a corto plazo entre el ingreso y el flujo de efectivo.
- Las acumulaciones a largo plazo: Se originan de la capitalización. La capitalización de activos es el proceso de diferir los costos en los que se incurre en el periodo actual, y cuyos beneficios se esperan en periodos futuros. Este proceso genera activos a largo plazo, como planta, maquinaria y crédito mercantil (goodwill).
La contabilidad para acumulaciones a largo plazo es más compleja y subjetiva que la de la de corto plazo (con la posible excepción de los inventarios). Las implicaciones de las acumulaciones a corto plazo son más directas y se pueden determinar más fácilmente.
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Contabilidad de Costos y Sistemas de Acumulación
La contabilidad general o financiera suministra información relacionada con el flujo externo de operaciones que convergen en la empresa, tales como: compra de materia prima, pago del personal y a proveedores, venta de productos, cobro a clientes, entre otras. En tanto que la contabilidad de costos acumula, define, clasifica, mide, registra, reporta y analiza el flujo interno de valores económicos (costos directos e indirectos asociados con la producción, comercialización y distribución de bienes y servicios así como los relacionados con la administración y financiación), con el objeto de suministrar la información necesaria para facilitar y mejorar el proceso de toma de decisiones en todos los niveles de la jerarquía empresarial (Chacón, 2007).
Por otra parte, el sistema de acumulación de costos comprende los procedimientos, métodos y demás registros que permiten suministrar información acerca del costo de producción de un artículo o de la prestación de un servicio. De hecho, para Lavolpe (2005) son procedimientos técnicos, administrativos y contables que pueden ser utilizados por cualquier tipo de empresa para determinar el costo de las diversas fases de sus operaciones - sectores, departamentos, actividades, procesos - con fines de información contable (valoración de inventarios, costo de ventas, generación de resultados), control de gestión (diagnóstico, planificación, evaluación) y base para la toma de decisiones (cálculo de la contribución marginal y aplicación de la relación costo-volumen-utilidad en la fijación de precios, eliminación de una línea de producto o la tercerización de actividades). En suma comprenden una herramienta fundamental de las organizaciones que pretende explicar, desde diversas aristas y para satisfacer distintos propósitos de información, el comportamiento de los costos de sus operaciones.
Conforme a Meigs & Meigs (1994, p. 3), “(…) un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para quienes toman las decisiones”.
Los sistemas de contabilidad de costos son un mecanismo formal para reunir, organizar y comunicar información sobre las actividades de una empresa. Un buen sistema de costeo ayuda a una empresa a alcanzar sus metas y objetivos. El propósito de un sistema de contabilidad de costos es medir el costo de desarrollar, producir, adquirir, vender y distribuir productos o servicios particulares. Por eso se pueden definir como el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles efectuadas en una empresa (Ortega, 1997).
Constituyen la base de acumulación de los costos de producción, es decir, significa el medio o método utilizado para acumular los costos que se van adherir a los productos o servicios.
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Sistemas de Acumulación de Costos: Por Órdenes vs. Por Procesos
La literatura especializada atendiendo a la naturaleza del proceso de producción reconoce, aunque representan enfoques extremos, dos sistemas básicos de acumulación de costos: el sistema de costos por órdenes específicas y sistema de costos por procesos.
Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes
El sistema de acumulación de costos por órdenes, también conocido con los nombres de costos por producción, por lotes de trabajo o por pedidos de los clientes, es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden específica (Gómez, 2005). Es apropiado para aquellas empresas que fabrican sus productos mediante el ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto acabado, en el cual los diferentes productos pueden identificarse fácilmente por unidades o por lotes individuales, como las industrias tipográficas, las artes gráficas en general, la industria del calzado, de muebles, de juguetes, fundiciones, astilleros, los talleres de mecánica, las sastrerías, entre otras que elaboran productos a la orden y especificaciones de los clientes.
La unidad de costeo generalmente es un producto único o lote de productos similares, pero no idénticos, cuya fabricación se inicia mediante una orden de producción, los costos son acumulados por separado para cada orden y la obtención de costos unitarios es cuestión de una simple división de los costos totales de cada orden entre el número de unidades producidas a través de esa orden (Hargadon & Múnera, 2004).
Mantener en forma adecuada el conocimiento lógico del proceso productivo de cada producto.
Sistema de Acumulación de Costos por Procesos
El sistema de acumulación de costos por procesos, tiene como particularidad especial el que los costos de los productos se calculan por periodos, durante los cuales la materia prima sufre un proceso de transformación continua, bien sea en procesos repetitivos o no para una producción relativamente homogénea, en la que no es posible identificar los elementos del costo de cada unidad terminada (Oropeza, 2005). La unidad de costeo en este sistema la constituye un proceso de producción, por tanto, los costos se acumulan para cada proceso durante un tiempo determinado y el costo unitario del producto acabado está formado por la sumatoria los costos unitarios de los procesos por donde haya pasado, los cuales se determinan dividiendo el costo de cada proceso por el total de unidades obtenidas en el periodo respectivo (Hargadon & Múnera, 2004). Lo que significa que el costo unitario de producción es un costo promedio, acumulativo y periódico, que crece según las unidades avanzan por los diversos procesos en los que se divide el sistema productivo de la empresa.
La tendencia moderna de acumulación de costos, como consecuencia de una tecnología más avanzada, es hacia la aplicación del sistema de costeo por proceso con datos estándares lo cual facilita en mayor medida la planeación y el control de la producción. El costeo estándar también simplifica la determinación de costos de los productos de las empresas que operan por procesos, produciendo ahorros útiles en los cálculos al proporcionar pronósticos de lo que deben ser los costos unitarios para las categorías de los materiales directos, las unidades recibidas del departamento anterior y los costos de conversión (Hansen & Mowen, 2007).
Ayudar a la empresa en el control de su producción, a través de los informes que sobre cada centro de costo debe rendir.
Datos Históricos vs. Predeterminados en los Sistemas de Costeo
Estos sistemas de costeo pueden basarse en datos, ya sean, históricos o predeterminados. En el primer caso, se considera que los elementos del costo son reales, aunque tal aseveración no sea en esencia cierta por cuanto el tercer elemento, los costos indirectos de fabricación, sólo se pueden calcular para un periodo corto mediante la utilización de una tasa predeterminada de costos indirectos. En el segundo caso, se tienen en cuenta datos predeterminados que posteriormente se confrontarán, al final de un periodo, con los datos reales, con miras a mantener un adecuado control de la producción durante el proceso mismo de elaboración de los productos.
Los beneficios de un sistema de acumulación de costos se centran en la confiabilidad y oportunidad de la información de costos para tomar decisiones oportunas y acertadas.
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