Gestionar y eliminar facturas es un proceso crucial para mantener la contabilidad en orden. Existen diferentes escenarios, desde documentos que no han sido timbrados hasta comprobantes ya timbrados que requieren cancelación. A continuación, exploraremos cómo manejar la eliminación y cancelación de facturas en distintas situaciones, incluyendo aquellas con "timbre pendiente" y procesos específicos de CONTPAQi®.
Comprendiendo el Estatus "Timbre Pendiente"
El estatus: “timbre pendiente” se debe a que el documento no pudo ser timbrado por el PAC (por un error de conexión o un error no controlado). Por lo que el sistema bloquea el documento para que no sufra modificaciones y evitar doble timbrado en el PAC.
Al cancelar un recibo, si CONTPAQi® Nóminas detecta que un recibo aún está en proceso de cancelación NO se cancela en el sistema, por lo que no hay forma de timbrarlo nuevamente. Es decir, mientras el documento esté en proceso de cancelación, CONTPAQi® Nóminas considera este documento como Timbrado, por lo que no se genera nuevo documento por timbrar. Al final de la bitácora se agregó una nota para indicar que debes presionar el botón Actualizar estado, para que se verifique si ya se canceló en el SAT o no.
Borrar Facturas de Venta No Timbradas
Borrar o eliminar una factura de venta no timbrada te permite corregir documentos que no necesitas conservar, siempre que no tengan validez fiscal. Esto te ayuda a mantener tu información ordenada, evitar registros incorrectos y asegurar que solo permanezcan documentos válidos en el sistema. Es útil cuando detectas inconsistencias en la factura o cuando la operación no se realizó.
Pasos para Eliminar una Factura No Timbrada
- Para borrar o eliminar factura de venta no timbrada, localiza el documento que deseas y haz clic en el número del comprobante para ver la vista previa.
- En la vista previa, haz clic en el botón Más, ubicado en la parte superior, y selecciona la opción Eliminar.
- Si el sistema muestra un mensaje indicando que la factura está relacionada con otro documento, primero debes cancelarlo. Haz clic en el número de serie que aparece en pantalla y, desde ahí, cancela el documento relacionado.
- Una vez cancelado el documento relacionado, regresa a la factura inicial y realiza nuevamente la eliminación.
- El sistema mostrará una ventana de confirmación.
Cancelación de CFDI Timbrados ante el SAT
Si eres usuario de la Factura Electrónica con el esquema de CFDI y deseas cancelar uno de estos comprobantes, es preciso dar a conocer que esta acción es responsabilidad del contribuyente que emitió el CFDI notificar o realizar el proceso de cancelación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT [de acuerdo con la Regla II.2.23.3.6, último párrafo, de la Segunda MRMF, publicada el 14 de septiembre de 2010]).
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Para realizar la cancelación de un CFDI, es necesario tener el UUID (Identificador de Único Universal, el cual es asignado por el PAC cuando realiza el timbrado de comprobante) que se desea cancelar, ya que debemos de recordar que este número es el que identifica al CFDI.
Proceso de Cancelación de un CFDI
Para la cancelación de un CFDI, debes seguir los siguientes pasos:
- Capturar el UUID del documento que se desea cancelar.
- Hacer clic en el botón Buscar CFDI.
- Resultado: Se presentará el registro del CDFI / UUID solicitado.
- En esta ventana se presentan tres opciones que son:
- Mostrar Detalle: Se presenta el CFDI en un formato amigable diseños por el SAT.
- Recuperar CFDI: Se puede obtener el XML.
- Cancelar CFDI: Se realiza la cancelación del CFDI.
Cancelación Administrativa para Complementos de Pago
En el nuevo esquema de cancelación del SAT, para el motivo 01 de cancelación primero se debe realizar la factura que va a sustituir la incorrecta. Esto se convierte en un problema para poder sustituir los complementos de pago. Ya que cuando timbras un pago ya estás pagando la factura a nivel SAT y a nivel sistema. Al timbrar el pago afectas tanto cuentas por pagar, como el timbre del pago en el SAT.
Por lo tanto, al generar el nuevo pago no encontrarás la factura para saldarla y asociarla. Por lo que primero deberás cancelarla en el sistema, sin cancelarla en el SAT. Por lo tanto el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado en el sistema.
Pasos para la Cancelación Administrativa y Sustitución de Complementos de Pago
Se genera un complemento de pago nuevo, donde los datos son los siguientes:
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- Serie: REP
- Folio: 5
- Factura pagada: F-1
En el nuevo complemento, no debemos olvidar relacionar la factura que estamos sustituyendo en el botón «Relacionar CFDI». Al dar clic en el botón «Relacionar CFDI» aparecerá el siguiente recuadro, donde deberás dar clic en el botón F3 para que te aparezcan los diferentes tipos de relación de CFDI. Deberás elegir para este caso, con un clic la relación tipo: 04 - Sustitución de los CFDI previos. Ahora le darás clic en Agregar documento. Aquí es donde buscarás el complemento de pago que estás sustituyendo. En este ejemplo es el REP-4. Te aparecerá un listado de todos los complementos de pago timbrados a ese cliente.
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