La contabilidad es un instrumento fundamental para el registro de las transacciones, eventos internos y demás hechos económicos que impactan a un negocio. En México, las disposiciones fiscales establecen obligaciones específicas para su manejo y presentación electrónica.
Marco Legal de la Contabilidad Electrónica
El Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece las obligaciones para quienes deben llevar contabilidad. Específicamente, en su fracción III, indica que:
- Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
- La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Por su parte, las reglas de carácter general, contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente, establecen en sus numerales 2.8.1.5. y 2.8.1.6. diversas reglas en materia de contabilidad electrónica. La contabilidad electrónica debe ser realizada conforme al Anexo 24 de la RMF y su anexo técnico.
Es importante señalar que el pasado 18 de diciembre de 2014, se dio a conocer a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT) la 7ma. Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014. Además, los artículos Tercero y Cuarto Resolutivos de la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación 18 de diciembre de 2014, ya consagran un derecho que ha sido adquirido por los contribuyentes y no fenecen con la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014.
El Catálogo de Cuentas: Propósito y Nivel de Detalle
El catálogo de cuentas es una parte esencial de la contabilidad electrónica. Cabe señalar que los datos de carácter fiscal que el SAT solicita a través de las cuentas de orden son partidas que - algunas de ellas - se incorporan también, por ejemplo, en la declaración anual, en el DISSIF, SIPRED, etc. El catálogo de cuentas, deberá ser enviado cuando menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.
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Periodicidad del Envío de Información Contable al SAT
La pregunta sobre "cada cuándo se sube el catálogo de cuentas al SAT" es crucial para los contribuyentes. Aunque el borrador no especifica una periodicidad general explícita para la *primera* carga del catálogo de cuentas como un archivo independiente para todos los contribuyentes, sí detalla la periodicidad para ciertos casos y para las cuentas de orden.
Un caso específico de periodicidad de envío de información contable es el siguiente:
- En el caso de personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca, podrán enviar su información de forma semestral dentro de los primeros 3 y 5 días, respectivamente del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre.
Respecto a las cuentas de orden, que forman parte de la estructura contable:
- Las cuentas de orden que los contribuyentes utilicen y registren para determinar el impuesto del ejercicio conforme a las disposiciones fiscales y que su cálculo deba realizarse en forma anual, podrán ser reportadas al cierre del ejercicio, en la balanza 12 o 13, según corresponda.
Además de la información del catálogo de cuentas y balanzas, se menciona el envío de archivos auxiliares:
- El archivo Auxiliar de Folios se debe enviar cuando al contribuyente se le facilite integrar la información de los comprobantes fiscales de forma independiente a la póliza, pero en todos los casos la información de los folios deberá estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró contablemente.
Consideraciones Operativas para la Presentación
Manejo de Errores y Acuses
De acuerdo a la regla I.2.8.7 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, en caso de que el archivo enviado contenga errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario. Para corregir dicha situación, el contribuyente tendrá un plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso para subsanar los errores y volver a enviar el archivo.
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Después de realizar un envío, el contribuyente recibirá un acuse. Un acuse de recepción, de aceptación y de rechazo del (los) archivo (s) contendrán datos como Folio, Fecha y Hora, RFC del contribuyente, Periodo, Nombre del archivo, Tipo de archivo, Tipo de envío, Motivo y Estatus. En caso de no haber guardado el acuse de envío por algún problema (como uno eléctrico), el sistema del SAT tiene un apartado de consulta de acuses, en el cual se puede conocer el número de acuse.
Envío en Ausencia de Acceso a Internet
Si un contribuyente no puede enviar la información contable por no contar con acceso a internet, deberá acudir a las administraciones locales de servicios al contribuyente. Allí, un asesor fiscal le apoyará en su envío en las salas de internet, siendo indispensable que el contribuyente lleve su Firma electrónica vigente.
Cálculo de Plazos y Días Inhábiles
Es importante considerar los días inhábiles al calcular los plazos de envío. El Artículo 12 establece que en los plazos fijados en días no se contarán los sábados, los domingos ni los días festivos oficiales. Estos incluyen el 1o. de enero; el primer lunes de febrero en conmemoración del 5 de febrero; el tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo; el 1o. y 5 de mayo; el 16 de septiembre; el tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre; el 1o. Tampoco se contarán en dichos plazos los días en que tengan vacaciones generales las autoridades fiscales federales, excepto cuando se trate de plazos para la presentación de declaraciones y pago de contribuciones, exclusivamente, en cuyos casos esos días se consideran hábiles.
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