Gestionar un restaurante no solo es atender a la operativa del día a día; sino que, y en los tiempos que corren más todavía, también lo es su gestión interna. Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado.
Herramientas esenciales para la contabilidad
Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas. Es clave que utilices la plantilla sin alterar las celdas que tienen funciones de Excel como la suma u otras. Te recomendamos crear una copia de la plantilla al inicio de cada mes para darle seguimiento a tus gastos mensuales.
Otras plantillas gratuitas de Excel que no pueden faltar son:
- Balance Contable: Una de las más útiles para llevar la contabilidad de una pyme; los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa.
- Flujo de caja: Sirve para registrar los movimientos mensuales, permitiendo identificar de manera rápida cualquier desviación.
- Conciliación Bancaria: Un documento que deberás completar continuamente.
- Libro de cuentas: Donde se registran día a día todos los asientos contables; para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y personalizar el periodo y la razón social.
- Factura empresarial: El documento más importante dentro de la contabilidad para realizar y emitir facturas con agilidad.
Gestión de costes y análisis gastronómico
Gestionar un restaurante requiere un control riguroso de la materia prima, que supone un 30 % del gasto. Para facilitar esta labor, existen plantillas específicas:
1. Análisis de ventas y escandallos
Esta plantilla de análisis de las ventas te permite tener una visión detallada de qué actuación están teniendo cada uno de los platos de tu carta. Puedes usar una tabla para cada una de tus secciones de carta. El día a día en una cocina distingue dos tipos de escandallos: la de platos de venta y la de elaboraciones previas, las cuales son almacenadas e inventariables. Sabiendo la popularidad y % de Food Cost de cada uno, puedes clasificar los platos según la matriz BCG y obtener un panorama de qué acciones tomar.
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2. Bases de datos de ingredientes y albaranes
Tener una base de datos de ingredientes en Excel es especialmente útil si no se dispone de un programa de ERP. Es recomendable unir la base de datos de ingredientes con una base de datos de albaranes de compra a partir del último precio de compra. Esta plantilla resuelve el vacío de información de costes interna, permitiendo responder a preguntas como: ¿cuánto he comprado de X producto este mes?
Tabla resumen: Herramientas de gestión
| Herramienta | Función principal |
|---|---|
| Escandallo | Calcular coste por ración o elaboración. |
| Base de datos de compras | Controlar variaciones de precios y proveedores. |
| Flujo de caja | Monitorear entradas y salidas de efectivo. |
| Control de inventario | Contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. |
Organización de equipos y personal
Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. Es importante contar con:
- Base de datos de empleados: Una solución práctica para centralizar información como nombres, salarios y fechas de ingreso.
- Calendario de vacaciones: Herramienta esencial para registrar las fechas aprobadas, evitando solapamientos.
- Registro de jornada laboral: Permite controlar el tiempo de trabajo, esencial en modelos de trabajo híbrido.
- Calendario con agenda: Facilita la gestión del tiempo, organizando reuniones y eventos de manera visual.
Pero nuestra recomendación para elevar tu gestión es utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded o Combo, podrás integrar el resto de actividades empresariales, desde la gestión de inventario y recursos humanos hasta la planificación de turnos, logrando una mayor rentabilidad.
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