Toda organización formal, que cuenta con personal, tiene que efectuar pagos de salarios a sus trabajadores por la prestación de su trabajo. Por esa razón, es muy importante que cada organización instrumente un sistema de pago competitivo, congruente con las estrategias de la organización. Para ello, es necesario que tú como trabajador, emprendedor o empresario conozcas cuál es el marco legal de la nómina y cuáles son las garantías mínimas que ofrecen las leyes laborales. Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina.
¿Qué es la Nómina?
Una nómina es el recibo del pago de un salario. La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina.
Cualquier nómina debe incluir una información básica sobre la empresa, el trabajador y sus retribuciones económicas, detallando también las bases de cotización del empleado y las bases del IRPF y especificando las aportaciones del empresario. En la parte superior de la nómina deben incluirse obligatoriamente datos que sirvan para identificar a la empresa y al trabajador. De la empresa se especificará su denominación social, dirección, CIF y código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.
Tipos de Nóminas
Las nóminas se pueden clasificar según la periodicidad del pago (semanales, quincenales o mensuales, las más habituales en España), según el tipo de personal (nóminas de altos cargos o ejecutivos y nóminas del personal general) y según circunstancias especiales.
- Nómina Normal: Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular; por ejemplo, salario y otros ingresos ordinarios.
- Nómina Extraordinaria: Contiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales; por ejemplo, logro de metas e incrementos de productividad.
- Nómina de Personal Directivo: Es aquélla que contiene los pagos de directores, funcionarios o gerentes generales.
Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
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Marco Legal y Obligaciones de la Nómina
Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917. En este contexto, las empresas tienen obligaciones específicas relacionadas con el registro y la declaración de nóminas.
El Artículo 15, Fracción II, establece la obligación de: "Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos."
Asimismo, el Artículo 67, Fracción I, indica que "Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta."
Proceso para la Elaboración de Nóminas
El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización. El establecimiento de políticas de pago es un elemento importante que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento derivado de salarios y prestaciones, las cuales otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados. Éstas pueden determinarse mediante las técnicas de valuación de puestos, investigación salarial o el establecimiento de estructuras salariales (tabuladores), así como un estudio de la capacidad económica de la organización, que permita cumplir con el pago de estos elementos.
Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
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Los pasos clave en este proceso incluyen:
- Revisar y obtener cifras de control.
- Calcular la nómina.
- Hablamos de reportes normales como la nómina, los recibos en lo que habrán de firmar los trabajadores y los resúmenes normales. Cuando la forma de pago sea en efectivo o con cheque, pues cuando sea a través de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior.
- Contabilizar.
Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado.
¿Qué es un Catálogo de Cuentas de una Empresa?
Un catálogo de cuentas de una empresa es un documento que reúne todas las cuentas que maneja una empresa, incluyendo las operaciones financieras. Las autoridades consideran fundamental emplear cuentas contables adecuadas y acordes a cada empresa o negocio en particular. De inicio renueve toda la información relacionada con las finanzas de la empresa.
Para asegurar su efectividad, es fundamental que toda la información que esté en el catálogo sea precisa y clara para evitar confusiones o malentendidos. Se recomienda organizar los activos, pasivos, egresos e ingresos utilizando letras que te ayuden a identificarlos con facilidad. Además, se deben usar números para ordenar todos los términos fiscales y clasificar las cuentas de tu empresa asignándoles números.
Entender la situación económica de tu empresa te brinda múltiples oportunidades para mejorar su funcionamiento, rendimiento y capacidades. Se requiere organización y comunicación efectiva para controlar correctamente los egresos e ingresos que hay.
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Catálogos de Claves para CFDI de Nómina y su Complemento
Para emitir un CFDI de Nómina y su complemento 1.2 de acuerdo al SAT, es crucial consultar y descargar todos los Catálogos de Claves. Implementar y mantener un catálogo de cuentas actualizado y adaptado a la nueva versión CFDI 4.0 es de vital importancia para nuestra empresa.
Estos catálogos son esenciales para la correcta clasificación de la información del recibo de nómina:
- Catálogo de Régimen de Pago: Es el catálogo que clasifica el régimen del pago, es decir, se relaciona directamente con el receptor ya que define si se trata de un asalariado, asimilado, etcétera. Estas claves deben mantener coherencia con el Registro Patronal, NSS, la fecha de inicio y su antigüedad.
- Catálogo de Tipo de Jornada: Este catálogo determina la jornada del trabajador.
Ejemplo: Catálogo c_TipoJornada
| Clave c_TipoJornada | Descripción | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| 01 | Diurna | Personal con jornada diurna (06:00-20:00; máx. 8 h/día) |
| 02 | Nocturna | Personal con jornada nocturna (20:00-06:00; máx. 7 h/día) |
| 03 | Mixta | Personal con parte diurna/nocturna (porción nocturna < 3.5 h; máx. 7.5 h/día) |
- Catálogo de Riesgo de Puesto: Indica la clase de riesgo de acuerdo al IMSS. En caso de que el trabajador no esté asegurado, se debe aplicar la clave 99 No aplica.
- Catálogo de Tipo de Percepción: Uno de los catálogos más importantes para el CFDI de Nómina, clasifica cada ingreso del recibo según la operación que se realice.
- Catálogo de Tipo de Incapacidad: ¿Un trabajador ha presentado una incapacidad? Este catálogo clasifica la incapacidad cuando se activa el nodo incapacidades.
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