En la actualidad, los procesos de capital humano de las organizaciones deben enfocar esfuerzos suficientes para apoyar la transferencia de conocimiento y el mantenimiento de ventajas competitivas, así como, acompañar los enfoques tradicionales de selección, formación, capacitación, retribución y evaluación del desempeño con prácticas que permitan dar respuesta a los desafíos que impone la Gestión de los Recursos Humanos (GRH).
La fluctuación del personal y la necesidad de capacitar a los nuevos empleados constituye un problema que con frecuencia enfrentan las organizaciones y afecta de manera significativa sus resultados.
Hoy día, con el dinamismo del entorno y organizaciones caracterizadas por procesos cada vez más complejos, la ausencia de un empleado imprescindible o experimentado puede atentar contra el intercambio de éste con otros miembros y propiciar la ruptura de los mecanismos que posibilitan una correcta adquisición, difusión y protección del conocimiento organizacional (North y Kumta, 2018).
Tipos de Fluctuación Laboral
Existen ciertas clasificaciones o tipos de fluctuación.
- Fluctuación real: No es más que la salida consumada e inevitable de un trabajador (Flores et al., 2008).
- Fluctuación potencial: Guarda relación con el deseo oculto del trabajador de abandonar la organización, pero la posibilidad de renunciar permanece latente y puede llegar a materializarse o no, en dependencia de la dinámica de las condiciones y motivaciones de cada trabajador.
En este tipo de análisis, la fluctuación potencial resulta más dañina que la fluctuación real, en términos económicos (asociados a la productividad del trabajo) y en términos sociales (asociados al clima laboral en la organización).
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El estudio de la fluctuación potencial resulta de carácter preventivo frente al estudio de la fluctuación real, ya que permite determinar las causas por las que algunos trabajadores desean marcharse de la organización, de manera que se pueda indagar en soluciones e incidir sobre esos trabajadores para evitar que abandonen el trabajo, fundamentalmente, aquel personal más capaz y calificado.
La fluctuación real o la salida definitiva de un trabajador de una organización, puede estar condicionada por factores ajenos a su voluntad.
Tipos de Fluctuación Real
- Voluntaria: Es cuando el empleado toma su propia decisión de abandonar la empresa, por ejemplo, debido a razones personales, de salud, familiares o monetarias asociadas a la necesidad de una mejor remuneración.
- Involuntaria: Está dada por razones fuera del control de los empleados.
Otra clasificación está dada en caso de que la fluctuación sea interna o externa.
- Externa: Cuando el movimiento se produce hacia otra organización.
- Interna: Cuando el movimiento se produce en una misma unidad laboral hacia otra dentro del sector de procedencia sin cambios sustanciales en cuanto a contenido y dinámica de trabajo.
Para referirse a la fluctuación externa e interna Castellanos et al.
Existen diferentes motivos que ocasionan la fluctuación del personal en una organización.
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Chiavenato plantea que “la fluctuación es una variable dependiente de fenómenos internos y externos que condicionan la actitud y el comportamiento del personal y la organización” Chiavenato (2007, p.135).
Sin embargo, tratar de eliminar totalmente la fluctuación conlleva al estancamiento y envejecimiento de la fuerza laboral. La fluctuación se encuentra bajo control cuando se puede lograr el correcto funcionamiento del sistema, a partir de la renovación del personal y cuando se pueden manejar a tiempo las bajas solicitadas por el trabajador (Zayas Agüero y Zayas Feria, 2018).
Efectos de la Fluctuación Laboral
Los efectos de la fluctuación laboral representan elevados costos para las organizaciones.
- Capacitación: Los empleados no son altamente productivos desde el momento en que comienzan.
- Costos secundarios: Comprenden aspectos intangibles y difíciles de evaluar numéricamente.
- Costos terciarios: Están relacionados con los efectos colaterales de la fluctuación que se perciben en un período de mediano a largo plazo.
Por su parte, McKinney et al.
Según Chiavenato (2007, p.137), “el índice de rotación de personal está basado en el volumen de ingresos (entrada) y separaciones (salida) de personal en relación con el personal empleado o disponible en la organización, en un lapso de cierto tiempo, y en términos porcentuales”.
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Cálculo de la Fluctuación Laboral
Cuando se desea analizar las pérdidas de personal y verificar los motivos que provocan la salida de trabajadores, donde sólo se consideran las separaciones por iniciativa de los empleados y no se tienen en cuenta las provocadas por la organización.
Castellanos et al. (2008) diseñó el estudio de la fluctuación laboral vinculado al análisis de la disciplina laboral.
Plantea dos tipos: la fluctuación por traslado (movimiento hacia puestos en el exterior de la institución), que es la que más interesa, y la fluctuación por rotación (movimiento hacia otros puestos en el interior de la institución).
La expresión (2) refleja que ese movimiento está en función (f) de varios motivos (M), que pueden o no coincidir con la causa real.
La expresión (3) define la fluctuación absoluta (FA) de las personas que trabajan, dada por la diferencia entre el número de trabajadores promedio anuales de la empresa (Tt) y los trabajadores fluctuantes (F).
Por otro lado, la expresión (4) define la fluctuación relativa (FR) de las personas que trabajan, dada por el cociente de la cantidad de trabajadores fluctuantes (Ft) en el período de un año dividido por el número de trabajadores promedio anual (Tt).
Finalmente, la expresión (6) define el efecto económico de la fluctuación (EEF) centrada en el aspecto negativo (-X).
Por ejemplo, el índice de fluctuación general (real) puede ser calculado a partir de la relación entre el total de bajas en la empresa con respecto al promedio de trabajadores en un período determinado.
Con respecto a la fluctuación potencial (mucho más dañina que la fluctuación real) la manifestación sobre la productividad del trabajo y los costos de producción resulta más evidente y, a la vez, más difícil de determinar.
Procedimiento para el Análisis de la Fluctuación Laboral
La propuesta de un procedimiento para el análisis de la fluctuación laboral requiere indagar en los elementos que permitan realizar un estudio a profundidad de la movilidad laboral y que proporcione resultados concretos a interpretar desde las diferentes perspectivas de los procesos de la organización.
A continuación se presenta un procedimiento para el análisis de la fluctuación laboral:
Etapa I
- Paso 1. Se ajusta una entrevista inicial con la dirección de Capital Humano de la empresa, encargados de su gestión y responsables del reclutamiento de empleados, además de actuar como mediadores entre los empleados y la alta dirección.
- Paso 2. Del intercambio durante la entrevista inicial se deben acordar los objetivos, el alcance y las expectativas del estudio. Es necesario crear el compromiso desde el inicio del proceso para poder realizar visitas y conocer lo que hace la organización, tener apoyo del centro para aplicar las herramientas necesarias y acceder a la información documental necesaria.
- Paso 4. Se define el tiempo de realización del estudio y la fecha de entrega de los resultados. Este paso está concebido para que las partes involucradas definan un espacio para: intercambiar sobre el progreso del estudio y los resultados obtenidos hasta ese momento.
Etapa II
- Paso 1. Según Medina León et al. (2017) la caracterización del sistema productivo resulta un paso previo y decisivo antes de emprender el diseño o perfeccionamiento de cualquier proceso. La obtención de la información puede ser dada por técnicas como: la observación directa, la entrevista, la encuesta y la revisión documental (ficha de procesos, mapa de procesos, diagramas de procesos, normas y regulaciones del sector).
- Paso 2. En este paso se debe indagar sobre las fuentes de recursos humanos de las que se nutre la organización. Por ejemplo: ¿dónde se localizan geográficamente estas fuentes?; ¿cuántas fuentes tiene definida la organización?; ¿cuántos empleados reportan o son asignados a la organización desde cada una de estas fuentes?; ¿cuál es la plaza de mayor convocatoria según la fuente de empleo? (se puede hacer un análisis histórico de este aporte); ¿cuál es la calificación o nivel educacional de los empleados que provienen de las diferentes fuentes?; ¿existe una persona de contacto en cada una de las fuentes empleadoras?
- Paso 3.
Etapa III
- Paso 1.
- Paso 2.
- Paso 3. Para la determinación de las causas que generan la fluctuación en una empresa, se utiliza la información que brinda el registro de personal acerca de los motivos de la fluctuación real y los resultados de la encuesta de fluctuación potencial realizada a un grupo de trabajadores.
- Paso 4. En este paso se realiza un informe de los resultados obtenidos en el estudio y se ofrece una propuesta de soluciones para contribuir al control de la fluctuación laboral.
Contribución del Procedimiento Propuesto
La contribución del procedimiento que se propone para el análisis de la fluctuación laboral queda manifiesta en un detallado desglose para su aplicación en las organizaciones.
Las razones que sustentan este planteamiento tienen su justificación en la flexibilidad de la propuesta.
Los usuarios tienen ante sí una guía para el análisis de la rotación del personal que ofrece autonomía para escoger las herramientas que mejor se ajusten a la situación de la empresa y definir así la profundidad y complejidad del estudio.
La primera etapa del proceder reviste especial importancia por su orientación hacia la cohesión y coordinación de las partes interesadas para garantizar el éxito del trabajo a realizar.
La segunda etapa se concentra en la consulta documental y la entrevista con los especialistas de capital humano de la organización.
El objetivo de la misma consiste en recopilar la mayor cantidad de información posible que permita a los consultores externos familiarizarse con la organización objeto de estudio.
En este sentido, se sugiere comprobar mediante una lista de chequeo aquellos elementos que resultan objetivo de análisis en las auditorías estratégicas y de funcionamiento de la GRH como, por ejemplo: inquirir en el entorno y las actividades claves de la GRH en la implantación de la estrategia organizacional y comprobar el correcto funcionamiento de los procesos asociados al análisis del puesto de trabajo.
Por último, la tercera etapa contiene la esencia y finalidad del proceder.
Con respecto a las fórmulas para el cálculo para la fluctuación laboral se recomienda estudiar aquella que establece el sector al que pertenece la organización y, a partir de ahí, valorar si resulta conveniente utilizar otras expresiones que permitan arribar a otros resultados e interpretaciones.
Por ejemplo, Chiavenato (2007) y Cuesta Santos (2005) plantean formulas tradicionales y Castellanos et al.
Por otro lado, aunque estudios como el de Stanek (2018) proporcionan recomendaciones para mejorar el cálculo e interpretación de las tasas de rotación tradicionales (con el empleo de nuevas métricas centradas en la proporción de las oportunidades de separación que se realizan, en lugar de la proporción que separa de la organización), gran número de organizaciones calculan la rotación del personal según la expresión recomendada por la SHRM.
Sobre todo, cuando se trata de analizar las pérdidas de personas y sus causas, así como la comparación de estos índices entre los diferentes sectores.
Con respecto al control y medición de la fluctuación real resulta necesario, para futuros estudios, realizar, registrar y analizar las entrevistas de separación de cada uno de los trabajadores que deciden abandonar la organización, ya que constituye uno de los medios para controlar y medir los resultados de la política de recursos humanos, así como diagnosticar y determinar las causas de rotación.
De manera general, esta entrevista de separación verifica, entre otros, aspectos como: motivo de la separación, criterio del empleado sobre la empresa, puesto que ocupaba antes de solicitar la baja, jefe inmediato, horario de trabajo, elementos de seguridad y salud en el trabajo, así como prestaciones sociales, salario y oportunidades de crecimiento que encontró en la organización.
Con respecto al control y medición de la fluctuación potencial la variante más acertada resulta diseñar y aplicar una encuesta que permita medir variables como: satisfacción y clima laboral, motivación y fluctuación potencial.
Relacionado con las estrategias a seguir para retener al personal, Gonzales Miranda (2009) identifica dos alternativas: monetaria y no monetaria.
La primera, implica beneficios económicos, bonificaciones, política salarial y compensaciones.
En lo que respecta al tema de los costos por fluctuación, se debe recalcar que estos varían de un sector a otro y en dependencia de la ocupación.
Resulta necesario que las organizaciones posean registro documental de los mismos y de ser posible tengan diseñado una metodología para su análisis y desglose.
Por último, y no menos importante, resulta vital para las organizaciones incorporar a los análisis de la rotación del personal el tema del pronóstico de la fluctuación laboral.
Predecir la fluctuación laboral permite a los procesos de capital humano anticiparse y actuar con proactividad para trazar estrategias que mitiguen los efectos negativos que trae consigo.
Los principales métodos cuantitativos para pronosticar la fluctuación se basan en el análisis de series de tiempo.
La rotación del personal constituye un riesgo inminente que las empresas deben enfrentar con proactividad.
Es por ello que contar con herramientas que faciliten el análisis de la fluctuación laboral representa una fortaleza para las organizaciones en favor de tomar decisiones consecuentes que contribuyan a disminuir costos, aumentar los niveles de productividad y evitar la pérdida del conocimiento estratégico.
El procedimiento propuesto resulta de sencilla aplicación para las organizaciones, ya que ofrece a los investigadores una caja de herramientas a utilizar y perfeccionar, de acuerdo al escenario y la situación en que se encuentre la organización objeto de estudio.