El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), o factura electrónica, es la forma de hacer documentos electrónicos para que sean válidos para el SAT. Requiere que el Contribuyente obtenga su Certificado de Sello Digital (CSD) en el Portal del SAT para firmar electrónicamente sus documentos. Al timbrar una factura electrónica se generan dos archivos, XML y PDF.
La sustitución de una factura debe ocurrir para solventar datos erróneamente colocados en la factura electrónica emitida cuando ocurrió la transacción comercial. Cuando hablamos de CFDI Relacionado, nos referimos al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que permite vincular una factura o comprobante con otro documento que ya se ha emitido previamente. Para mantener la trazabilidad de tus operaciones, el SAT necesita saber con claridad qué factura nueva está reemplazando a la que se canceló.
Tipos de Relación entre CFDI
La autoridad establece un campo llamado Tipo de relación, el cual se utilizará para indicar la relación que existe entre los CFDI que se emiten y que estén relacionados con otros CFDI que fueron generados anteriormente, donde se deberá indicar la clave correspondiente del catálogo de Tipos de relación entre CFDI y agregar el Identificador Único Universal (UUID) en cuestión. Son 9 los tipos de relación que los contribuyentes pueden usar para las facturas:
| Clave | Descripción |
|---|---|
| 01 | Nota de crédito de los documentos relacionados |
| 02 | Nota de débito de los documentos relacionados |
| 03 | Devolución de mercancías sobre facturas o traslados previos |
| 04 | Sustitución de los CFDI previos |
| 05 | Traslados de mercancías facturados previamente |
| 06 | Factura generada por los traslados previos |
| 07 | CFDI por aplicación de anticipo |
| 08 | Factura generada por pagos en parcialidades |
| 09 | Factura generada por pagos diferidos |
Clave 04: Sustitución de los CFDI Previos
La clave 04 tiene la función de sustituir el CFDI original en donde se cometió el error. Usar la relación 04 para sustituir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) permite corregir un comprobante que fue emitido con errores, reemplazándolo por uno nuevo con la información correcta. Este proceso es útil cuando necesitas actualizar datos como el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), el precio o cualquier otro detalle, asegurando que la factura sea válida y esté correctamente relacionada con el documento original para mantener un control adecuado y cumplir con los requisitos fiscales.
La clave 04 en la relación de los documentos se utilizará cuando se detecta un error en la emisión del comprobante original (precio incorrecto, RFC incorrecto, etc.). Se deberá utilizar cuando se emita un nuevo CFDI del mismo tipo. Debido a que se trata precisamente de sustituir, el nuevo CFDI resultante debe ser del mismo tipo que el original.
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Procedimiento de Sustitución de un CFDI
El procedimiento que se debería aplicar cuando se pretende sustituir un CFDI que contiene errores es el siguiente:
1. Creación del CFDI Sustituto
Genera el proceso para elaborar una nueva factura y valida que la información sea correcta antes de emitirla. Imagina que emitiste la factura con folio UUID-FACTURA-ERRONEA-123 a tu cliente, “Comercializadora Ejemplo, S.A.". Creas una nueva factura (que obtendrá un nuevo folio, digamos UUID-FACTURA-CORRECTA-456) con la información ya corregida. Continuar con la captura de datos correctamente y verificar que esta vez los datos ingresados sean correctos, para posteriormente timbrar el CFDI nuevo.
2. Registro de la Relación Fiscal (Clave 04)
En la nueva factura (sustituto), realiza la relación fiscal del CFDI a cancelar; para ello, indica la relación con clave “04 - Sustitución de los CFDI previos” y selecciona el Identificador Único Universal (UUID) de la factura original que deseas corregir.
En el campo que indica CFDI RELACIONADO, seleccionar la opción 04, el cual corresponde a la sustitución de los CFDI previos y capturar o copiar el folio fiscal que aparece en la factura original, enseguida agregar el folio. Por omisión se muestran los CFDI vigentes disponibles para relacionar. En esta factura UUID-FACTURA-CORRECTA-456, en la sección de CfdiRelacionados, pones: TipoRelacion=”04″ y el UUID será UUID-FACTURA-ERRONEA-123.
Al hacer clic en agregar el campo de CFDI relacionado cambiará a color azul, significa que la nueva factura está vinculada al folio original. Revisa que la información de la nueva factura sea correcta y emítela. Para esto, identifica el Nodo CfdiRelacionados, el cual es el nodo principal dentro de la estructura de tu nuevo CFDI donde se especifica la relación. Dentro del nodo CfdiRelacionados, el primer atributo que debes definir es TipoRelacion. Finalmente, registra el UUID, que es el atributo más importante dentro de cada nodo CfdiRelacionado.
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3. Cancelación del CFDI Original (Motivo 01)
Una vez que el CFDI sustituto (el correcto) está debidamente timbrado, procede a solicitar la cancelación del CFDI original que tenía el error. Para realizar la cancelación del CFDI, ingresa a la consulta de tus facturas y selecciona el documento a cancelar.
En la ventana de Cancelación de documentos, selecciona el motivo de cancelación con la clave “01 - Comprobante emitido con errores con relación”. Al hacerlo, el sistema mostrará automáticamente el UUID del comprobante generado con relación 04, el cual corresponde al UUID del documento que deseas cancelar. Finalmente, el sistema te solicitará que proporciones el UUID del CFDI que sustituye al que estás cancelando. Para finalizar, oprime el botón Aceptar y confirma la acción.
Importante: Si no se ha generado previamente una factura con la relación “04 - Sustitución de los CFDI previos”, en la que el UUID relacionado corresponda al documento a cancelar, el sistema habilitará el campo para que puedas capturar manualmente el UUID correspondiente.
Nota: Al enviar la solicitud de cancelación, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) validará si la cancelación requiere o no la aceptación del receptor, conforme a la normativa vigente.
Motivos de Cancelación del SAT
De acuerdo a la información que difunde el SAT a través de su página, al momento de realizar la cancelación de un CFDI se deberá indicar el motivo de la cancelación conforme a las siguientes claves:
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- “01” Comprobantes emitidos con errores con relación.
- “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- “03” No se llevó a cabo la operación.
- “04” Operación nominativa relacionada en una factura global.
En caso de realizar la sustitución del comprobante, se deberá señalar la clave “01” (Comprobantes emitidos con errores con relación), además de manifestar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
Errores Comunes y Consideraciones
- Exactitud del UUID: Este es el error más común y crítico. Un solo carácter incorrecto en el UUID del CFDI previo que intentas vincular hará que la relación sea inválida.
- Selección del TipoRelacion Correcto: Cada clave tiene un propósito específico. Usar una clave incorrecta puede llevar a interpretaciones erróneas por parte del SAT o de tus clientes sobre la operación que estás documentando.
- Integridad del XML: Asegúrate de que tu sistema de facturación o tu PAC genere correctamente esta sección del XML, cumpliendo con todas las especificaciones del Anexo 20.
Cómo Visualizar la Relación en un CFDI
- En la Representación Impresa (PDF): La mayoría de los formatos de factura electrónica en PDF están diseñados para incluir una sección o un apartado donde se listan los “CFDI Relacionados”, mostrando el tipo de relación y el UUID del comprobante vinculado.
- En el Archivo XML: Si tienes acceso al archivo XML del CFDI, que es el formato fiscal válido, puedes abrirlo y buscar el nodo <cfdi:CfdiRelacionados>. En el XML se tiene el nodo CfdiRelacionados, en el cual se muestra la información fiscal del documento; en este caso se aprecia el tipo de relación y el UUID.
Consecuencias de no Relacionar tus Facturas
Revisemos lo que pasa si no relacionas tus facturas. Podrías enfrentar multas por no cumplir con los requisitos de expedición de CFDI establecidos en el Artículo 29-A del CFF y las reglas del Anexo 20.