En el entorno fiscal de México, uno de los documentos más habituales entre los contribuyentes son las facturas digitales.
Un CFDI o comprobante electrónico es un mecanismo implementado por las autoridades fiscales, el cual justifica los ingresos de las personas físicas o morales y evita irregularidades en el pago de impuestos.
¿Qué es el CFDI de Nómina?
Sin importar el término, el CFDI de Nómina sirve para documentar fiscalmente los pagos de sueldos y salarios o asimilados.
Por otro lado, el “recibo de nómina” es la representación impresa o digital de ese CFDI.
Para comenzar, un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) es un documento digital que avala legalmente la operación de una compraventa de un bien o un servicio, esto de acuerdo al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Lea también: Guía para Aceptar y Cancelar CFDI
Un CFDI está constituido por un archivo .XML que funciona como el lenguaje marcado que valida la veracidad de la operación ante el SAT y un documento PDF que opera como representación digital de la factura, en él se describe la operación, así como los datos del emisor y receptor del comprobante.
Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral.
Los honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último.
Para los efectos del párrafo anterior, se entiende que una persona presta servicios preponderantemente a un prestatario, cuando los ingresos que hubiera percibido de dicho prestatario en el año de calendario inmediato anterior, representen más del 50% del total de los ingresos obtenidos por los conceptos a que se refiere la fracción II del artículo 100 de esta Ley.
Antes de que se efectúe el primer pago de honorarios en el año de calendario de que se trate, las personas a que se refiere esta fracción deberán comunicar por escrito al prestatario en cuyas instalaciones se realice la prestación del servicio, si los ingresos que obtuvieron de dicho prestatario en el año inmediato anterior excedieron del 50% del total de los percibidos en dicho año de calendario por los conceptos a que se refiere la fracción II del artículo 100 de esta Ley.
Lea también: SAT y CFDI: Entendiendo la relación
Los ingresos obtenidos por las personas físicas por ejercer la opción otorgada por el empleador, o una parte relacionada del mismo, para adquirir, incluso mediante suscripción, acciones o títulos valor que representen bienes, sin costo alguno o a un precio menor o igual al de mercado que tengan dichas acciones o títulos valor al momento del ejercicio de la opción, independientemente de que las acciones o títulos valor sean emitidos por el empleador o la parte relacionada del mismo.
Obligación y Plazos de Emisión del CFDI de Nómina
La clave para determinar cuándo emitir un comprobante de nómina es sencilla: siempre que exista un pago (erogación) por concepto de sueldos, salarios o ingresos asimilados.
Como patrón, tu empresa tiene la obligación de expedir y entregar este comprobante de nómina a cada persona trabajadora a quien le realices un pago.
La LISR 99, fracción III, es muy clara al vincular la expedición y entrega del comprobante a la fecha en que realizas el pago.
La regla de oro es clara: debes timbrar tu recibo de pago de nómina en la misma fecha en que realizas el pago (la erogación).
Lea también: Aprende a descargar CFDI en lote desde el SAT
Por el contrario, si no realizas ningún pago (por ejemplo, cuando un empleado se encuentra en una situación de incapacidad sin goce de sueldo), no existirá la obligación de emitir un CFDI de nómina porque, simplemente, no hay nada que documentar.
No. La obligación de expedir y entregar el comprobante de nómina nace con la erogación, es decir, con el pago efectivo del sueldo.
La fecha ideal es timbrar en la fecha del pago, conforme a la LISR 99, fracción III.
No obstante, la RMF (regla 2.7.5.1) ofrece flexibilidad.
Permite ventanas de días hábiles posteriores al pago para certificar y poner a disposición el comprobante de nómina.
E incluso la opción de emitir un solo CFDI mensual que integre un complemento por cada pago del mes.
Aspectos Técnicos y Llenado del CFDI de Nómina
Debes utilizar el CFDI 4.0 con el Complemento de Nómina versión 1.2.
Se deben emitir con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores.
Método de Pago en el CFDI de Nómina
Para el CFDI de nómina versión 1.2, el método de pago que se debe utilizar es Pago en Una Sola Exhibición (PUE) y el UsoCFDI “CN01 - Nómina”.
Campos Condicionales y Obligatoriedad
¿Los campos condicionales del CFDI son de uso obligatorio?
Por ejemplo, el dato CURP en el Nodo Emisor, el cual corresponde a la CURP del patrón (emisor), deberá informarse cuando se trate de una persona física.
Manejo de Números de Cuenta
Si el número de cuenta es de una longitud diferente a las especificadas como longitudes válidas para un número de cuenta en la versión 1.2 del Complemento de Nómina (10, 11, 16 o 18 dígitos) ¿Cómo debe procederse?
Siempre que se confirme que es un número de cuenta válido, se deberá rellenar con ceros a la izquierda hasta completar la longitud más cercana a la longitud real del número de cuenta.
Se debe asentar la clave de ramo-pagaduría o aquella que por la afiliación le asigne el instituto de seguridad social que conforme a ley corresponda (federal).
Impuesto Sobre la Renta (ISR) y su Aplicación en la Nómina
El impuesto puede ser jalado en el recibo de nómina con el nombre de descuento de ISR, aquí el patrón es el encargado de pagarlo directamente a hacienda.
La Ley del Impuesto sobre la Renta es el marco legal que regula el cobro del ISR en México.
Este Impuesto Sobre la Renta tiene ciertas exenciones de aplicación.
Un elemento indispensable para calcular correctamente las exenciones del ISR es el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), que se actualiza cada año por el INEGI.
Esta unidad es la que se utiliza como base para determinar límites de ingresos exentos en conceptos como aguinaldo, primas, pensiones, entre otros.
La clave está en revisar el monto permitido según la ley.
Estos límites se expresan en UMAs (Unidades de Medida y Actualización), que cambian cada año.
En caso contrario, solo la parte excedente estará sujeta al impuesto.
Tipos de Ingresos Exentos de ISR en la Nómina
Si te encuentras dentro del área de RRHH, contabilidad, administración o fiscal dentro de una organización, seguramente te has encontrado con el concepto de ingresos exentos.
Como viste, existen ingresos que la ley considera exentos del ISR, pero es importante conocer los límites y requisitos que marca la LISR para evitar errores en tus declaraciones.
Para ello, es necesario consultar las UMAS permitidas y que correspondan a los conceptos que te dijimos anteriormente.
- Aguinaldo:
El aguinaldo que se paga a todos los trabajadores a fin de año, está exento de ISR siempre y cuando no rebase el equivalente a 30 días de salario mínimo (o su equivalente en UMAs).
- Horas Extra:
Si una persona gana el salario mínimo, sus horas extra están totalmente exentas de ISR, hasta por 3 horas diarias y un máximo de 9 horas semanales.
- Prima Dominical:
Todo aquel trabajador que debe presentarse a su trabajo en domingo, tiene derecho a un pago extra conocido como prima dominical.
- Cuotas al IMSS:
Las cuotas que el empleador paga directamente al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) en beneficio del trabajador, no se consideran ingreso gravable para efectos del ISR.
Esta cuota es la que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) por parte de los patrones y trabajadores para que puedan contar con beneficios.
- Primas de Seguros:
Las primas de seguros médicos, hospitalarios o funerarios, cuando son pagadas por el patrón como una prestación general para todos, pueden no generar ISR.
La condición principal es que se trate de una prestación general, es decir, que esté disponible de forma equitativa para todos los trabajadores o para una categoría específica (como todos los sindicalizados, operativos o administrativos).
- Prestaciones de Previsión Social:
Beneficios como becas para los hijos, apoyo en caso de incapacidad, actividades deportivas, culturales o guarderías también pueden considerarse ingresos exentos.
También, es importante analizar otras prestaciones que son las de previsión social.
Se encuentran exentos, siempre y cuando se trate de reembolso y se conceda de manera general, de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo.
Estos, a medida que sean gastos repartidos y dirigidos a servicios para la empresa o patrón, serán libres de impuestos.