Llegamos a diciembre, un mes que para muchos significa alegría y celebraciones, pero para quienes gestionan la contabilidad de una empresa, puede ser un periodo de retos y mucho trabajo. En México, diciembre marca el cierre fiscal, el momento clave para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y preparar un cierre ordenado para el año que termina.
¿Por qué es tan importante hacer bien tu cierre de año?
Porque es en dicho proceso cuando se recopila la información de los estados financieros de cada periodo, lo cual te permite tener un panorama mucho más claro y específico del comportamiento de tu organización. Con esto, se pueden proyectar las tareas para el siguiente ciclo, revisar las metas y objetivos, y evaluar los logros y los fallos para determinar dónde se tienen que realizar los ajustes necesarios. La planeación para el siguiente periodo debe ser constante y efectiva para la toma de decisiones.
Diferencias entre cierre contable y cierre fiscal
Aunque algunos confunden ambos términos, es muy importante que tú los tengas bien diferenciados para no caer en omisiones. Considera que un cierre contable no es hacer la contabilidad de la empresa, ya que eso lo deberías hacer mes con mes. En realidad aquí estamos hablando de separar cada ejercicio para tener una comparativa del desempeño durante todo un ciclo, y con base a los resultados, ejecutar una planeación más acertada para el siguiente periodo.
Cierre contable
En este cierre están determinadas las cuentas de ingresos y egresos anuales, lo cual incluye el balance general, además del cálculo de pérdidas y ganancias, de las cuales se distribuyen los dividendos. Es fundamental revisar los libros contables y llevar a cabo las conciliaciones bancarias para asegurar la exactitud de los datos.
Cierre fiscal: ¿qué es el cierre de año fiscal?
Este cierre permite calcular los impuestos que la empresa debe pagar ante Hacienda, especialmente el impuesto sobre ganancia. Tener una buena planificación fiscal que integre la contabilidad dará una visión más amplia del escenario financiero de la empresa. La declaración anual y el impuesto de sociedades son elementos críticos en este proceso.
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Pasos para cerrar el año fiscal
Es fundamental tener un checklist para garantizar que todo está en orden con el cierre del año, es por eso que te queremos recomendar 10 puntos claves para tener ese cierre exitoso.
- Registra tus transacciones: Asegúrate de llevar un registro detallado y preciso de todos los ingresos y egresos de tu negocio. Dentro de las transacciones deben de estar incluidas las ventas, compras, pagos de servicios, sueldos, impuestos y cualquier otro movimiento financiero. Te recomendamos tener todos los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), de cada una de las operaciones. Un registro correcto facilita la conciliación de tus cuentas y garantiza que no falte información al momento del cierre fiscal.
- Realiza una buena conciliación de cuentas: Verificar que todo concuerde en los registros contables y saldos de las cuentas bancarias, será fundamental para evitar confusiones. Verifica que las cuentas por cobrar y pagar estén actualizadas.
- Haz los ajustes fiscales necesarios: Los ajustes fiscales son esenciales para que tu información contable cumpla con los requisitos del SAT y refleje correctamente tu situación financiera.
Pasos para realizar ajustes fiscales:
- Revisa las diferencias entre lo contable y lo fiscal: Identifica gastos, ingresos o movimientos que no sean deducibles fiscalmente, como gastos personales o partidas no comprobadas.
- Aplica depreciaciones y amortizaciones: Asegúrate de calcular correctamente la depreciación de tus activos y las amortizaciones de inversiones, siguiendo las reglas fiscales.
- Considera las provisiones fiscales: Ajusta provisiones contables, como sueldos pendientes o pagos de impuestos, para cumplir con los límites fiscales permitidos.
- Verifica deducciones autorizadas: Asegúrate de que todos los gastos que planeas deducir estén debidamente documentados y cumplan con los requisitos del SAT.
- Prepara los estados financieros: Los estados financieros son documentos clave para evaluar la salud económica de tu empresa y respaldar tus obligaciones fiscales. Estos informes te permiten analizar ingresos, gastos, activos y pasivos, ayudándote a tomar decisiones informadas y cumplir con las exigencias del SAT. Los datos que aparecen en los estados financieros, son esenciales para comprender la salud económica de la empresa y así conocer si se tuvo ganancias o pérdidas durante el año por finalizar.
Estados financieros que debes preparar:
- Balance general: Presenta la situación financiera de la empresa al cierre del ejercicio: activos, pasivos y capital contable. Permite evaluar la estabilidad y capacidad de pago.
- Estado de resultados: Resume los ingresos, costos y gastos del periodo. Determina la utilidad o pérdida neta de la empresa.
- Estado de flujo de efectivo: Muestra el origen y aplicación del efectivo durante el ejercicio. Ayuda a analizar la liquidez y solvencia operativa.
- Estado de cambios en el capital contable: Detalla las variaciones en el capital social, utilidades retenidas y reservas. Refleja las decisiones financieras importantes de los socios o accionistas.
- Notas a los estados financieros: Complementan y explican cifras relevantes, políticas contables y contingencias. Son clave para interpretar correctamente los informes financieros.
- Conciliación fiscal-contable: Ajusta las diferencias entre el resultado contable y el fiscal. Evita errores en la declaración de impuestos.
- Calcula los impuestos: Tras tener los resultados financieros de tus estados, el tema de impuestos cobra relevancia; así que tendrás que calcular los impuestos aplicables, como ISR, IVA y cualquier otro impuesto específico de tu actividad. Esto incluye determinar cuánto debes pagar en función de tus ingresos, gastos y deducciones permitidas.
- Prepara tus declaraciones fiscales: Ya que hayas realizado los procesos anteriores, deberás preparar las declaraciones fiscales correspondientes. Antes de presentar ante el SAT, verifica que la información sea correcta. Tendrás hasta el 31 de marzo para presentar tu declaración anual como empresa y el 30 de abril para personas físicas.
- Archiva tus documentos y facturas: Aunque muchos documentos en la actualidad son digitales, es necesario que guardes todos aquellos archivos que estén relacionados con tu cierre fiscal. Facturas, estados de cuentas y pagos suelen ser importantes en caso de requerirse para una auditoría o consultas.
- Optimización de Deducciones Fiscales: Hacer una revisión de tus gastos deducibles durante el año, te ayudará a maximizar tus deducciones fiscales. Tener un registro claro de tus gastos, nóminas y otros te facilitará las cosas.
- Revisa tus CFDI: Revisa si tienes facturas pendientes, solicita su emisión antes del cierre fiscal, para así evitar problemas con la deducción de impuestos. Verifica que los CFDI recibidos por parte de tus proveedores sean correctos.
- Planifica con anticipación: Por último y no menos importante, planificar el cierre fiscal sin duda te ahorrará dolores de cabeza. Crea un cronograma donde establezcas pasos a seguir con tiempos establecidos, esto te ayudará a tener un cierre más limpio y en menos tiempo.
Tips para tu cierre contable
El primero y más importante es que no des NADA por sentado. Si pasas por alto los puntos básicos, podrías tener dolores de cabeza muy pronto. Adicionalmente, deberías considerar:
- Estar al pendiente de las reformas y cambios que hace la autoridad en materia contable y fiscal. Cualquier cambio puede repercutir en tu negocio.
- Cuando se finaliza un periodo contable, las cuentas se cierran para ver los resultados del ejercicio, ya sea en utilidades o pérdidas.
- Una vez que se tiene el cierre contable, se elaboran los asientos contables, que tienen como objetivo la cancelación de cuentas: hay que dejarlas en ceros. Las cuentas son: ingresos, gastos, costos de venta y de producción.
- Antes de cancelar las cuentas de resultado, concilia y ajusta aspectos como la amortización de los activos intangibles y la depreciación de los activos fijos.
- Recuerda que el resultado de la cancelación de cuentas se llevará a la cuenta de patrimonio. Es decir, si el resultado es pérdida, se disminuye el patrimonio; si el resultado es utilidad, se incrementa.
- Las cuentas con saldo rojo o negativo se tienen que reclasificar, especialmente las bancarias, de clientes o proveedores.
Consejos para tu cierre fiscal
En este caso es importante que prestes atención a todas las operaciones relacionadas al SAT y que todo lo que hagas al respecto lo consideres como prevención y no como corrección o solución a un problema. Así mismo, considera:
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- Realizar un “pre-cierre”, así se podrán identificar los puntos que necesitan ser analizados con más detalle y, de ser necesario, qué información o documentos se requieren.
- Hacer un análisis de las operaciones especiales que se hayan realizado y que el SAT podría señalar; de esta forma, se aprovechan los meses restantes para llevar a cabo las adecuaciones que sean necesarias.
- Identificar las declaraciones que, por obligación, se deben presentar, y verificar que la información sea coherente para evitar cualquier auditoría por parte de la autoridad.
- Estar atento a la fecha de cierre, que normalmente es el 31 de diciembre, para asegurarte de que todo esté en orden.
- Revisar la base imponible y las obligaciones fiscales para garantizar que todos los ingresos y gastos estén debidamente documentados y reportados.
¿Cómo realizar el cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad?
El cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad es un proceso que se realiza al finalizar un año fiscal para registrar los movimientos contables y fiscales de la empresa, así como para generar el año siguiente en el sistema. El cierre de ejercicio permite obtener reportes financieros, de inventarios, de ventas, de compras, de costos, de impuestos y de nóminas, entre otros, que reflejan la situación de la empresa al cierre del año.
Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).
Pasos para el cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
Para realizar el cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad se deben seguir los siguientes pasos:
- Respalda tu empresa.
- Cambia el periodo en el menú Cierre.
- Crea la póliza de cierre en el menú Cierre.
Ve al menú: Cierre > Póliza de cierre… Captura la cuenta que se estará afectando.
- Cierra el periodo/ejercicio en el menú Cierre.
- Verifica el periodo vigente.
Ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio… Revisa que el periodo a cerrar muestre el número 1 y que se muestren las fechas del periodo vigente.
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Es importante realizar el cierre de ejercicio antes de emitir cualquier documento del año siguiente, ya que de lo contrario el sistema puede mostrar un error de que la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa.