El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Este proceso implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable.
El cierre de los libros contables es el proceso de finalizar los registros financieros de una empresa al final de un período contable. Generalmente, abarca una temporada de doce meses (nunca mayor) y define un ciclo económico en la vida de una empresa, asociado habitualmente a un año natural, del 1 de enero al 31 de diciembre. Sin embargo, cada empresa puede elegir el plazo de doce meses que más le interese según sus necesidades.
El cierre contable es una de las tareas más importantes para la empresa a nivel financiero. Te permite evaluar el desempeño y la situación real de tu negocio y tomar decisiones informadas que garanticen el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Gracias a él, se puede tener una visión general y real de cómo ha ido el negocio durante todo el año, determinando si la empresa ha generado beneficios o si tiene pérdidas, además de cumplir con la normativa vigente.
Importancia del Cierre Contable
El cierre de los libros garantiza que se registren todas las transacciones financieras, que las cuentas estén conciliadas y que no haya datos pendientes. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción.
El cierre contable tiene importantes implicaciones fiscales, ya que ayuda a las empresas a calcular sus ingresos imponibles y a garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal. Los informes financieros finalizados proporcionan la información necesaria. El cierre del ejercicio contable, por lo tanto, sirve para conocer la situación actual de la empresa, pero también para trasladar esa información y entregar la documentación necesaria al Estado.
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Solo así, los resultados respecto a años anteriores podrán ser comparables y la dirección de la empresa podrá planificar y tomar decisiones en base a la situación real del negocio y su evolución. Una vez cerrados los libros, los informes financieros como el estado de cuenta de ingresos y el balance se preparan.
Proceso de Cierre Contable Paso a Paso: Guía Detallada
Para la mayoría de las sociedades, el final de año marca la fecha de cierre del ejercicio contable. Este procedimiento requiere revisar que la contabilidad de la empresa esté en orden y cuadrar los datos necesarios en caso de que falte información o no sea correcta. Para ello, se deberán repasar los libros contables y hacer las modificaciones correspondientes.
Según el artículo 28 del Código de Comercio, los libros contables obligatorios son el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (que debe incluir el Balance de la situación inicial de la empresa, el Balance de sumas y saldos para el análisis trimestral, el Inventario de cierre del ejercicio y las Cuentas anuales con sus informes correspondientes) y el Libro Diario, con el registro diario de todas las operaciones llevadas a cabo durante la actividad económica de la empresa.
La clave de este procedimiento son los ASIENTOS DE AJUSTE, considerada la tarea más delicada para completar las operaciones de fin de ejercicio contable. Una vez se tenga en orden la información de los libros contables, se podrán realizar los asientos correspondientes al cierre fiscal y terminar el año contable de la empresa.
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Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
El proceso comienza verificando que los datos contables son correctos y encajan con lo descrito en el Libro Diario. Si las sumas del debe y haber de las distintas cuentas contables los saldos coinciden, se ha avanzado mucho. Esto significa que la conciliación con el libro Mayor ya está hecha y que el patrimonio real de la empresa coincide con lo indicado en los libros.
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En caso de no coincidir, se deben revisar los números registrados para detectar y corregir el error. El balance de comprobación es un informe que muestra la lista de todas las cuentas en un libro mayor y sus saldos respectivos. Su propósito es verificar que las sumas de débitos sean iguales a las sumas de créditos, siendo una herramienta de control interno para asegurarse de que no haya errores.
Puntos clave: Verifica que los saldos contables coincidan con los extractos bancarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y activos fijos.
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Revisión del Plan General Contable (PGC)
Una vez conciliadas las sumas del debe y haber, el siguiente paso es comprobar que no haya ningún error en el Plan General Contable. El PGC es una guía elaborada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas que sirve de referencia para los contables en la regulación de la contabilidad en las sociedades españolas.
Se debe revisar que no haya errores en ninguno de los elementos que conforman la contabilidad de la empresa. El objetivo es asegurar que se han empleado todas las cuentas necesarias y que se han clasificado de manera correcta.
A continuación, se detallan los grupos del Plan General Contable para su revisión:
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- Grupo 1: Financiación básica.
- Grupo 2: Activo no corriente.
- Grupo 3: Existencias.
- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
- Grupo 5: Cuentas financieras.
- Grupo 6: Compras y gastos.
- Grupo 7: Ventas e ingresos.
- Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
- Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.
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Recuento de Existencias
Tras revisar el Plan General Contable, se deben comprobar las existencias para saber cuántas unidades compradas no se han consumido. El recuento de existencias es un proceso habitual en las empresas que manejan mercancías. Se trata de contar y verificar físicamente las existencias en el almacén.
Una vez restadas las existencias no consumidas de las compradas durante todo el año, el resultado debería coincidir con el número total de existencias de las que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento. También deberían restarse las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido. En función de la variación, se determinará si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto. Las existencias o materias primas adquiridas para venta o consumo suelen tener mucho movimiento. El inventario hay que valorarlo con el precio de adquisición de cada existencia. En los asientos de ajuste, por un lado se anula el valor inicial de la mercancía, y por otro, se computa el nuevo.
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Reclasificación de Deudas y Créditos
Es importante indicar las deudas y créditos que pertenezcan al año contable en curso. Reclasificar deudas y créditos implica que, al cerrar la contabilidad, las deudas y créditos que se vayan a pagar y cobrar durante el próximo año contable se indiquen como deudas y créditos a corto plazo.
Para las deudas, esto permite visualizar las obligaciones pendientes de pago que la empresa debe afrontar en un período menor a 12 meses. Después de los cambios, se utilizan las tablas de amortización de préstamos para consultar las cuotas de los pagos, distinguiendo la parte que corresponde a la amortización de la deuda y la que corresponde a los intereses.
Para los créditos, todos aquellos pendientes de cobrar y que se vayan a recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como créditos a corto plazo, independientemente de si el cobro es total o parcial. El objetivo de reclasificar deudas y créditos es preparar los libros contables para el nuevo ejercicio.
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Aplicación de Ajustes Contables por Periodificación y Otros
Antes de determinar pérdidas o ganancias, se deben ajustar los gastos e ingresos que se indicarán en el cierre de contabilidad, rigiéndose por el principio de devengo. Esta normativa contable establece que no todos los gastos e ingresos se deben tener en cuenta al hacer el cierre contable. Los gastos que se anticipan para el siguiente año o los pagos por adelantado de los clientes no se pueden incluir en el ejercicio actual, sino que deben formar parte del ejercicio contable al que se refieran.
A este proceso se le llama periodificar gastos e ingresos, y las cuentas a revisar son las de compras y gastos, y las de ventas e ingresos (cuentas contables 6 y 7, respectivamente). Una vez realizados los ajustes pertinentes, los gastos e ingresos quedarán reflejados en la cuenta correspondiente del ejercicio en el que realmente se llevarán a cabo. Periodificar es imputar derechos y obligaciones al año que les corresponden. Un ejemplo es facturar a un cliente un servicio que cubrirá más de un año (ingresos anticipados).
Adicionalmente, se deben registrar otras transacciones:
- Todas las facturas que correspondan al año hay que contabilizarlas. Es crucial preparar las que estén pendientes y reclamar a los proveedores las que no han llegado.
- Las provisiones son cuentas de pasivo que sirven para reconocer cualquier gasto o riesgo conocido y cuantificable, cuando aún no se sabe en qué momento se producirá. Las provisiones contribuyen a dar estabilidad y seguridad, anticipando futuros gastos o situaciones de riesgo. Tras verificar el suceso que las provoca se deben revertir aquellas cantidades aplicadas en exceso.
- Hay que registrar, como mayor gasto, cualquier deterioro o pérdida reconocida, como el deterioro de valor de algunas inversiones (reducción del valor de las acciones). Si el deterioro es irreversible se salda la cuenta directamente reduciendo o anulando el activo afectado.
- Las subvenciones recibidas para la compra de un bien concreto no se pueden computar en una cuenta de ingresos (grupo 7) directamente, sino por medio de la amortización del activo correspondiente.
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Regularización del Asiento de Pérdidas y Ganancias
En este punto se llega a la cuenta de “pérdidas y ganancias”, donde se puede ver la diferencia real entre los ingresos y los gastos que ha tenido la empresa durante todo el año, obteniendo información real sobre su situación actual. Se deben revisar las cuentas de compras y gastos (Grupo 6), ventas e ingresos (Grupo 7), gastos imputados al patrimonio neto (Grupo 8) e ingresos imputados al patrimonio neto (Grupo 9).
Así, se obtienen datos sobre la diferencia entre ingresos y gastos, y la diferencia entre los ingresos imputados al patrimonio neto y los gastos imputados al patrimonio neto. Este paso es importante para que Hacienda pueda calcular los impuestos que debe pagar la empresa y para tener una visión completa de los beneficios o pérdidas. La cuenta de pérdidas y ganancias tiene una importancia fundamental para el análisis de los estados financieros, ya que resume los ingresos y gastos de la sociedad durante el ejercicio.
Durante el proceso de cierre contable, se cierran principalmente las cuentas de resultados (ingresos, gastos y costos), que son cuentas temporales que muestran la actividad económica del periodo y, al finalizarlo, deben trasladarse al patrimonio de la empresa. En esta cuenta se acumulan los saldos de ingresos, gastos y costos.
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Asiento de Amortizaciones e Inmovilizado Material
Para un cierre contable correcto, se deben repasar las amortizaciones del inmovilizado material de la empresa y comprobar que cumplen con los requisitos del Plan General Contable para cada tipo de bien. El inmovilizado en propiedad (vehículos, maquinaria, mobiliario, locales) debe amortizarse, ya que al adquirirlo se contabiliza como inversión y no como gasto.
Hay distintas cuentas de amortización según el tipo de inmovilizado. Se trata de reflejar en el Balance la pérdida de valor del inmovilizado en el tiempo (grupo 2) y computar el gasto asociado (grupo 6). El asiento de amortizaciones permite registrar la amortización de activos intangibles y la depreciación de activos fijos. La dirección financiera debería tener una ficha para cada bien con información sobre: precio de adquisición, coeficiente de amortización, valor residual, cuotas en cada ejercicio y amortización acumulada.
Puntos clave: Registra la depreciación de los activos fijos y la amortización de intangibles. Reconoce provisiones para cuentas incobrables, impuestos diferidos, garantías u otros pasivos estimados.
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Cierre de Libros Contables (Preparación Final)
Todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, con sus respectivas modificaciones en el Libro Diario en caso de haber sido necesario rectificar algún dato. El cierre de libros contables es el proceso final del período contable donde se detienen las transacciones y se realizan los ajustes finales.
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Asiento de Regularización
Una vez completados todos los ajustes, se procede a realizar el asiento de regularización. En este, se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año para determinar si se han generado pérdidas o ganancias. Si ha habido más ingresos que gastos, el saldo será positivo (saldo acreedor), indicando beneficios. Si los gastos superan los ingresos, el saldo será negativo (saldo deudor), reflejando pérdidas.
Luego, se aplica la cuota del impuesto sobre sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio. Posteriormente, se debe recalcular el asiento de regularización, incluyendo el gasto en impuesto de sociedades. Este asiento se utiliza para corregir posibles errores contables y ajustar las cuentas de acuerdo con la normativa contable y fiscal.
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Asiento de Cierre de Contabilidad
Como último paso del cierre definitivo del año contable actual, se deben cancelar los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año. Esto implica cargar aquellas cuentas que tengan saldo acreedor y/o abonar las que tengan saldo deudor. Es un asiento específico que se lleva a cabo al final del período contable para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y transferir sus saldos a cuentas de resultados acumulados.
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Asiento de Apertura
Para iniciar el nuevo período contable, se debe crear el asiento de apertura. Así, todas las cuentas revisadas quedarán registradas. Las empresas que compaginan el año natural con su año contable suelen crear este asiento el 1 de enero. Al hacerlo, se debe tener en cuenta que, a diferencia del asiento de cierre, aquí la columna del “Haber” y el “Debe” van a la inversa: todo lo que estaba en el “Debe” pasa al “Haber”, y viceversa. A uno de enero se hará el asiento de apertura, intercambiando los valores del asiento de cierre, para que las cuentas recuperen el saldo que tenían. Este asiento marca el comienzo del nuevo período contable.
Obligaciones Administrativas y Fiscales
Tras finalizar el cierre contable, hay plazos específicos para formular cuentas, legalizar libros contables y realizar otras actividades relacionadas con Hacienda. Una vez se termine el cierre contable deberá presentarse a Hacienda en los próximos meses, ya que será la base a partir de la cual se harán los cálculos de las obligaciones fiscales que correspondan a la empresa para el año siguiente. El resultado contable es la base para calcular -con algunos ajustes fiscales- la cuantía del impuesto sobre sociedades.
Las empresas tienen la obligación de llevar a cabo la contabilidad empresarial. A la vez que se realiza el cierre contable, también se completa el cierre fiscal. Una vez termina el primero, las empresas hacen los ajustes necesarios en cuanto al pago de impuestos y deducciones. El cierre fiscal es el parteaguas para iniciar los preparativos de la Declaración de ISR durante el primer trimestre del año. Las prestaciones de ley a los trabajadores también deben calcularse a raíz de los cierres, ya que forman parte del destino de los rendimientos de la empresa.
- Emitir los estados financieros obligatorios: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, y memoria si aplica.
- Puntos clave: Calcula y registra correctamente los impuestos devengados: IVA, retenciones IRPF, Impuesto sobre Sociedades, etc.
Consejos y Mejores Prácticas para el Cierre Anual Contable
Realizar el cierre del ejercicio contable conlleva mucho tiempo, por lo que es posible que algún error pase desapercibido. Para evitarlo, se recomiendan algunas prácticas que ayudarán a realizarlo correctamente:
- Supervisa y actualiza la información periódicamente: La forma más efectiva de reducir el tiempo invertido en elaborar el cierre contable es estar al día con los cierres mensuales. Analizar la información mes a mes evita tener que cuadrar todos los datos de 12 meses seguidos.
- Cambios de divisa: En el caso de gastos en moneda extranjera, es importante reflejar la equivalencia a euros para la fecha de cierre.
- Cambios en los bienes: Valorar la depreciación o apreciación de bienes es crucial para el cierre anual contable. Esto ayuda a conocer el valor real de la empresa y facilita la planificación estratégica.
- Periodicidad: Al analizar los datos mes a mes, es importante escoger siempre la misma fecha para que las comparativas sean reales.
- Revisión final: Realiza una revisión final de todos los asientos contables y Estados Financieros para asegurar su máxima precisión y consistencia.
- Coherencia de datos: Todos los datos de facturación, contabilidad y bancos deben coincidir para evitar problemas con Hacienda en caso de inspección.
Errores Comunes y el Rol de la Tecnología
Entre los errores comunes durante el proceso de cierre se incluyen la omisión de transacciones, la falta de conciliación de cuentas y la falta de actualización de los registros financieros. Durante el proceso de cierre, es esencial identificar y corregir cualquier discrepancia.
La tecnología juega un papel crucial al cerrar los libros contables de manera eficiente. Cualquier aplicación de contabilidad puede elaborar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de forma automática, e incluso confeccionar los asientos de ajuste si tienen los datos para ello. Esto hace que el proceso sea más eficiente y automatiza tareas clave, eliminando horas de generación de informes y el cálculo tedioso de impuestos.