Los estados financieros son documentos estructurados cuyo objetivo es mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de una persona o empresa. Para lograr este objetivo, la información financiera debe garantizar un nivel de confianza y posibilidad de contraste. Estos documentos reflejan la situación financiera de tu empresa y son imprescindibles para saber si una empresa es rentable. Tu empresa debe preparar estos documentos al final de cada ejercicio financiero para mostrar tu situación financiera y los resultados económicos obtenidos durante un periodo.
El objetivo principal de estos informes es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. “Facilitan la toma de decisiones para administradores, directivos, inversores e incluso acreedores, al proporcionar los datos y análisis necesarios para la toma de decisiones informadas sobre inversión y financiación”, indica David Carro Meana, presidente de IFFE Business School. La presentación de estados financieros no solo tiene el propósito de informar a las partes interesadas sobre los resultados del ejercicio, sino que a través de su interpretación se logra la toma de decisiones estratégicas encaminadas al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
“Es una obligación mercantil”, confirma Carro Meana. “Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales -como las cotizadas-, están obligadas a su divulgación”, añade. Las cifras cuantitativas de los estados financieros pueden resultar aisladas si no se aterrizan a las circunstancias que llevaron a que la entidad alcanzara los resultados allí descritos. La presentación de los estados financieros tiene como finalidad mostrar los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han confiado los accionistas. La presentación razonable de los estados financieros requiere una presentación fidedigna de los efectos de las transacciones, así como de otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en el marco conceptual.
Tipos de Estados Financieros Fundamentales
En España, los detalles de lo que hay que elaborar están recogidos en el Plan General de Contabilidad o PGC (hay también un plan específico para pymes), donde se refieren a los estados financieros como cuentas anuales. “El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria son los documentos que integran las cuentas anuales. El PGC es obligatorio para “todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas”, señala el texto.
Los principales estados financieros son:
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- Balance general (Estado de Situación Financiera)
- Estado de resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias)
- Estado de flujos de efectivo
- Estado de cambios en el patrimonio neto
También existen algunos más, como por ejemplo el estado de utilidades retenidas y las notas explicativas. Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero. En el caso particular de las pymes, existen tres posibles combinaciones de informes a presentar como estados financieros del período. Los estados financieros de una entidad pueden clasificarse en individuales, separados o consolidados. Es importante destacar que los estados financieros deben expresar claramente si son individuales, separados o consolidados.
Estado de Situación Financiera (Balance General)
El estado de situación financiera, también llamado balance general, es el punto de partida para realizar un análisis de la estructura financiera de una entidad. Es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital. “Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia”, resume Rodríguez Valencia.
El documento del balance general tiene dos partes: “En un lado están los activos, mientras que en el otro se encuentran los pasivos y el patrimonio neto”, explica. Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado, lo que quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, se debe identificar el error.
A la hora de hacer el cálculo, se deben tener en cuenta las diferentes masas patrimoniales de estas tres variables:
- El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un período mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por los que se recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).
- El pasivo: se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).
- El patrimonio neto: se divide en los fondos propios y las subvenciones.
En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.
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Estado de Resultados (Estado de Pérdidas y Ganancias)
El estado de resultados es uno de los principales estados financieros que refleja el desempeño económico de una empresa durante un periodo determinado. También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa en un período específico. “Refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”, indica Carro Meana, mostrando los ingresos, costos y gastos. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc. Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido. Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo). Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente.
Estado de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo informa sobre las variaciones y movimientos de efectivo y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”, señala la profesora de la Universidad Europea. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Hay que tener en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.
El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se puede hablar de tres tipos:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.
Dicho lo anterior, es importante mencionar que existen dos métodos para realizarlo: el método directo y el método indirecto. El estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos. Por su parte, el método indirecto inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.
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Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
El estado de cambios en el patrimonio neto explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”, indica Carro Meana. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios. Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero ayuda a comprender cómo las políticas de financiación y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de tu empresa.
Notas a los Estados Financieros (La Memoria)
La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”, explica Carro Meana. Dichas notas se anexan y hacen parte de los estados financieros. Como para los otros documentos, el propio PGC aporta un modelo, que podría no ser necesario cumplimentar entero: “El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes”. Dentro del contenido de las notas a los estados financieros se encuentra la información acerca de las bases para la preparación de dichos estados financieros, y sobre las políticas contables específicas utilizadas. Asimismo, las notas brindan información que no se presenta en ninguno de los estados financieros, pero que es relevante para entender cualquiera de ellos. Una entidad presentará las notas en forma sistemática. Desde Actualícese hemos preparado un modelo de notas a los estados financieros que se presenta en Excel, donde se exponen algunas recomendaciones que ayudarán a revelar los impactos sobre el estado de resultados preparado por los períodos comparativos 2024 y 2025 de una pyme.
Normas de Información Financiera (NIF) y su Relevancia
Las NIF son la autoridad gobernante en el mundo de la contabilidad. Se aseguran que la información proporcionada a los usuarios de la información financiera sea fidedigna y confiable para la toma de decisiones. Las Normas de Información Financiera son un conjunto de conceptos y lineamientos que regulan la preparación y la presentación de la información de los estados financieros. Al ser aceptadas de manera generalizada en un lugar y una fecha determinada, sirven como marco regulador para la emisión de los Estados Financieros. La adhesión a estos estándares permitirá realizar comparaciones al interior de empresas y entre ellas, lo que permite examinar su progreso y posición en el mercado. Las NIF cobran relevancia paulatinamente en la consideración de casos judiciales, utilizándose como una herramienta útil en la resolución de cuestiones jurídicas, financieras y contables.
Considerar que conocer y estudiar la normativa NIF es de suma importancia, debido a la proximidad entre lo contable y lo fiscal. Asimismo, las entidades deberán aplicar la NIC 1 al preparar y presentar estados financieros de propósito de información general conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Para establecer la obligación de consolidar estados financieros es importante analizar la NIIF 10 y la sección 6 del Estándar para Pymes.
En Colombia existen requerimientos propios de las normas tributarias y comerciales, los cuales precisan que las entidades realicen un corte al 31 de diciembre de cada año y emitan un juego completo de estados financieros (ver el artículo 34 de la Ley 222 de 1995). El DUR 2420 de 2015 está dividido en dos libros, los cuales a su vez se subdividen en partes, títulos y capítulos. Cada capítulo se encuentra conformado por artículos. El grupo 3, relativo a las normas aplicables a las microempresas, comprende una construcción normativa de carácter nacional, que pretende simplificar la gestión financiera de las entidades más pequeñas. Este marco fue modificado a través del Decreto 1670 de diciembre 9 de 2021 en relación con los requisitos que deben cumplir las entidades y personas naturales para pertenecer a esta categoría.
La NIIF 9: Transformación en la Contabilidad de Instrumentos Financieros
La Norma Internacional de Información Financiera 9 (NIIF 9) ha transformado el enfoque de las empresas hacia la contabilidad de los instrumentos financieros. Esta norma, emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés), introduce un modelo de clasificación y medición más coherente y simplificado que busca reflejar con mayor precisión la realidad económica de las empresas. Desde el 1 de enero de 2018, la NIIF 9 reemplaza a la anterior Norma Internacional de Contabilidad 39 (NIC 39), abordando varias críticas dirigidas a la complejidad y las inconsistencias de la norma anterior. Sin embargo, el alcance de esta nueva norma es similar al alcance de la NIC 39, de manera que aquellos instrumentos financieros que se encuentran dentro del marco de la NIC 39 también estarán bajo el alcance de la NIIF 9.
Los activos financieros que no se clasifican en las categorías de coste amortizado o VRCORI se miden a valor razonable con cambios en resultados. Todos los activos financieros se miden inicialmente al valor razonable. La NIIF 9 mantiene la mayoría de los requisitos de clasificación y medición de pasivos financieros según la NIC 39. Los pasivos financieros se clasifican a valor razonable con cambios en resultados si se mantienen para negociar o si se designan como tales en el reconocimiento inicial. Los pasivos financieros que no se clasifican a valor razonable con cambios en resultados se miden a coste amortizado. Uno de los cambios más significativos de la NIIF 9 es la introducción de un modelo de deterioro basado en las pérdidas crediticias esperadas.
La NIIF 9 tiene un impacto significativo en la presentación de los estados financieros y la forma en que las empresas reportan sus operaciones financieras. Las empresas deben revisar y ajustar sus políticas contables relacionadas con la valoración y medición de activos financieros para cumplir con los requisitos de la NIIF 9. La NIIF 9 representa un avance significativo en la contabilidad de los instrumentos financieros. Al introducir un modelo de clasificación y medición más coherente y basado en principios, la norma mejora la transparencia y la comparabilidad de los estados financieros. En resumen, la NIIF 9 no solo simplifica la contabilidad de los instrumentos financieros, sino que también proporciona una visión más precisa y proactiva de la situación financiera de una empresa.
Cierre Contable y la Importancia de la Precisión
En los primeros meses del año todas las empresas colombianas empezarán a trabajar en el cierre contable del 2025. Considerando los procedimientos que deben realizarse durante el cierre, cabe resaltar que el proceso de cierre contable debe ejecutarse una vez finalizado el ejercicio. Los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera. La elaboración de los estados financieros debe ser exhaustiva y precisa, evitando los errores. No obstante, a veces se incurre en ellos. Sin embargo, dada la importancia de los estados financieros, lo más habitual es que “los registros contables se realicen con suma diligencia”, puntualiza Carro Meana, que añade que la normativa es cada vez más garantista en este sentido.
Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente. Apoyarse en soluciones digitales como CONTPAQi Contabilidad® es indispensable para optimizar este proceso. Llevar un control preciso de las cuentas del estado de resultados y de los demás estados financieros es vital para el crecimiento y la transparencia de tu negocio. Da un paso hacia la transformación digital y profesionaliza la gestión financiera de tu empresa.
Conceptos Clave: Impuesto Diferido y Negocio en Marcha
El impuesto diferido es un impuesto a cargo o a favor de la entidad, atribuible a la utilidad del período, el cual se origina en las diferencias entre la información contable y fiscal. El impuesto diferido se calcula mediante la comparación de las bases contables y fiscales de los activos y pasivos. No generan impuesto diferido. Como se observa, el cálculo del impuesto diferido requiere hacer ajustes al final del período, también contabilizar un ingreso o gasto por las diferencias temporarias, entre otros ajustes. Sin embargo, en la ejecución de alguno de los pasos mencionados se pueden presentar errores, lo que representará un cálculo erróneo del impuesto diferido.
Por lo anterior, según el modelo de negocio y el sector en que opera una sociedad, debe establecerse la existencia de deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia. El Dr. Juan Fernando Mejía explica en detalle qué debe tener en cuenta una entidad inmersa en causal de disolución por el no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha. Como se mencionó, si una entidad no cumple con la hipótesis de negocio en marcha, se enfrenta a una causal de disolución y deberá revisar las condiciones sobre deterioro patrimonial y riesgo de insolvencia establecidas en el Decreto 1378 de 2021.
Rol del Contador Público y Obligaciones Legales
El contador público, debido a su experticia y conocimiento, es el encargado directo de elaborar los estados financieros para que la administración los someta a la aprobación de la asamblea o junta de socios. Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada en España están obligados legalmente a elaborar estos estados financieros y presentarlos en el Registro Mercantil. Estas cuentas anuales también se pondrán a disposición del público, por lo que cualquier persona o entidad podrá solicitar una copia. En 2021, el Instituto Español de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) impuso multas por un importe de 852.283 euros a las empresas que incumplieron la obligación de presentar sus cuentas anuales. Adicionalmente, quienes estén obligados a presentar los formatos 2516 y 2517 según corresponda, y no cumplan con esta obligación formal, estarán sujetos a las sanciones que señala el artículo 655 del ET.
Análisis y Utilidad para la Toma de Decisiones Estratégicas
Un análisis detallado de estas cuentas ayuda a optimizar el desempeño del negocio y a anticipar riesgos. De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones.
La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
Se debe tener en cuenta que para obtener un buen diagnóstico de una entidad es necesario que los análisis vertical y horizontal se apliquen en conjunto, de esta forma es posible concentrarse en las partidas más relevantes para la entidad (análisis vertical) y que, al tiempo, hayan sufrido las variaciones más significativas de un período a otro (análisis horizontal).