Crear o dar de alta cuentas te permite organizar de forma clara la información financiera de tu empresa desde el inicio. Este proceso es necesario para registrar correctamente tus operaciones y mantener un control ordenado de ingresos, gastos y movimientos contables. Lo realizas cuando comienzas a trabajar con Aspel COI o necesitas agregar nuevas cuentas para reflejar cambios en tu operación.
Proceso para dar de alta cuentas en Aspel COI
Para agregar las cuentas, ingresa por la ruta: Cuentas y pólizas, selecciona el botón Cuentas y haz clic en el ícono Agregar. Al ingresar, el sistema muestra una ventana donde es necesario capturar la información:
- No. de cuenta: indica el número de la cuenta. Haz clic en el ícono de Ayuda para consultar el catálogo y ubicar la cuenta de detalle o de mayor correspondiente.
- Descripción: define el nombre que tendrá la cuenta.
- Tipo (acumulativa / detalle): selecciona el tipo de cuenta según sus características.
En la pestaña Generales, completa los siguientes campos:
- Afecta la póliza de ajuste cambiario: al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario.
- Tipo de moneda: el sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu catálogo de monedas.
- Inicial: define el saldo inicial de la cuenta. Captura los saldos acreedores mediante una póliza.
- Saldo Final: este campo es informativo y se actualiza automáticamente con los movimientos, por lo que no puedes modificarlo.
En la pestaña Atributos, selecciona la naturaleza de la cuenta, asocia o desasocia la cuenta según lo necesites e ingresa la contrapartida. En la pestaña Fiscales, ingresa el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), selecciona el código agrupador y marca las casillas según el tipo de operación que vas a realizar.
Consideraciones importantes sobre la configuración
Es fundamental tener en cuenta ciertas reglas del sistema para evitar errores:
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- Solo puedes registrar saldos iniciales si está activo el parámetro Captura del saldo inicial en los parámetros del sistema, dentro de la carpeta Cuentas, y si es el primer mes de la contabilidad.
- La advertencia sobre cuentas de mayor aparece porque solo las cuentas de mayor pueden tener subcuentas.
- Asegúrate de que la cuenta principal esté configurada como mayor y tenga descripción para poder crear subcuentas.
- Aunque el saldo sea cero, el sistema puede tener registros históricos que lo bloquean.
Gestión de departamentos en Aspel COI
Crear o dar de alta departamentos permite organizar de manera clara cada área de tu empresa, facilitando la asignación de colaboradores, el control de la nómina y la correcta generación de pólizas contables si se integra con Aspel COI. Esto ayuda a mantener una estructura interna ordenada y asegura que la información contable y administrativa refleje fielmente la operación de la empresa.
Para realizar este proceso, sigue estos pasos:
- Dirígete al menú Catálogos y consultas y haz clic en el ícono Departamentos.
- Haz clic en el ícono Agregar para dar de alta un departamento nuevo.
- En la ventana que se abre, completa la Clave, la Descripción, la Cuenta contable Aspel COI y el Departamento Aspel COI.
- Haz clic en Guardar o en Aceptar para salir de la ventana.
Nota: Si utilizas la interfaz con el sistema COI para Contabilidad Electrónica, captura la cuenta y el departamento correspondientes. En caso contrario, deja esos campos vacíos.
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