Una de las labores importantes en una empresa es elaborar correctamente la planilla de remuneraciones, en la cual se registran los sueldos, beneficios, aportes, entre otros conceptos. Esta labor implica que el área de recursos humanos evalúe minuciosamente la información laboral de los empleados de la empresa. Sin duda, realizar esta labor requiere de mucho tiempo y análisis de la información histórica de cada trabajador. En este artículo te brindaremos los aspectos que debes considerar para realizar una correcta planilla de remuneraciones en Excel. Conoce cómo crear un formato bien estructurado de una planilla de remuneraciones y sus asientos contables. Utilizar un formato bien estructurado para elaborar planillas asegura claridad en los cálculos, facilita el cumplimiento de obligaciones legales y reduce errores administrativos.
¿Qué es una Planilla de Remuneraciones?
Una planilla de remuneraciones es un documento que registra las diferentes partidas que componen los salarios de los empleados. Incluye información como el sueldo base, horas extraordinarias, bonificaciones, deducciones, y el total a pagar. Ahora que conoces qué es la planilla de remuneraciones, es importante conocer los elementos que la componen.
Elementos Básicos y Columnas de una Planilla de Remuneraciones
Es importante identificar los campos o columnas necesarios que debe contener la planilla:
- Datos del trabajador: Nombres, apellidos, DNI, cargo y fecha de ingreso.
- Conceptos de remuneraciones: Sueldo básico, asignaciones familiares, horas extras y comisiones.
- Descuentos y aportaciones: AFP/ONP, ESSALUD, retenciones de quinta categoría, adelantos y otros descuentos.
- Cálculo de neto a pagar: Resultado de restar los descuentos al total de ingresos.
Con estos elementos claros, podremos estructurar un formato funcional en Excel.
Recomendaciones para Crear un Formato Eficiente en Excel
Para crear un formato en Excel que agilice y asegure el cálculo preciso de los salarios de los trabajadores, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
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- Área de Trabajo: La planilla de remuneraciones debe estar en una sola hoja por período de tiempo. Por ejemplo, toda la información del mes de enero debe concentrarse en una única hoja para evitar confusiones y mantener el área de trabajo visible y manejable.
- Gestión de Datos Variables: Es importante registrar información como tasas, porcentajes y comisiones de forma separada y no incluirla directamente en las fórmulas, ya que su valor puede cambiar. Por ejemplo, si el Estado decide incrementar la tasa de ESSALUD de 9% a 10%, sería complicado buscar y modificar todas las fórmulas que la contienen. Al tener estas tasas en un lugar independiente, los ajustes son rápidos y fáciles de realizar sin riesgos de errores.
- Visualización de Conceptos Variables: Para mantener siempre visibles los conceptos como las tasas de AFP, SNP, ESSALUD, SCTR, SENCICO, CONAFOVICER, y otros conceptos variables, se recomienda colocarlos en la parte superior de la planilla. Esto permite realizar ajustes y seguimientos inmediatos sin cambiar de hoja.
- Uso de Fórmulas Automáticas: Una planilla de remuneraciones en Excel debe ser completamente automática, actualizándose ante cualquier cambio. Para ello, es esencial dominar ciertas fórmulas básicas y avanzadas:
- Función buscarv(): Indispensable para obtener información específica de los trabajadores, como datos asociados a su DNI.
- Funciones Lógicas y/o: Son fundamentales en cualquier planilla de remuneraciones, ya que ayudan a establecer condiciones específicas.
- Función Si: Ideal para evaluar condiciones y tomar decisiones en función de los criterios establecidos.
- Función Sumaproducto: Facilita el trabajo al combinar datos y realizar cálculos complejos de forma eficiente.
- Operaciones básicas: Sumar, restar, multiplicar y dividir son indispensables y siempre están presentes en cualquier formato.
La Importancia de los Planes de Compensación en la Gestión del Talento Humano
No cabe duda que el enfoque al talento humano ha tomado una gran importancia y hoy en día es considerado como un elemento fundamental que impulsa a las organizaciones. Muchas empresas están creando planes de compensaciones e incentivos que tienen como base el desempeño y la productividad para recompensar a su equipo de trabajo. Los programas de compensaciones e incentivos son diseñados para atender las crecientes necesidades de las organizaciones de lograr mejor resultados en cuanto a niveles de compromiso, desempeño, productividad y eficiencia de sus colaboradores. Para esto es importante que la empresa cuente con procedimientos de evaluación de desempeño alineados al plan de compensaciones e incentivos, los cuales deben ser claros y comunicados a todas las personas que laboran en la empresa. Establecer los salarios y definir la promoción que tendrán los empleados es una de las tareas más difíciles y a la vez más importantes que debe realizar un departamento de recursos humanos en una empresa, en colaboración con los manager.
Métricas de Compensación y el Soporte de las Plantillas de Excel
Disponer de una plantilla de Excel para calcular el aumento de sueldo de tus empleados te ayudará y facilitará esta tarea. Gracias a esta plantilla podrás tener la información organizada del incremento salarial de todos tus empleados, calcular el incremento según su nivel de desempeño y saber si el presupuesto disponible se ajusta o lo estás excediendo. También es importante poder llevar a cabo un análisis de qué departamentos son los que están consumiendo más recursos económicos y por qué. En ella, podrás comparar la media del salario según el país o puesto de trabajo. Para gestionar un plan de compensación, es esencial poder analizar el desempeño que han ido teniendo los empleados a lo largo del tiempo a través de evaluaciones de desempeño.
La Matriz de Compensación de Salarios
Es por ello que la matriz de compensación te ayudará a tener una escala de valoración. Una matriz de compensación de salarios para empleados analiza y determina cuál ha sido el rendimiento de un empleado, y cómo se debe incrementar el salario asociado al rendimiento de un empleado y la media del mercado. Por ejemplo, Diana López ha podido ser una trabajadora ejemplar con un alto compromiso en la empresa y excelentes resultados. Ha sabido liderar su departamento, ser resolutiva y alcanzar los objetivos propuestos anualmente.
Implementación de Planes de Compensación Fija y Reglas de Idoneidad
La creación de un plan de compensación fija y la inscripción de los empleados en él siguiendo reglas de idoneidad es un proceso crucial. Las reglas de idoneidad se utilizan para los planes de compensación fijos y variables. Se deben seleccionar los criterios que un empleado debe cumplir para ser idóneo para el plan de compensación. El empleado debe cumplir todos los criterios especificados para ser idóneo para el plan de compensación. Si no se especifica ningún criterio, todos los empleados son idóneos para el plan de compensación.
Una vez que se ha creado una estructura de compensación, se pueden seleccionar qué puntos de referencia deben utilizarse como punto de control para el plan de compensación fija. En el campo Fecha de vigencia, se especifica una fecha. La casilla Recomendación permitida es el valor predeterminado para las acciones agregadas a este plan de un evento de procesos. Una Tolerancia débil advertirá a los usuarios si el importe de compensación es inferior o superior al importe de punto de referencia máximo para ese nivel. El campo Regla de contratación calcula la compensación de un empleado durante un evento de proceso.
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Guía de Uso para una Plantilla de Compensación en Excel
Para trabajar con una plantilla de compensación en Excel y aprovechar sus funcionalidades, sigue estos pasos:
- Completa la información necesaria bajo el título “Información de la empresa”.
- Asigna un Grado a cada posición. De este modo, podrás analizar el porcentaje de gasto en nóminas asociado a cada grado en la tabla “Gráficos”.
- Una vez que hayas rellenado todos los datos en la pestaña “Validación de datos”, podrás acudir a la pestaña “Datos de compensación” para insertar la información de los empleados.
- Para ello, reemplaza los datos con los ejemplos ficticios que verás, por los reales dentro de tu compañía.
- Una vez rellenados los datos podrás comprobar cómo se generan automáticamente las gráficas y tablas de contenido correspondientes en las pestañas “Gráficos” y “Resumen”.
- Si necesitas agregar más filas, copia y pega la última celda que contenga datos y a continuación añade los nuevos datos del empleado.
Como puedes observar, es una plantilla muy útil para los equipos de Recursos Humanos.
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