La gestión de las incapacidades permanentes y su correcta declaración ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una obligación crucial para los patrones en México, especialmente en el marco de la Determinación Anual de la Prima de Riesgos de Trabajo (DART). Comprender qué implica una incapacidad permanente y cómo se relaciona con la declaración de riesgos es fundamental para el cumplimiento y para evitar sanciones.
¿Qué es la Incapacidad Permanente?
Cuando alguien sufre una lesión o enfermedad que cambia su capacidad para trabajar, aparecen mil dudas: ¿esto se considera una incapacidad permanente?, ¿qué hace el IMSS en esos casos? La incapacidad permanente en México es la pérdida, parcial o total, de la capacidad para trabajar de manera definitiva.
Una de las confusiones más frecuentes es creer que el IMSS tiene una lista cerrada de enfermedades que automáticamente otorgan una incapacidad permanente. En realidad, el Instituto no se guía por el nombre del diagnóstico, sino por el impacto que deja en la capacidad para trabajar. Lo que el IMSS evalúa es el impacto funcional, es decir, qué tanto limita a la persona para seguir desempeñando un trabajo acorde a su perfil.
Lo que sí existe son las Tablas de Valuación de Incapacidades y la Tabla de Enfermedades de Trabajo, que el IMSS usa como referencia técnica. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social actualizó estas Tablas de Valuación, incorporando nuevos padecimientos y criterios médicos más precisos, reforzando la base legal para los dictámenes del IMSS. Se considera permanente cuando las secuelas físicas o mentales derivadas de un accidente o enfermedad no tienen posibilidad de mejoría.
Evaluación del IMSS para la Incapacidad Permanente
Cuando el IMSS analiza si una persona tiene derecho a una incapacidad permanente, no se queda con el diagnóstico médico. Evalúan si la persona puede seguir realizando las actividades de su puesto o cualquier otra compatible con su experiencia y habilidades, enfocándose en la pérdida de capacidad funcional o mental. También es crucial la estabilidad del padecimiento, ya que antes de hablar de permanencia, el IMSS necesita confirmar que el cuadro clínico ya no cambiará de forma importante con tratamiento o rehabilitación. Finalmente, se verifica la concordancia clínica, revisando que todo coincida: diagnóstico, estudios, tratamientos recibidos y evolución médica.
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Una vez que el IMSS confirma que la pérdida de capacidad para trabajar es definitiva, el siguiente paso es determinar de qué tipo de incapacidad se trata y qué prestación corresponde:
- Cuando la persona conserva parte de su capacidad laboral, pero presenta una limitación definitiva, se otorga una incapacidad permanente parcial (IPP). Si la afectación es menor al 50 %, el IMSS otorga una indemnización global (pago único).
- La incapacidad permanente total (IPT) aplica cuando la pérdida es del 100 % y la persona no puede desempeñar ninguna actividad productiva. En este escenario, corresponde una pensión vitalicia, cuyo monto depende del Salario Base de Cotización (SBC) y de las disposiciones vigentes en la Ley del Seguro Social.
Si la causa no está relacionada con el trabajo, el IMSS puede reconocer una pensión por invalidez.
Proceso para la Declaración de Incapacidad Permanente
Obtener el reconocimiento de una incapacidad permanente en México implica varias etapas médicas y administrativas que determinan si procede una pensión o indemnización, y bajo qué condiciones:
- Todo empieza con la atención médica inicial. Si la lesión o enfermedad se relaciona con el trabajo, el IMSS emite un parte médico y evalúa si existe un riesgo laboral. En caso contrario, el trámite se maneja como enfermedad general.
- Si a los tres meses de iniciada una incapacidad no está el trabajador en aptitud de volver al trabajo, él mismo o el patrón podrá pedir, en vista de los certificados médicos respectivos, de los dictámenes que se rindan y de las pruebas conducentes, se resuelva si debe seguir sometido al mismo tratamiento médico y gozar de igual indemnización o procede declarar su incapacidad permanente con la indemnización a que tenga derecho. Estos exámenes podrán repetirse cada tres meses.
- El expediente médico que se conforme servirá de base para la evaluación del IMSS. En él se establece el porcentaje de pérdida de capacidad laboral y se especifica si la incapacidad es parcial o total.
- Con el dictamen en mano, llega la resolución económica.
- El IMSS puede programar revisiones médicas periódicas para confirmar si el estado de salud del asegurado sigue igual, mejoró o empeoró.
Determinación Anual de la Prima de Riesgos de Trabajo (DART)
Una obligación patronal primordial en materia de seguridad social es la determinación y el envío de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT), la cual debe presentarse al Seguro Social durante el mes de febrero, en los formatos impresos o el dispositivo magnético generado por el programa informático autorizado. En esta declaración se hacen constar los casos de riesgos de trabajo (RT) terminados durante el año de que se trate.
Es necesario cumplir en tiempo y forma tal exigencia a más tardar el último día hábil de febrero, con el fin de calcular y enterar correctamente las cuotas del SRT y así evitar que el Instituto imponga créditos fiscales por conceptos de diferencias, actualizaciones y recargos, y multas.
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La DART se presenta por cada registro patronal. Si el patrón tiene sucursales en distintas subdelegaciones, tendrá que presentar la DART por separado y por cada uno de ellos, con excepción de que el patrón hubiera decidido unificar cada registro en un registro patronal único.
Patrones Obligados y Excluidos de la DART
Es vital conocer qué patrones están obligados y cuáles no a presentar su DART:
Patrones Obligados a Presentar su DART
Todos los patrones que hayan contratado a su primer trabajador en el año anterior o antes, sin importar el número de trabajadores o que dichos trabajadores no hayan laborado/cotizado el año completo. Es decir, aquellos que hayan cotizado del 1 de enero al 31 de diciembre en su prima media.
Patrones NO Obligados a Presentar su DART
No están obligados a presentar la Declaración Anual de Riesgo de Trabajo los siguientes:
- Los patrones que no tengan cotizado del 1 de enero al 31 de diciembre en su prima media, bien sea porque son de reciente inscripción al IMSS o porque cambiaron de clase.
- Los patrones que suspendieron actividades por más de 6 meses y que hayan reportado su baja patronal, pues deberán cotizar nuevamente un año completo en su prima media.
- Los patrones que al hacer su cálculo les resulte una prima igual a la del año anterior. Aunque se recomienda presentarla de todos modos, porque el IMSS no sabe que les salió un cálculo idéntico.
- Los que apenas hayan iniciado actividades el ejercicio anterior y al 31 de diciembre no tengan el año calendario completo trabajado con al menos un trabajador. En este escenario, seguirán pagando la prima media de su clase hasta que cumplan un periodo anual completo de revisión.
- Las empresas de menos de 10 trabajadores, podrán optar por presentar la declaración anual correspondiente o cubrir la prima media que les corresponda. Se recomienda a estos patrones que hagan el cálculo y de todos modos presenten la declaración, ya que en ocasiones, el IMSS podría asignarlos a una prima media que no les conviene si han logrado disminuirla.
Casos a Declarar en la DART
Para la DART, solo se declaran los casos de riesgos de trabajo terminados precisamente en el año anterior, es decir, aquellos con los que se cuenta con la forma ST-2 (Dictamen de Alta por Riesgo de Trabajo) o ST-3 (Dictamen de Incapacidad Permanente o de Defunción por Riesgo de Trabajo) y cuya fecha de esa alta o dictamen sea precisamente dentro del año mencionado, sin importar la fecha en que hubiesen iniciado. La siniestralidad se obtendrá con base en los casos de riesgos de trabajo terminados durante el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del año de que se trate.
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Inclusión de Recaídas e Incrementos de Incapacidades Permanentes
Es fundamental incluir los casos de riesgos de trabajo graves, es decir, aquellos que hayan sido dictaminados con el formato ST-3, dictamen de incapacidad permanente (parcial o total) o por defunción por RT. También se declaran (se incluyen) las recaídas que hubiera sufrido el trabajador y que hubieran terminado en el ejercicio de referencia (año anterior) y que se cuente con su respectiva alta médica en la forma ST-2.
En el caso de las recaídas o revaluaciones, la regla es: “Se suman los días de incapacidad, incluyendo las recaídas”. Si un trabajador estuvo incapacitado 28 días de enero y lo dieron de alta y posteriormente le expiden una incapacidad por recaída en el mes de marzo por 7 días, se sumarían 35 días de incapacidad. En las recaídas, el IMSS agregará la anotación de que hay una recaída por la misma lesión a la forma original ST-7 (la de la calificación original del riesgo). Se expedirán incapacidades y al terminar la última se emitirá la forma ST-2 de alta médica. Al igual que la atención inicial, en las recaídas “solo se declaran los casos terminados, es decir, que ya existe ST-2”.
Si un caso ya fue declarado como riesgo en un año y en el año siguiente sufre una recaída, únicamente se anotaría la recaída, por ejemplo, con los días de incapacidad correspondientes a ese año. De igual manera, si se declaró un caso con una Incapacidad Permanente Parcial (IPP) en un año y en el siguiente el IMSS la incrementa, se deberá declarar en el formulario del año en curso solo el incremento de la IPP, ya que el porcentaje inicial ya había sido incluido en la declaración del año anterior.
Los días subsidiados por incapacidad temporal en casos de recaídas y los incrementos en los porcentajes derivados de las revisiones de las pensiones permanentes parciales otorgadas previamente por el IMSS deben tomarse en cuenta para efectos de la siniestralidad, sin importar el tiempo y lugar en que se originó el siniestro.
Exclusiones en la DART
En la DART no se declaran las incapacidades por maternidad y por enfermedad general. Tampoco se declaran los accidentes en trayecto o en tránsito que sufra el trabajador al trasladarse de su domicilio al centro de trabajo y viceversa, a pesar de que SÍ son considerados Riesgo de Trabajo. Su realización no afecta ni incrementa la prima de riesgo de trabajo a pagar, por tanto, no se incluyen en la declaración, no importando que también se expiden los formularios ST-7, incapacidades, ST-2 y ST-3 dictamen de valuación de una incapacidad permanente o la muerte.
Solamente se declaran los accidentes o enfermedades propiamente de trabajo, ocurridos por el desempeño de las labores, en las instalaciones del patrón, en el horario de labores o en tiempo extra, o derivados de una comisión de trabajo o por un encargo del patrón (fuera de las instalaciones del centro de trabajo o del horario de trabajo).
Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo
La Prima de Riesgo del IMSS es uno de los conceptos más relevantes y a la vez más confusos para las empresas en México. Mantener un registro detallado de las incapacidades y accidentes laborales a lo largo del año es fundamental para calcular correctamente la Prima de Riesgo. La prima del seguro de riesgos de trabajo se calcula multiplicando el índice de siniestralidad de la empresa por un factor de prima y sumando posteriormente el valor de 0.005. La prima se ajusta sumando al grado de siniestralidad de la empresa la prima mínima de riesgo, siguiendo una fórmula específica, y el resultado se compara con la prima actual. Si tu empresa acaba de abrir o cambió de actividad, pagarás la prima media de tu clase hasta completar un año calendario completo.
Documentos Clave para la Gestión de Riesgos de Trabajo
Para cumplir con este deber, uno de los elementos fundamentales es contar con la información y los documentos de todos los riesgos profesionales terminados. El IMSS está obligado a dar aviso al patrón cuando califique un accidente o enfermedad de trabajo o, la recaída que en su caso hubiese ocurrido con motivo de éstos. Sin embargo, en ocasiones los asegurados omiten entregar los formatos, en cuyo caso, la compañía está obligada a recabar la documentación correspondiente del Seguro Social. Para ello, deben solicitar por escrito en el área de Salud en el Trabajo al Director de la Unidad de Medicina Familiar (UMF) de adscripción de sus empleados siniestrados, la copia de los documentos que soporten el estatus que guardan los porcentajes y la naturaleza de las incapacidades de aquellos, y en su defecto la existencia de alguna revaloración.
A dicha petición debe adjuntarse en original y copia para cotejo de: identificación oficial vigente con fotografía del patrón o su representante legal, tarjeta de identificación patronal, y poder notarial, si se trata de representante legal. Al recabar la información mediante dicho escrito en la UMF, el empleador podrá llevar a cabo el cálculo correcto de la prima del SRT y detectar si existen errores u omisiones y defenderse ante las rectificaciones que pretenda realizar el IMSS.
Los documentos soporte de los siniestros incluyen:
- Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Accidente de Trabajo (ST-7)
- Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Enfermedad de Trabajo (ST-9)
- Dictamen de Alta por Riesgo de Trabajo (ST-2)
- Dictamen de Incapacidad Permanente o de Defunción por Riesgo de Trabajo (ST-3)
- Dictamen de probable Recaída por Riesgo de Trabajo (ST-8)
- Certificados de incapacidad temporal para laborar
Se considera que los riesgos laborales se consideran terminados cuando el siniestrado es dado de alta por el personal de Salud en el Trabajo o se le dictamina una incapacidad permanente parcial (IPP) o total (IPT) debido a la afectación en sus capacidades físicas o mentales, lo que se hace constar mediante los formatos ST-2 o ST-3, respectivamente. También se considera terminado cuando acontece el deceso del colaborador siniestrado y el Instituto emite el formato ST-3, o en algún laudo emitido por la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje o Tribunal Laboral se hubiese determinado una incapacidad permanente o defunción por riesgo profesional, y el Seguro Social no hubiese tenido conocimiento o registro sobre la expedición de certificados de incapacidad temporal para el trabajo subsecuentes o de recaída en un término mayor a tres semanas.
| Formato IMSS | Descripción | Relevancia para DART |
|---|---|---|
| ST-2 | Dictamen de Alta por Riesgo de Trabajo | Indica que un riesgo de trabajo ha "terminado". Esencial para incluir casos en la DART. |
| ST-3 | Dictamen de Incapacidad Permanente o Defunción por Riesgo de Trabajo | Confirma una incapacidad permanente (parcial o total) o el deceso. Casos graves que deben incluirse en la DART. |
| ST-7 | Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Accidente de Trabajo | Calificación inicial del accidente. Es la base para seguir el caso. Las recaídas se anotan en este formato original. |
| ST-8 | Dictamen de probable Recaída por Riesgo de Trabajo | Documenta una recaída. Los días de incapacidad por recaídas se suman y se declaran si el caso ha terminado con un ST-2. |
| ST-9 | Aviso de Atención Médica Inicial y Calificación de Probable Enfermedad de Trabajo | Calificación inicial de una enfermedad de trabajo. |
Presentación de la DART
La obligación patronal de presentar la DART puede realizarse de varias maneras:
- Vía Internet (portal IDSE): Se envía a través de un archivo generado con el sistema SUA (Sistema Único de Autodeterminación), en la opción "Determinación prima de RT", y se ingresa al portal del IDSE, en la opción "Dapsua".
- En forma electrónica, en ventanilla: Llevando una USB con un archivo especial generado por una aplicación externa creada por el IMSS.
Es importante recopilar la información y los documentos necesarios para la elaboración de esta declaración y así poder presentarla a tiempo y correctamente a la primera. No obstante, el IMSS no se puede negar a recibir una DART complementaria (derivado de una corrección por omisión o error en algún dato) o fuera de plazo. En estos casos, se sugiere la utilización de la oficina de oficialía de partes para que quede constancia de la entrega extemporánea o complementaria de la DART.
Consecuencias de la Omisión o Errores en la DART
Omitir este trámite o realizarlo con errores no es un tema menor. Si un patrón está obligado y no presenta la Determinación de la Prima de Riesgo, o lo hace fuera de los plazos legales (después de febrero), se hace acreedor a una multa que oscila entre 20 y 210 veces el valor de la UMA (Unidad de Medida y Actualización).
Si el IMSS detecta que no se presentó la declaración, el Instituto tiene la facultad de realizar la rectificación de la prima por su cuenta. Si se presentó una prima menor a la que correspondía (por olvidar registrar algún accidente de trabajo), el IMSS cobrará las diferencias retroactivas. El incumplimiento recurrente o el impago de las diferencias generadas por una mala prima de riesgo puede derivar en la emisión de un crédito fiscal. Una declaración no presentada es una "bandera roja" para el departamento de fiscalización.
La omisión de llevar un control de los riesgos profesionales trae como consecuencia hacerse acreedor a la imposición de una multa de 20 a 350 veces la UMA.
Importancia de la Gestión de Recursos Humanos
Cuando una empresa enfrenta procesos de incapacidad o pensión, el reto no está solo en cumplir con el IMSS, pues durante todo el proceso debe mantener orden, trazabilidad y coherencia en la nómina. Un software integral en Recursos Humanos permite documentar y llevar procesos en una misma plataforma, registrando incapacidades, anexos médicos y resoluciones del IMSS sin depender de archivos dispersos. Permite configurar procesos internos para gestionar ausencias prolongadas, reingresos o seguimientos médicos con recordatorios automáticos, evitando confusiones. Asimismo, genera reportes actualizados sobre incidencias, costos por incapacidad y periodos de pago, centralizando expedientes, automatizando nómina y manteniendo el cumplimiento ante el IMSS sin errores ni pérdida de tiempo.
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