Cuando vendes en línea en México, tarde o temprano necesitas descargar el XML de una factura. Primero se debe de mencionar que un Comprobante Fiscal Digital, mejor conocido por sus siglas CFDI, es una factura electrónica que respalda alguna transacción comercial entre un comprador y vendedor, es decir, asegura que un producto y/o servicio se está adquiriendo.
El formato Extensible Markup Language mejor conocido como XML, es un archivo que contiene distintos cifrados tecnológicos o informáticos. El archivo XML de factura es el formato digital oficial que contiene toda la información fiscal de una factura electrónica en México. Es el archivo digital con validez fiscal que contiene todos los datos de una factura electrónica.
Como mencionamos anteriormente, sirve para que ante la autoridad refiriéndonos en este caso al SAT, les pueda ser útil y sea un documento válido. Cabe destacar que como contribuyente (ya sea persona física o jurídica) tienen la obligación de manejar una contabilidad electrónica y que estén en formato XML para que se pueda comprobar los ingresos y sus transacciones. Gestionar correctamente el xml de una factura es clave para cualquier vendedor online en México.
XML vs. PDF: La Diferencia Crucial
Seguramente alguna vez emitiste o recibiste una factura y pudiste haber visto que por parte del proceso de facturación, siempre se generan 2 archivos: La factura en formato PDF y otro en formato XML. A diferencia del PDF, que solo es una representación visual, el XML es el archivo que valida la operación ante el SAT. No. El PDF es solo informativo. El archivo XML de factura es el documento oficial con validez fiscal.
Métodos para Obtener el XML de Comprobantes
Descarga Directa desde Sistemas de Facturación
Muchos sistemas de facturación permiten como obtener el archivo XML de una factura de forma más rápida, siempre que la factura haya sido timbrada ahí.
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Descarga Masiva de CFDI desde el SAT
La descarga masiva de facturas XML es cuando las facturas que son emitidas en un tiempo transcurrido, son consultadas en el SAT. Existen 2 maneras de poder realizarlo, una de ellas es haciéndolo mediante un sistema contable como EdiFact en donde te ofrecemos el módulo de Descarga Masiva DM1000 que te permite obtener y administrar la información financiera contable de tu empresa mediante la búsqueda, descarga y resguardo masivo de la facturación emitida o recibida desde los servidores del SAT.
Además de que ahorras tiempo y esfuerzo, las solicitudes inteligentes te permitirán descargar de forma automática hasta 200,000 XML o 1,000,000 de Metadatos por solicitud. Al realizar la solicitud el sistema le mostrará el estatus y le notificará cuando se haya completado la descarga masiva.
Pasos para la Descarga Masiva
- En el campo Tipo Comprobante deberás seleccionar el tipo que deseas descargar, desde el listado desplegable.
- Se recomienda seleccionar la opción Estándar, ya que en caso de dejar la opción que viene por default: Seleccione un valor..., se descargarán todos los comprobantes con todos los complementos que utilices, Eje.
- Realiza el filtro por Fecha Inicial de Emisión, Fecha Final de Emisión, Estado del comprobante = Vigente y el Tipo de Comprobante correspondiente a los XML emitidos por la empresa, haz clic en Buscar CFDI.
Validación y Verificación de Comprobantes Fiscales
Es otra herramienta para poder verificar tus comprobantes fiscales por internet de manera gratuita, es perfecta para poder comprobar que las facturas sean auténticas y que estén correctamente certificadas. Dicho lo anterior, validar los comprobantes de factura trae consigo beneficios al negocio siendo Jefe pues asegura la transparencia de la contabilidad.
Como hemos mencionado anteriormente, no solo es necesario cumplir con tus obligaciones fiscales sino debes de seguir los lineamientos que son el mayor peso para validar los comprobantes fiscales. Es de gran importancia que al momento de que sea verificada la factura, contenga el tipo adecuado y sea aplicado con el fin establecido.
Datos Clave para la Verificación
Para la verificación de tus comprobantes, es esencial considerar los siguientes datos:
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- Debes de capturar el folio fiscal, el RFC tanto de quien lo emite como el que recibe la factura.
- Monto.
- Fechas.
- PAC.
- Efecto.
- Estado.
- XML.
Como última herramienta, puedes contar con un software de administración pues tendrás una plataforma completa y vigente para poder verificar tus facturas de manera masiva, de este modo, los sistemas van a examinar la estructura de los archivos XML lo más rápido posible.
Consideraciones Importantes sobre CFDI
Desde el 1 de Enero del 2022 se debe de indicar de manera obligatoria el motivo de la cancelación de los CFDI.
Soluciones Especializadas para Contribuyentes
Actualmente si tienes dudas o necesitas a algún experto que te ayude con la transición de la versión 3.3 a la 4.0, en Edifact estamos preparados y ofrecemos soluciones al contribuyente como la facturación electrónica dependiendo el tamaño de tu empresa, descarga masiva, etc.
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
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