El Uso de CFDI es una clave fundamental que indica la razón por la cual se emitió una factura electrónica. Este código determina si el gasto puede ser deducible fiscalmente. Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT. En realidad, casi todos los contribuyentes usan las mismas claves porque se dedican a un negocio concreto, por lo que basta con saber la clave una sola vez.
Para señalarlo, solo necesitas introducir la clave apropiada en la sección “Uso del CFDI”, siguiendo las indicaciones de tu destinatario. Sí, la clave que ayuda a categorizar el tipo de uso es necesaria porque el Sistema de Administración Tributaria considera que así se tiene un mejor manejo y administración de los comprobantes fiscales, permitiendo una correcta clasificación de las transacciones y facilitando la fiscalización por parte de la autoridad.
Cambios importantes en las claves y regulaciones del CFDI
En la versión 3.3 de CFDI, no era posible cancelar la factura una vez emitida, por lo que tampoco podía modificarse la clave o uso del CFDI. Esto derivaba en que, si el receptor daba un uso diferente al señalado en el campo «Uso del CFDI», le era imposible deducir impuestos si fuera el caso. Con la evolución del sistema de facturación, la mayor parte de las Claves de Uso de CFDI de la modalidad anterior se conservan y son mínimos los cambios presentados para la nueva versión.
Uno de los cambios más destacados es que se elimina el uso «Por Definir». Con clave P01 en el catálogo, este se empleaba cuando el uso no estaba aún determinado al momento de la emisión. Además de los cambios en el Uso de CFDI, la resolución miscelánea fiscal (RMF) establece modificaciones en la clasificación de los impuestos aplicables a bienes y servicios, tales como:
- 06 - No objeto de IVA y sí objeto de IEPS.
- 07 - Sí objeto de IVA y no objeto de IEPS.
- 08 - No objeto de IVA ni de IEPS.
Las modificaciones que se señalan en las guías de la autoridad entran en vigor para asegurar la correcta emisión. Por ello, se deberá realizar un nuevo tratamiento al último CFDI de nómina del mes, en donde se refleje la reintegración del subsidio causado y subsidio efectivamente entregado cuando no se tenga derecho, así como trabajar en conjunto con los sistemas de nóminas para hacer las actualizaciones correspondientes en su empresa.
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Estructura del CFDI de Nómina y su Complemento 1.2
Para entender cómo hacer un CFDI de Nómina correctamente, es fundamental que comprendas que este comprobante digital se compone de dos capas principales que trabajan en perfecta armonía. Por un lado, tenemos el CFDI 4.0 de Tipo “Nómina (N)”, que actúa como el comprobante base. Por otro lado, se integra el Complemento de Nómina 1.2, que constituye el detalle del pago. Esta es la parte donde la información específica del sueldo y sus componentes cobra vida.
La segunda parte es la “capa corazón” de tu comprobante de nómina, donde la realidad laboral y contable de cada pago cobra vida. A continuación, se detallan los elementos clave que deben registrarse en el emisor, receptor y los conceptos de pago:
Datos del Emisor y Receptor
- Registro Patronal: (1 a 20 caracteres) cuando aplique.
- RFC del Patrón Origen: Si se paga a través de un tercero.
- CURP y Número de Seguridad Social (NSS): Datos obligatorios del trabajador.
- Fecha Inicio Relación Laboral: En formato AAAA-MM-DD.
- Antigüedad: Formato ISO (PnYnMnD o PnW).
- Tipo de Contrato: Clave según el Catálogo oficial del SAT. Se actualizó el fundamento legal del campo «TipoContrato», producto de la reforma realizada a la Ley Federal del Trabajo.
- Sindicalizado: Definir si aplica (Sí/No).
- Tipo de Jornada: Clave según el Catálogo correspondiente.
- Tipo de Régimen: Se debe emitir dos comprobantes cuando, en un mismo periodo, se le pague nómina ordinaria al trabajador y, a su vez, se le realice un pago por separación.
Estructura de Conceptos y Ajustes
- Deducción (detalle): Tipo Deducción.
- Otros Pagos: Tipo Otro Pago.
Reglas de validación y modificaciones en la Guía de llenado
Para evitar errores en su llenado, recuerda que las fechas se registran en formato ISO (AAAA-MM-DD). La elección del Tipo Nómina influye directamente en el campo Periodicidad del Pago. En la explicación del campo «TipoNomina» ya no podrá agregarse en un mismo complemento conceptos de nómina ordinaria (O) y de nómina extraordinaria (E). Del mismo modo, en el campo del número de días pagados (NumDiasPagados), considerando que en un solo complemento no podrán registrarse conceptos ordinarios y extraordinarios, se debe tener especial cuidado con la consistencia de los datos.
También se adiciona el Apéndice 8, en el que de forma didáctica se visualiza el procedimiento para el registro de la diferencia del ISR a cargo (retención), derivado del cálculo del impuesto anual por sueldos y salarios, en el CFDI de nómina. En la indicación del RFC receptor a utilizar en el caso de que el pago se realice a favor de un trabajador ya fallecido, se elimina la referencia a la regla de la miscelánea fiscal.
En caso de requerir correcciones, recuerda que no se trata simplemente de borrar un CFDI, sino de un flujo de sustitución y cancelación. Al hacerlo, el sistema te pedirá que cites el folio del comprobante sustituto. Con toda esta información, tienes una ruta clara y verificable para emitir tu CFDI de Nómina correctamente de acuerdo a las disposiciones oficiales.
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