Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía. Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa).
Contabilización General de Gastos de Viaje y Dietas para Empresas
Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales. A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).
Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629.
Cuenta 627: Publicidad, Propaganda y Relaciones Públicas
La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial. Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.
Cuenta 629: Otros Servicios
Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera. Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings, así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.
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Inclusión de Gastos de Viaje en la Nómina
Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario. Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado. Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.
Límites y Deducciones en Gastos de Viaje
De la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho. Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.
Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:
- Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites.
- Gastos de comida:
- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta.
- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta.
- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta.
- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta.
El Régimen Especial de las Agencias de Viajes (REAV)
Para cualquier emprendedor dentro del sector de los viajes o incluso para experimentados profesionales, el Régimen Especial de Agencia de Viajes es un concepto que causa desasosiego y muchos quebraderos de cabeza. Las agencias de viajes tienen su propio sistema de IVA. Se llama, literalmente, “régimen especial de las agencias de viajes” y tiene normas específicas que afectan a cómo facturas, declaras y calculas tu base imponible. Es un régimen de IVA diferente al general, pensado para autónomos y empresas que venden paquetes turísticos y servicios de viaje actuando en nombre propio. Está regulado por los artículos 141 a 147 de la Ley del IVA (37/1992).
Objetivo y Aplicabilidad del REAV
El Régimen Especial de Agencia de Viajes es de aplicación obligatoria para agencias y organizadores de circuitos turísticos que actúen en nombre propio y dependan de terceros para ofrecer sus servicios. Esto incluye tanto paquetes completos como servicios individuales de hospedaje o transporte, siempre que se combinen con otros complementarios. Como las agencias de viajes prestan servicios en distintos países a la vez, el objetivo principal de este régimen es evitar la doble imposición de los productos y servicios prestados por empresas que se sitúan en diferentes Estados miembros de la Unión Europea. Para evitarlo se creó un régimen que grava únicamente el margen de la agencia; es decir, la diferencia entre el precio cobrado al viajero y los costes directos soportados.
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Este régimen es obligatorio si se cumplen estas tres condiciones:
- Prestas servicios de viaje como autónomo o empresa.
- Actúas en nombre propio, es decir, no eres solo un intermediario.
- Utilizas medios ajenos, como hoteles, vuelos, excursiones, etc.
Si se cumple esta triple condición, el REAV se impone por ley. Si solo actúas como comisionista o intermediario, este régimen NO se aplica. En ese caso tributas por el régimen general del IVA. Las agencias de viajes realizan con frecuencia operaciones que, a priori, se pueden enmarcar en el ámbito de la mediación o de la comisión. En el proceso habitual de prestación de servicios las agencias de viajes minoristas comercializan viajes de agencias mayoristas, estableciéndose de forma tácita o expresa un acuerdo de comisión entre ambas. Esta comisión se establece generalmente sobre el precio de venta que se traslada al cliente. Estamos, por lo tanto, en supuestos de comisión por ventas en donde el comitente o mayorista es quien debe de prestar el servicio al cliente final, y donde el comisionista es la agencia minorista que cobra una comisión a la mayorista, pudiendo también cobrarla al cliente final.
Cuando el servicio se presta íntegramente fuera de la UE, el REAV declara la operación exenta. Las operaciones realizadas estarán exentas cuando se lleven a cabo fuera de la Unión Europea. Cuando el viaje se desarrolle en distintos países, dentro y fuera de la Unión, solo estará exenta la parte del viaje que se realice fuera de la unión, en proporción a los costes soportados en cada uno de ellos.
Funcionamiento Contable y Fiscal del REAV
Las principales particularidades del régimen especial de las agencias de viajes son las siguientes:
- Tributas en tu país: Da igual si el viaje es a París, Tokio o Cuenca: el IVA se liquida siempre en España, que es donde tienes tu sede.
- Factura “todo incluido”: Solo puedes emitir una factura con el precio global del paquete. No puedes desglosar el IVA ni detallar por separado transporte, hotel, etc. El IVA está incluido en el precio, pero no lo puedes desgravar como cliente. En concreto, se debe de recoger que la factura se ha emitido como operación realizada en régimen especial de agencias de viajes.
- IVA no deducible para la agencia: La agencia no puede deducirse el IVA soportado en la contratación de los servicios externos (por ejemplo, la factura del hotel o del transporte). El IVA soportado en las adquisiciones de bienes y servicios afectas a operaciones sujetas a este régimen especial no es deducible y constituye un mayor importe de los bienes y servicios adquiridos. Sin embargo, sí podrás deducir el IVA de gastos generales (alquiler de oficina, software, marketing) ya que esos importes no entran en la fórmula del margen.
- Cálculo del IVA sobre el margen: El cálculo del IVA se hace sobre el margen (beneficio), no sobre el total facturado. La clave está en determinar la base imponible. A ese margen se aplica el tipo general del 21%. Si el margen resulta negativo (algo habitual en viajes con alto coste de vuelos), el resultado no solo es un IVA devengado cero, sino que tampoco se genera exceso deducible.
Contablemente, el IVA repercutido con motivo de las operaciones comprendidas en el régimen se registra conjuntamente con el importe del ingreso derivado de la operación. Contablemente, cada viaje puede registrarse en una subcuenta de ventas 705.X “Servicios combinados de viajes”. Al cierre, el libro de márgenes sirve de auxiliar para cuadrar IVA devengado con el 303, evitando diferencias con el modelo 347.
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Se permite la renuncia a la aplicación del régimen especial cuando se presten servicios a destinatarios con derecho a la deducción o devolución del IVA operación por operación, previa comunicación. Si trabajas con clientes corporativos extranjeros que quieren recuperar el IVA, puedes optar por el régimen general solo en esas ventas. Deberás entonces solicitar facturas con IVA de todos los proveedores nacionales y repercutir el 21% al cliente, permitiéndole deducirlo. Cuando esto ocurre, sí existe la posibilidad de aplicar el régimen general.
Ejemplo Práctico de Cálculo del IVA en el REAV
Imaginemos lo siguiente:
Tu agencia vende un paquete turístico a Francia por 1.000 € y contratas servicios de terceros (vuelos, hotel, guía) por 800 €.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Precio total al cliente | 1.000 € |
| Costes externos (proveedores) | 800 € |
| Margen (Base imponible) | 200 € |
| IVA (21%) sobre el margen | 42 € |
| Total liquidación a Hacienda | 42 € |
El cliente solo verá una factura de 1.000 €, con la indicación del régimen especial. No verá el IVA ni lo podrá deducir.
Errores Comunes a Evitar en el REAV
Es vital evitar ciertos errores en la aplicación del Régimen Especial de las Agencias de Viajes:
- Desglosar el IVA en la factura: Es una infracción formal que puede acarrear sanciones de hasta 2% de la base imponible de la factura con un mínimo de 150 €. Con el REAV no estás obligado a desglosar el IVA repercutido; basta con que indique la mención “Régimen especial de las agencias de viajes” en la factura.
- Actuar como agencia y no aplicar el régimen especial: La ley lo declara obligatorio.
- Usar este régimen si eres solo intermediario.
- No registrar correctamente los costes externos.
- No conciliar márgenes negativos.
- Confundir costes directos con generales.
Mi consejo es que implantes un ERP turístico con módulo REAV o, si tu volumen es menor, una hoja de cálculo estructurada que automatice el cálculo del margen. Sí, necesitas las facturas para justificar el coste directo, pero el IVA soportado no será deducible.
Importancia de la Correcta Justificación de Gastos
Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía. Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.