Las tarjetas de crédito se han convertido en un elemento dinámico y esencial para las organizaciones comerciales, permitiendo tener un mayor control de los gastos y facilitando las operaciones diarias. Aunque en el mundo empresarial los cobros y pagos con tarjeta hacen ya muchos años que forman parte de su rutina, es cierto que desde el año 2012 con la limitación de los pagos en efectivo su uso se ha multiplicado y generalizado mucho más.
Principios básicos para el registro contable
Contabilizar estos pagos puede ser sencillo para las empresas, ya que su contabilidad no supone gran complejidad siempre que se sea suficientemente ordenado; en realidad se trata de movimientos en la cuenta de banco o en la de una póliza de crédito. Es importante conocer que cuando pagamos con una tarjeta de crédito, aunque esta esté a nuestro nombre, no estaremos pagando con dinero nuestro, sino que estaremos pagando con dinero de la institución bancaria, siendo un dinero que nos estará prestado.
En este caso, cada compra o gasto se contabilizará en el momento de su devengo en la cuenta de gastos correspondiente a su naturaleza. Si esta compra o gasto se paga mediante la tarjeta de crédito es cuando la deuda se registra en la cuenta 5201 “Deudas a corto plazo por crédito dispuesto”, ya que incluye las cantidades que se van disponiendo del crédito de la tarjeta.
Asientos contables según el tipo de cargo
Si las empresas o autónomos realizan transacciones de compras con su TDC (Tarjeta de Crédito), los asientos deben registrar gasto e impuesto por el debe y el cargo en TDC por el haber. Por otro lado, si los cargos están justificados con una factura completa correlacionada con la actividad, no hay problema, estamos ante un gasto general de la empresa que se paga por bancos.
Existen situaciones particulares dependiendo de la justificación del gasto:
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- Cargos justificados: Se contabilizan en la cuenta de gasto correspondiente con su respectivo IVA (472 H.P.).
- Cargos no justificados por socios: Pueden considerarse como retribución a los fondos propios (dividendos) y es recomendable llevarlos a la cuenta de socio 551/X.
- Cargos no justificados por trabajadores: La postura más cómoda es considerarlos como gastos no deducibles (629/999) en un solo apunte contable.
Gestión de intereses y comisiones
El pago de la tarjeta de crédito puede englobar los cargos por las compras y gastos pagados con la tarjeta y los intereses y comisiones por usarla. Los intereses se llevan a cuentas de gastos financieros y las comisiones de servicio a la 626 “Servicios bancarios y similares”.
Tabla resumen de cuentas contables comunes
| Concepto | Cuenta Contable |
|---|---|
| Deuda por crédito dispuesto | 5201 |
| Servicios bancarios y comisiones | 626 |
| IVA soportado | 472 |
| Gastos no deducibles (trabajadores) | 629/999 |
| Cuentas de socios | 551/X |
Liquidación y conciliación mensual
Las instituciones bancarias en general hacen cortes mensuales para determinar cuotas para pagar y efectuar la liquidación en cuenta. Lo normal es que la entidad financiera no nos cargue nada hasta final del mes siguiente, donde acumulará todas las operaciones realizadas. El usuario puede escoger entre pagar el monto mínimo mensual o pagar el total de la deuda. En ambos casos, los asientos contables se efectúan registrando el cargo en TDC y las comisiones bancarias por la columna de débitos (debe), y el dinero descontado del banco por el haber.
Si todo ha ido bien, el cargo contable en bancos que cada mes nos hacen de la tarjeta de crédito tiene que coincidir con el saldo que arroje la cuenta 520/X. Es fundamental recordar que el saldo contable es distinto al disponible, ya que este último puede tener una o más operaciones pendientes por procesar.
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