La cancelación de nóminas timbradas es un proceso esencial en la gestión fiscal y administrativa de una empresa.
La nómina timbrada es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que documenta y certifica los pagos realizados a los empleados por concepto de salarios, bonos, comisiones, aguinaldos, y otras prestaciones laborales.
Es fundamental comprender la diferencia entre eliminar un período de nómina y cancelar un recibo de nómina timbrado, ya que ambos procesos tienen objetivos y consecuencias distintas.
Eliminación de Períodos de Nómina
Eliminar la nómina es un proceso que te permite depurar información cuando existen períodos que no se requieren o que fueron creados por error.
Su objetivo es mantener un control adecuado de los registros, evitando inconsistencias en la operación.
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Se recomienda realizarlo únicamente cuando estés seguro de que la nómina ya no es necesaria, ya que una vez eliminada no es posible recuperarla.
Para ello, realiza lo siguiente:
- Genera un respaldo de datos
- Ingresa a la ruta para eliminar la nómina
- Desde el menú Archivo, haz clic en el ícono Administrador de períodos y selecciona el ícono Eliminación de nómina .
- Ve al menú Herramientas y haz clic en el ícono Eliminación de nómina .
- Completa la información requerida
- Conexión: campo informativo que muestra la base de datos donde se eliminará la nómina.
- Directorio de datos: campo informativo que muestra la ruta donde se eliminará la nómina seleccionada.
- Fecha de la nómina: elige la fecha de la nómina a eliminar. Puedes usar el ícono de Calendario o la tecla F2 para elegir una nómina existente.
- Confirma la eliminación
Antes de comenzar, es fundamental que realices el proceso para generar un respaldo de tu información y así evitar pérdidas.
Puedes utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
El sistema mostrará una ventana donde deberás registrar lo siguiente:
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Haz clic en Aceptar para continuar.
Finalmente, aparecerá un mensaje informativo; pulsa el botón Sí para confirmar.
Luego, cuando se muestre el aviso de que la nómina correspondiente fue eliminada, haz clic en Aceptar para finalizar el proceso.
Cancelación de Recibos de Nómina Timbrados (CFDI)
Es importante saber que si eliminas un período no se cancelan automáticamente los recibos de nómina que ya fueron timbrados.
Desde la versión 4.0 de los CFDI, el SAT exige que las cancelaciones se realicen dentro del mismo ejercicio fiscal.
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Para proceder con la cancelación de un recibo de nómina timbrado, sigue los siguientes pasos:
- Acceda a su sistema de administración de nóminas y localice el comprobante que desea cancelar.
- Antes de cancelar, asegúrese de que el CFDI esté vigente.
- Al hacer click sobre el botón de Cancelar se mostrará la ventana de cancelación.
- Otra forma de ingresar al detalle del recibo de nómina por cancelar, es dentro del detalle del trabajador al que se le emitió.
- Esto mostrará una ventana donde debes aceptar la actualización.
- Una vez cancelado el comprobante original, deberá emitirse un nuevo CFDI con los datos corregidos.
Consideraciones Importantes sobre la Cancelación
Importante: La cancelación debe realizarse siempre desde el sistema.
Cancelar directamente en el portal del SAT no actualiza automáticamente el estatus en el sistema, ya que este no cuenta con procesos automáticos que revisen periódicamente el estado de los comprobantes.
Preguntas Frecuentes y Aclaraciones
Un usuario planteó la siguiente situación: Hola, elimine un periodo que había creado de forma incorrecta de 30 de mayo y el correcto era 31 de mayo, ya tenia un recibo timbrado, realice todos los pasos, mi duda es en que estatus queda el recibo timbrado? se puede jalar al periodo correcto?
Respuesta: ¡Buen día, Isabel! El recibo timbrado no cambia de período, ya que queda ligado al folio fiscal con el que se generó.
No es posible moverlo a otro periodo; para corregirlo, es necesario cancelar el recibo timbrado y volver a generarlo en el periodo correcto.