Los asientos contables, también conocidos como accounting entries, son registros que documentan cada transacción financiera que ocurre en una empresa. Una vez que te familiarices con los accounting entries, estos registros dejarán de ser una tarea compleja.
Pasos para Registrar un Asiento Contable
- Identificar la transacción financiera: Es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable.
- Definir las cuentas afectadas: Determinar qué cuentas del balance general y del estado de resultados se ven impactadas por la transacción.
- Definir los montos a debitar y acreditar: Asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas.
- Registrar el asiento contable: Realizar el accounting entries en el libro diario o cargarlo en el sistema automatizado de contabilidad.
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables
Para ilustrar cómo se realizan los asientos contables, consideremos los siguientes ejemplos:
- Compra de mercancías a crédito: Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de $1,500 MXN a crédito.
- Pago de salarios en efectivo: Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de $5,000 MXN en efectivo.
- Venta de productos a crédito: Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de $15,000 MXN.
Contabilización de la Nómina: Un Proceso Clave
La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. Hoy vamos a darte todos los detalles que necesitas conocer sobre cómo se contabiliza el pago de la nómina, es decir, los conceptos a tener en cuenta, más allá de las percepciones y deducciones. Además, te explicaremos en qué consiste el proceso de automatización de la contabilización de la nómina y por qué deberías considerarlo en tu empresa.
Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo. Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa.
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Ahora sí, ha llegado el momento de ponernos en acción, vamos a responder el siguiente interrogante: ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina.
Componentes de la Nómina
Es importante tener en cuenta los siguientes componentes al contabilizar la nómina:
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Cuentas Contables en la Nómina
Cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Sueldo de los trabajadores debe indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente.
Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. El empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades. Es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados.
Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
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Tipo de Póliza y Detalle de Transacciones
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos. Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
La automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad. La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así.
Beneficios de la Automatización
- Ganar agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia.
- Mejor toma de decisiones: Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación.
La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal. Depende del calendario de pagos de la empresa. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
El software de RR. HH. te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
Generalidades de la Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios: Los registros de nómina de los que hemos hablado (los acumulados) deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad. Debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas. La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:
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- Debe ser completa.
- Debe ser confiable.
- Debe ser significativa.
- Debe ser oportuna.
- Debe ser clara.
- Debe ser estable.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera.
Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.
Catálogo de Cuentas
Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:
| Cuenta | Descripción |
|---|---|
| 1 1 001 Caja M.N. | Caja en Moneda Nacional |
| 1 1 010 001 Bancos M.N. | Bancos en Moneda Nacional |
| 1 2 032 | Funcionarios y Empleados |
| 2 1 020 000 7266 | Sueldos y Salarios por Pagar |
| 5 0 520 003 | Sueldos y Salarios (Gastos de Administración) |
Las Llaves Contables y su Uso
Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables. Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado.
Para: Núm. Nombre del Concepto Clave Contable 001 Sueldos 001, la clave contable del concepto 001 Sueldos, es 001. N00101 Significa que cuando la Clave Contable del Empleado sea 01, su Sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 001 M.O.